Vous avez franchi le cap de la dématérialisation et vous réfléchissez maintenant à une solution d’archivage électronique à valeur probante. Philippe Delahaye, directeur commercial et marketing CDC Arkhineo liste les 6 critères à prendre en compte pour être certain de faire le bon choix.
1. Ne pas confondre GED et SAE
Si un Système d’Archivage Electronique (SAE) gère et contrôle des documents numériques, les indexe et les stocke comme le ferait une Gestion Electronique de Documents (GED), il répond à une logique de conservation et de conformité légale/réglementaire (et même de préservation au sens strict du terme) de documents électroniques et dispose donc d’un certain nombre de fonctions complémentaires couvrant ces aspects. Un SAE doit, en premier lieu, garantir et maintenir l’intégrité des documents électroniques (qu’ils ne puissent être modifiés ou involontairement altérés durant leur conservation), afin de disposer de preuves recevables en cas de contentieux (et justifier des contrôles effectués durant la conservation et les résultats obtenus). C’est à dire maintenir leur valeur probatoire. Ce qui n’est pas le cas d’une GED.

2. Choisir une solution en conformité avec les normes en vigueur
S’il s’agit d’un SAE, c’est la norme AFNOR NF Z 42-013 qui fait foi si le projet est exclusivement français et c’est son équivalent ISO 14641-1 qui prévaut si le projet est international. La certification se fait sur la base d’un audit réalisé par un prestataire indépendant agréé pour cela par le Cofrac (Comité français d’accréditation) et sur la base d’un référentiel officiel AFNOR/ISO, et non sur la base d’une déclaration du prestataire. Ce qui n’est pas du tout la même chose. Deux autres agréments font office de références : l’agrément SIAF (Service Interministériel des Archives de France) pour les archives courantes et intermédiaires des collectivités publiques et l’agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé) délivré par l’ASIP (après validation de la Cnil) pour les documents contenant des données de santé à caractère personnel.

3. Savoir précisément où sont localisées les documents et données archivées
Pour les documents à destination fiscale (factures, tickets de caisse, bons de commandes, bons de livraison, états comptables, FEC, etc.), la localisation doit se faire sur le territoire français ou dans un pays de l’Union Européenne. Mais attention à la nationalité de la société assurant l’hébergement ! Si celle-ci est d’origine américaine, alors les données restent accessibles aux différentes autorités US (police, FBI, douanes, administration fiscale, FDA, etc.). En ce qui concerne l’hébergement des documents contenant des données à caractère personnel (nom, adresse, mail, téléphone, etc.), la localisation hors France et UE est encadrée par la Cnil. Certains pays sont, en effet, considérés comme inadéquats et beaucoup nécessitent une autorisation préalable de la Cnil.

4. Connaître en détails les engagements pris par le prestataire
Le prestataire s’engage-t-il uniquement sur une maintenance corrective et évolutive du logiciel (et son partenaire hébergeur sur la disponibilité du logiciel en termes d’accès) ? Ou s’engage-t-il sur les documents confiés eux-mêmes (non perte, intégrité) ? Et de quels moyens financiers, humains et techniques dispose-t-il pour rassurer quant à sa capacité à assurer les engagements pris ? Notamment en termes de performances (rapidité d’accès, disponibilité, etc.), d’autonomie énergétique, d’indépendance vis à vis des autres clients de l’hébergeur ou encore d’assurance Les questions méritent d’être posées et les réponses doivent pouvoir lever toute ambiguïté.

5. Avoir des garanties quant aux moyens de sécurité mis en œuvre
Il est impératif de choisir une solution en conformité avec les normes en vigueur relatives à la sécurité. S’il s’agit d’un SAE en mode SaaS délivré par un prestataire de type tiers-archiveur grâce à une solution cloud, la norme ISO/IEC 27001, qui expose les exigences relatives aux systèmes de management de la sécurité des informations (SMSI), est un sérieux gage de confiance. L’obtention d’un « label » lié à la cybersecurité (France Cybersecurity par exemple) ou la fourniture de résultats de tests d’intrusion périodiques attestant d’un bon niveau de sécurité sont nécessaires pour assurer cette confiance. Enfin, il convient de s’assurer que le prestataire a bien mis en œuvre une redondance du SAE afin que le service soit disponible sans coupure et limiter ainsi les risques de pertes de données en cas de défaillance matérielle.

6. S’assurer de la réversibilité
Le prestataire est-il en mesure de fournir, en cas de rupture de contrat, et pour chaque archive, à la fois le document archivé, mais aussi tous les éléments de traçabilité (horodatage d’archivage, empreintes, journal du cycle de vie de l’archive, journal des événements, journal des accès) ? Même chose en cas de contentieux nécessitant la fourniture d’éléments à la justice : le prestataire peut-il fournir, pour l’archive concernée, un dossier de preuve contenant l’archive, son horodatage, son empreinte, son scellement un contrôle d’intégrité, l’algorithme utilisé afin de permettre à l’éventuel expert commis par le juge d’effectuer une vérification d’intégrité, la validation de la signature apposée sur le scellement, etc. La remise d’un dossier de preuve complet est essentielle.

En tenant compte de ces 6 critères, vous pourrez ainsi vous orienter vers des solutions pérennes, fiables, robustes, conformes et performantes. Et non vers des solutions à bas coût qui vous causeront tôt ou tard un important préjudice.

Le cabinet DM Expertise Comptable s’attelle depuis trois ans à réaliser la transition numérique de ses activités. Il a mis en place à l’automne 2016 un service SaaS de dématérialisation de factures.

Basée dans le Jura, cette PME de 24 employés a franchi le pas en déployant dans le Cloud une partie de son cœur de métier. Après avoir adopté en 2014 l’ERP comptable Quadra de Cegid avec quelques scanners installés en réseau, elle met en place à l’automne 2016 le service SaaS de dématérialisation de factures QuadraBox délivré par le même éditeur. Pour le cabinet comptable, l’intégration du processus passe par un traitement automatique de capture des factures, l’offre Quadrabox étant matérialisée par un scanner et son logiciel d’OCR, indispensables liens, avec la plateforme Cegid, entre le cabinet DM Expertise Comptable et ses entreprises clientes.

Des scanners mobiles chez les clients et pour les collaborateurs

Mais la PME veut aller plus loin. « Accueillir des pièces numérisées apporte un confort dans la recherche de documents, dans la révision des comptes et dans le questionnement des clients. Dans le contexte et l’enjeu du cabinet, le nombre de fois où l’on appelle le client pour un document manquant fait la différence. Le but est de déranger le moins possible nos clients en disposant d’outils nous permettant d’avoir une productivité immédiate et aussi en leur offrant un service complémentaire : un classement numérique de leurs documents. C’est pourquoi nous avons misé sur une organisation simple mais efficace en installant chez eux un scanner et une GED », explique Olivia Di Martino, expert-comptable, commissaire aux comptes chez DM Expertise Comptable. Dans un premier temps, une dizaine de scanners mobiles Brother DS-620 et leur GED intégrée sont placés chez quelques clients mais aussi mis à disposition des collaborateurs du cabinet. « Notre critère d’achat des scanners a porté sur l’aspect pratique de leur usage. Il fallait avant tout qu’ils aient un faible encombrement, puis qu’ils soient rapides, délivrent une bonne qualité de numérisation et que la taille des fichiers produits soit la plus basse possible », détaille Olivia Di Martino. Aujourd’hui, le cabinet DM Expertise Comptable est équipé de 40 de ces scanners dont la moitié est exploitée en interne.

Des contraintes qui finissent par payer

Des solutions de numérisation dédiées à un traitement de volumétrie plus importante sont envisagées à mesure que la PME franchira d’autres paliers dans sa transformation numérique, mais sans précipitation. « Les deux tiers de nos documents sont encore sous un format papier. Outre un aspect budgétaire, nous rencontrons surtout un problème organisationnel pour progresser plus vite. Il faut en particulier établir de nouvelles relations entre nous et nos clients, communiquer le plus simplement possible, tout en assurant la formation de nos collaborateurs et en débloquant les points de friction générationnels qui peuvent subsister. S’y ajoute la vieille législative, tout cela est extrêmement chronophage, mais les efforts payent car tout le monde tend vers le même objectif de dématérialisation globale », constate Olivia Di Martino.

« La transformation est chronophage, mais les efforts payent car l’objectif de dématérialisation concerne toutes les parties », Olivia Di Martino,expert-comptable.

Ce cabinet comptable n’a pas mesuré de façon précise le gain de temps engendré par sa nouvelle organisation, mais note une augmentation de sa productivité, notamment pour la visualisation et la révision des comptes de ses clients, qu’il s’agisse de simples contrôles, de consolidation de piste d’audit ou encore de saisie conforme pour le FEC (fichier des écritures comptables). Le volet RH est encore mieux loti : 99 % des fiches de paie sont dématérialisées et envoyées par mail aux entreprises concernées ou mises à disposition sur le portail Quadra.

Adieu photocopieurs et archivage papier, MT Courtage, qui met en relation ses clients à la recherche d’un financement avec les établissements financiers, est passé aux scanners et à la gestion électronique de documents pour améliorer l’expérience client globale et assurer la conformité des dossiers.

L’entreprise étudie environ 2 000 dossiers par an et collecte les documents administratifs indispensables à la constitution d’une demande de prêt, dont des informations sensibles, nécessitant d’être conservées longtemps, jusqu’à 35 ans parfois.

La gestion du papier représente non seulement un défi d’archivage – une salle de 50 m² était dédiée à cette fonction-, mais également un challenge au niveau commercial. Jusqu’à la mi-2015, chaque agence est dotée de photocopieurs multifonctions, obligeant le commercial à délaisser son client pendant son rendez-vous afin de faire une copie des documents nécessaires à la constitution du dossier. Le manque de fluidité de l’action peut alors se montrer négatif pour la relation client, en termes de temps passé à la réalisation de la transaction, mais aussi en termes de proximité avec le client.

Alors que l’entreprise évolue dans un marché très concurrentiel, MT Courtage identifie quatre besoins majeurs afin de faire progresser ses activités et rester compétitive : rester proche du client, être réactif dans la réponse apportée, offrir une conformité parfaite des dossiers et enfin conserver les documents destinés à être archivés en pouvant y accéder sans coût ni délai.

MT Courtage se fait accompagner par Imnet qui définit les besoins et le projet tout en accompagnant l’agence sur les besoins fonctionnels et technologiques. La solution de GED d’Imnet, DWE V7, est choisie. Une vingtaine de scanners Kodak Scanmate i1150 équipent les conseillers. Tous les commerciaux sont dotés d’un appareil, permettant une numérisation transactionnelle des documents sans interrompre le dialogue avec le client. Les agents de back office sont eux aussi dotés des mêmes moyens pour assurer l’intégration des documents en provenance des banques, notaires ou autres dans le dossier client. Les utilisateurs semblent apprécier la rapidité de numérisation sur les 10 premières pages d’un document – Kodak évoque une accélération des processus pour 80% des documents collectés. François Cherel, en charge des systèmes d’information chez MT Courtage, souligne la simplicité d’utilisation des appareils.  « Le scanner est très fiable une fois bien paramétré. L’entretien est simple et rapide, parfait pour répondre à nos besoins en termes de numérisation transactionnelle ». La capture des documents est pilotée par le logiciel Kodak Capture Pro Limited Edition du scanner. Ces derniers sont ensuite directement transférés vers la solution de GED d’Imnet.

Quels sont vos projets démat et GED en 2017 ? C’est la question que nous avons posée à nos lecteurs.

La dématérialisation a connu en 2016 une actualité juridique riche. Citons pêle-mêle la loi Macron (la dématérialisation des factures), la loi El Khomri (le bulletin de paye électronique), le règlement européen eIDAS (la confiance numérique) ou encore la réforme du Code Civil (la copie numérique fidèle).

Notre sondage en ligne sur la nature de vos projets en dématérialisation met en avant sans surprise, les factures. 45 % d’entre vous ont des plans dans ce sens pour cette année. Pour le secteur privé, la loi Macron prévoit en effet dans ses articles 220 et 222 de rendre obligatoire d’ici 2020 l’acceptation des factures émises sous forme dématérialisée.

La signature électronique recueille 32 % des intentions, suivi par le courrier, pour 23 % d’entre vous. Suivent les projets de gestion, plus globaux, des documents (19%), l’archivage des mails (16%) à égalité avec la mise en place de scanners. Seuls 10 % d’entre vous n’ont aucun projet dans le domaine de la dématérialisation.

A lire aussi notre dossier : Quand réglementation et régulation boostent la dématérialisation

A l’occasion du salon Documation, ELO a présenté ses nouvelles « Business Solutions », des fonctionnalités développées pour des besoins métiers spécifiques, aujourd’hui proposées sous forme de solutions métier packagées.

Frédéric Dupré, ELO

Gestion des factures entrantes, des contrats ou encore des visiteurs, il s’agit de «  solutions standardisées », indique Frédéric Dupré, directeur des ventes d’ELO Digital Office.

La  Business Solution Facture permet un traitement automatisé des factures fournisseurs. Elle s’adresse aux entreprises qui reçoivent « à partir de 4000/5000 factures par mois » précise le responsable.

Le traitement des factures entrantes suit toujours le même workflow : entrée de facture, contrôle formel, validation de paiement, pré-imputation et transfert à l’ERP. ELO Business Solution Facture illustre exactement ce processus standard. L’utilisateur peut adapter la solution à ses exigences individuelles, des éléments préconfigurés permettant d’ajuster l’interface en quelques clics.

Piloter les contrats avec Business Solution Contrat

Elo-Gestion de contrats -Création de rapports

La Business Solution Contrat donne à l’utilisateur une vue d’ensemble des contrats en cours et lui permet de suivre les délais de résiliation et les délais de paiement. Elle s’applique à tous les types de contrats et fait des relations entre eux comme par exemple un contrat de travail à durée déterminée allant de pair avec un contrat de leasing de voiture qu’il s’agit de résilier dans les temps.

Ces solutions se caractérisent par un tableau de bord qui permet le contrôle de gestion et un reporting orienté métier.

ELO-Gestions de Contrat-Suivi

La commercialisation de ces solutions s’effectuant via les partenaires d’Elo, leur préconfiguration « permet de gagner en jours d’intégration« , indique Frédéric Dupré.

Les Business Solutions devraient s’agrandir d’une solution de record management, et potentiellement d’une solution RH, nous confie-t-il.

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Exposition d’informations confidentielles, délais légaux de conservation des documents, mesures de sécurité sur les données :  les jeunes entreprises sont plus négligentes soutient une étude d’Iron Mountain portant sur les PME en Europe et Amérique du Nord.

Les entreprises de moins de cinq ans ont deux fois plus de risques de compromettre la confidentialité d’informations sensibles que leurs aînées plus établies. C’est l’une des conclusions d’une étude récente sur les pratiques de sécurité et de gestion de l’information des PME commandée par le spécialiste des services de conservation et de gestion de l’information

Les employés des jeunes entreprises plus négligeants vis à vis des données sensibles

Les membres du personnel des très jeunes entreprises tendent à faire preuve de négligence vis-à-vis des données sensibles internes qu’ils exposent à des risques. Près de la moitié (48%) des sondés admettent avoir laissé des documents sensibles à la vue de tous dans un bureau, les avoir traités négligemment ou même les avoir oubliés ou égarés dans un lieu public. C’est deux fois plus que dans les sociétés plus établies, où moins d’un salarié sur quatre (23%) reconnaît de telles négligences de gestion de l’information.

Les jeunes entreprises moins au fait des délais légaux de conservation des documents

Les plus jeunes entreprises sont beaucoup moins au fait des délais légaux de conservation des documents, déclarations fiscales, contrats et données de clients, et s’exposent ainsi davantage aux risques pour la sécurité de l’information. Plus de la moitié (51%) des professionnels travaillant dans des entreprises de cinq ans maximum reconnaissent qu’ils ont pu conserver des dossiers sensibles relatifs aux ressources humaines au-delà des dates limites de rétention, exposant ainsi leur société à un possible préjudice pour sa réputation et à des sanctions imposées par les autorités réglementaires. 20% seulement des professionnels sont concernés dans les entreprises ayant plus de 25 ans d’activité.

Pas d’automatisation de la gestion de l’information

La plupart (76%) des jeunes sociétés n’envisagent aucun plan d’automatisation de leurs principaux processus de gestion de l’information, comme ceux des RH. Elles sont aussi moins disposées que leurs aînées à vouloir administrer leurs procédures de protection des données ou extraire de la valeur de leurs informations. Interrogés sur leurs processus de mise en conformité des pratiques de manipulation des données, un tiers seulement (32%) des sondés dans les entreprises de moins de cinq ans estime que les processus en place sont « adaptés et faciles à rendre conformes ». A titre de comparaison, c’est le cas pour 46% des sondés dans les entreprises de 25 ans et plus. De même, un peu plus d’un quart (28%) des salariés des plus jeunes sociétés reconnaît disposer de processus efficaces permettant de savoir systématiquement où se trouvent les informations les plus utiles, contre deux tiers (40%) des sondés dans les entreprises plus anciennes.

Auteur : Pierre Saire

Le kit de développement Real-Time Recognition d’Abbyy délivre une exploitation en temps réel des textes capturés sur l’écran de smartphones et tablettes.

L’éditeur spécialiste des applications de capture signe un nouvel outil permettant une extraction accélérée et simplifiée des textes affichés sur les écrans des terminaux mobiles. Une reconnaissance en temps réel fournit une extraction « instantanée » des données via le flux vidéo des appareils photos intégrés aux smartphones et tablettes.

Développées avec le SDK Real-Time Recognition d’Abbyy, les applications capturent les textes placés dans le champ de vision de l’appareil photo et les convertissent automatiquement en données numériques sur l’appareil. Celui-ci peut alors les traiter localement ou les envoyer dans le Cloud.

Des usages multiples

Pour Abbyy, cette offre répond à « une demande croissante de services plus réactifs, disponibles à tout moment et partout ». Et l’éditeur de citer en exemple les processus des gestion de clients, tels que l’ouverture d’un compte ou la demande d’un prêt pour lesquelles sont requises les informations présentes sur les cartes d’identité ou les fiches de paie. Autant de documents pouvant être rapidement capturés puis transférés vers des formulaires en ligne ou des applications destinées à l’inscription de nouveaux clients. Comme aucune photo n’est enregistrée sur l’appareil, la technologie tient compte de critères de sécurité et de confidentialité des données, assure Abbyy.

Autres champs d’usages, les applications de voyage qui peuvent proposer des services de traduction capturant et adaptant à l’aide de dictionnaires mobiles les textes placés devant l’objectif de l’appareil photo. Ou encore les applications destinées aux personnes présentant des troubles d’apprentissage et de lecture, et qui peuvent être améliorées en incorporant aux fonctionnalités de synthèse vocale une saisie de texte en direct.

Plus de 1500 visiteurs sont attendus cette année au Ricoh Workstyle Innovation. PME, grand compte, organisme public ou entreprise privée, imprimeur ou collectivité territoriale : Ricoh France leur propose des parcours thématiques pour « numériser les espaces de travail ».

Espaces et modes de travail de demain : les 27 et 28 avril à l’EuroSites George V à Paris seront l’occasion pour Ricoh de présenter ses dernières innovations en matière d’impression, de mobilité, de communication digitale, de solutions logicielles pour le bureau, et de services pour la gestion des flux documentaires.
Ainsi du coffre numérique privé pour dirigeants ou encore du nouveau StreamLine NX version 3 pour l’entreprise.
Les ateliers porteront sur des thèmes variés, de l’identité à la sécurisation des données d’impression, de la communication papier à la communication digitale, de l’interface au service utilisateur, des services Cloud à la productivité des MFP, du bureau collaboratif à la mobilité totale, du CRD guichet au centre de services partagé…
www.ricoh.fr/rwi2017

Pitney Bowes veut assurer toute la communication client de l’entreprise, du courrier traditionnel à la relation client multicanal. 

L’américain n’était pas venu au salon Documation de Paris depuis 2013. Cette multinationale originaire de Stamford, née en 1920 et connue comme géant de l’affranchissement postal, s’est largement recentrée sur la dématérialisation et la transformation numérique des entreprises.

Dans le domaine de la communication par vidéo, sa solution EngageOne Video, et son cas d’usage sur la compagnie d’assurances Axa Wealth, a d’ailleurs été récompensée fin mars d’un trophée « Le document dans la transformation digitale » du Palmarès Xplor France 2017, récompensant les acteurs les plus innovants dans l’optimisation des flux numériques et papiers pour l’entreprise et la communication Client. Cette solution dédiée à l’engagement client qui permet de créer un nouveau type de vidéo, unique et en temps réel, basé sur les choix et les préférences de chaque utilisateur au fil de la présentation, est assez symbolique du renouveau de Pitney Bowes. Car ce dispositif peut se décliner sur une variété de cas d’usage. Le support de communication initial peut être un email, une notification dans une application mobile, un SMS ou un courrier papier.

Mêler ses compétences de longue date dans le papier et celles acquises dans le digital, voilà un point fort de l’entreprise, capable de gérer des flux hybrides et « toute la communication client de l’entreprise, du courrier traditionnel à la relation client multicanal« , comme l’explique Pascale Duclos, Product Management Director, Europe. Ainsi son « Hub de communication » Relay adapte chacun des envois à l’évolution des besoins métiers quel que soit le canal de communication.

Selon cette étude du cabinet de Conseil SealWeb, un contrat électronique coûte 5,45€, soit 50% du coût d’un contrat papier! C’est sans doute la première fois qu’une analyse du coût et du ROI est réalisée sur le sujet.

Comme et pourquoi signer et faire signer des contrats sans devoir les imprimer ? Comment s’assurer de son ROI? Réalisé par le cabinet de Conseil SealWeb, pour le compte de Docusign, ce nouveau livre blanc mis en ligne sur solutions-numeriques tente de répondre à ces questions.

L’étude analyse notamment:

– les 6 raisons pour lesquelles les entreprises passent  au contrat électronique

– le Retour sur Investissement (ROI) du e-contrat.

Garder les contrats en format électronique simplifie les processus tout en les accélérant; il réduit également les coûts liés au papier pour achever une transaction (impression, fax, scan, temps perdu). Il élimine par la même occasion les ressaisies et les erreurs qui en découlent. C’est ainsi que la chaine de valeur du e-contrat montre un impact de 50% de réduction sur les coûts lorsqu’on les compare aux processus papier habituels .

Le e-contrat améliore également la validité juridique du processus par rapport aux traitements habituels en papier.

Télécharger le livre blanc

Joel Pascal

Legisway, spécialiste de la gestion des contrats, intègre à sa solution Contrat’tech la signature électronique d’Universign.

La signature électronique marque souvent la finalisation du processus de dématérialisation des documents. Elle est particulièrement nécessaire pour automatiser les flux de données relatives à la complétude des contrats, en tout lieu, à tout moment et sur tous les terminaux. Legisway muscle aujourd’hui son offre de gestion de contrats et de pilotage des activités juridiques Contrat’tech en y intégrant la signature électronique d’Universign.

Une solution globale

Ce mariage débouche sur une solution désormais globale pour signer des documents tels que les accords, approbations et conventions réglementées, les lettres de pouvoir et les pactes d’actionnaires dont Contrat’tech s’est fait la spécialité. « Non seulement, le statut d’éditeur européen d’Universign était rassurant pour nos clients internationaux, mais sa technologie en matière de sécurité était largement éprouvée et répondait aux exigences critiques du marché. Universign a été capable de se fondre entièrement dans notre outil, de sorte que le passage de Contrat’tech à Universign au moment de la signature électronique reste totalement invisible pour le signataire », indique Nicolas Sarraquigne, responsable ventes France de Legisway.

Pour justifier son choix, l’éditeur met également en avant les différents degrés de sécurisation des procédures de signature, permettant de s’adapter aux niveaux d’exigence variés de ses clients, la simplification des tâches, la réduction des délais et la réduction des coûts.

90 % des informations d’une entreprise sont présentes sur les documents et 60 % du temps des employés est consacré à travailler sur les documents. Le distributeur de solutions de dématérialisation Spigrap organise un webinaire le 18 mai avec Kofax sur le sujet.

Le webinaire de 30 minutes se propose de présenter comment, grâce aux logiciels de numérisation Kofax Express et CaptureBites associés à votre scanner, vous pouvez dématérialiser, diffuser le courrier, classer automatiquement vos documents, automatiser l’extraction de données de formulaires et de factures. Au programme : une démonstration en live des logiciels mettant en scène des cas clients concrets.

Au sommaire de ce Webinar :

•  Fonctionnalités et traitement d’images de Kofax Express
• Démo cas client Kofax Express : Diffusion du courrier entrant, classement automatique des documents et extraction de données des formulaires.
• Démo cas client kofax Express avec CaptureBites : Traitement automatisé des factures

Info & Inscription

Joel Pascal

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Editeur de logiciels de gestion de contenu électronique, Archimed GED lance sa nouvelle identité de marque : NeoLedge.

Archimed GED s’est spécialisé depuis près de 25 ans dans l’édition de logiciels de gestion documentaire. Présente en Afrique, en Amérique du Nord et en Europe, la société « booste » son activité GED fédérant sous cette nouvelle identité l’ensemble des produits, des offres et l’expertise de l’entreprise dans le domaine de l’ECM. Celui-ci symbolise « le caractère innovant de ses solutions qui révolutionnent la façon dont sont traités les flux d’information. NeoLedge, c’est en effet « new knowledge » autrement dit une nouvelle façon de gérer son contenu, d’optimiser son temps et de gagner en productivité« , indique l’éditeur notamment avec l’arrivée de notre option Cloud.

La mise en place de la marque s’accompagne de la création d’une nouvelle identité visuelle, d’un nouveau site web www.neoledge.com, vitrine de ses produits, clients, partenaires et projets (mise à disposition de cas clients, références clés…). D’abord disponible en anglais afin de soutenir les équipes internationales, il sera disponible en français ce mois de mai, promet l’éditeur, et supplantera progressivement le site actuel. Les réseaux sociaux adoptent également cette nouvelle identité et s’affichent désormais aux couleurs de NeoLedge.

Avec une croissance de 20% par an ces trois dernières années, NeoLedge souhaite poursuivre et accentuer son rythme de développement et renforcer sa position d’éditeur à l’international. La commercialisation d’une offre Cloud et le renforcement des réseaux de distribution sont les défis que s’est fixée l’entreprise pour les mois à venir.

eCopy ShareScan 6.0, dernière version du logiciel développé par Nuance pour les opérations de capture depuis des multifonctions, facilite l’administration des documents numérisés en entreprise.

La nouvelle mouture présente en outre une compatibilité avec Nuance Business Connect, une application qui permet aux salariés de capturer et d’envoyer des documents et des images à distance vers des processus métier ou des périphériques d’impression sécurisés. Cette dernière version d’eCopy est surtout pour Nuance l’occasion de fournir à de nombreux fabricants de MFP, qui ont au fil des années adopté et vendu cette solution, les moyens de packager leur matériel avec une solution au goût du jour. Avec eCopy ShareScan 6.0, un multifonction se fait désormais le point central de distribution de workflows personnalisés, en permettant de définir finement les destinations, le nommage des fichiers et les paramètres de numérisation. Des profils adaptés à différents utilisateurs facilitent le partage de l’application. Mieux, l’édition de scripts autorise la mise en place de workflows personnalisés avec une connectivité accrue à une large gamme de serveurs frontaux. La gestion automatisée des formulaires, notamment la collecte des données, améliore aussi la productivité.

Des documents sécurisés

ECopy ShareScan 6.0 sécurise le contenu stocké dans le MFP en s’appuyant sur une intégration avec Windows Active Directory et un filtrage classique des utilisateurs autorisés. De nouvelles fonctionnalités renforcent les protocoles de communication et supervisent les contenus numérisés protégés.

Les processus d’eCopy ShareScan

Avec cette nouvelle version, disponible mois de juin, les équipes IT seront moins sollicitées, assure Nuance :  l’installation, le déploiement et la personnalisation de la solution ont été facilités. Les administrateurs système pourront également utiliser un nouvel éditeur de workflows visuel et intelligent pour créer des flux depuis leur console d’administration et les tester avant de les mettre à la disposition des utilisateurs.

Voici une question qui revient fréquemment. En termes d’engagements et de responsabilités vis-à-vis des documents confiés, qu’est-ce qui fait la différence entre un tiers-archiveur et un logiciel de gestion d’archives accessible chez un hébergeur ? Philippe Delahaye, directeur Commercial & Marketing de CDC Arkhineo, répond à la question

Sur le papier, un hébergeur met à disposition de ses clients une infrastructure informatique sécurisée, constituée d’un ensemble de serveurs, de baies de stockage, de switchs et d’autres équipements informatiques, ainsi que de l’alimentation électrique et des moyens de climatisation. Son engagement porte donc essentiellement sur la qualité du service proposé, notamment en matière de disponibilité (délai de rétablissement en cas de pannes correspondant à des niveaux de service, etc.), mais aussi de performances (temps de réponse lié à la capacité réseau et à la bande passante, etc.) et de sécurité du service et des accès aux serveurs (et éventuellement le chiffrement des données sensibles). L’éditeur, quant à lui, que son modèle soit basé sur un coût « one shot » ou sur un abonnement, vend une licence d’utilisation du logiciel et fournit la maintenance corrective et évolutive du logiciel (et le support téléphonique).

Une obligation de moyens

L’hébergeur s’engage à mettre en place les mesures techniques et organisationnelles de nature à empêcher tout accès non autorisé aux serveurs et logiciels ou utilisation frauduleuses des données. Comme dans la plupart des contrats de service, l’obligation pesant sur l’hébergeur est une obligation de moyens, la charge de la preuve du manquement incombant au client. Le client pourra certes réclamer le paiement des pénalités prévues dans la SLA (engagements de qualité de service) au cas où le niveau de service promis ne serait pas conforme, mais s’il souhaite être indemnisé d’un quelconque préjudice (ce qui, en droit, est différent des pénalités qui compensent une mauvaise qualité de service) c’est lui qui devra prouver le comportement fautif de l’hébergeur et le rechercher en responsabilité (et éventuellement vis à vis de l’éditeur).

Éditeur chez un hébergeur : une responsabilité floue

Il conviendra également d’être vigilant dans le cas où un éditeur installe son logiciel pour son client chez un hébergeur et laisse supposer qu’il est ainsi “riers-archiveur”, mais sans aucun engagement sur les données, ni sur le respect des contraintes normatives en matière de conservation des données numériques. Par ailleurs, dans le cas où les documents ainsi archivés sont susceptibles de contenir des données personnelles, il convient d’être attentif à la localisation des données et la nationalité de l’hébergeur (dans le cas où celui-ci hébergerait les données hors du territoire de l’UE et/ou s’il n’est pas de « nationalité » européenne, il sera indispensable d’obtenir une dérogation de la CNIL). L’éditeur n’est ainsi responsable que du support, de la maintenance corrective et évolutive de son logiciel, et l’hébergeur de la mise à disposition de moyens techniques. Ce qui peut être à l’origine de grosses déconvenues pour le client qui, d’une part, pourrait perdre des données (avec toutes les conséquences qui en découlent) et d’autre part, ne disposerait d’aucun recours en responsabilité ni contre l’éditeur, ni contre l’hébergeur.

Le “tiers-archiveur” doit montrer “patte blanche”

En matière d’archivage électronique, tout l’enjeu réside dans la fourniture d’un service destiné à garantir le maintien de la valeur probante des documents et leur conservation dans le temps. Le tiers-archiveur doit donc offrir des garanties supplémentaires par rapport à un simple hébergeur. Peu importe les temps de réponse ou la nature des supports de stockage, l’important ici c’est bel et bien la pérennité des documents, à laquelle s’ajoutent d’autres notions comme l’intégrité, l’intelligibilité, la traçabilité, la confidentialité, l’identification et la localisation des données. La faute sera donc présumée du seul fait de la non réalisation de l’objectif fixé, principe même de l’obligation de résultat. Cette dernière obligation naît du rôle de tiers dans son sens légal.

Une confiance renforcée avec eIDAS ?

Ainsi, quel que soit le service offert (authentification, signature, horodatage, archivage, preuve…), la notion de tiers impose une véritable reconnaissance. Et de ce côté-là, le principe de la certification constitue un bon moyen de consolider l’environnement de confiance dont l’économie numérique a besoin. La certification NF461 (basée sur un audit réalisé par des auditeurs agréés utilisant un même référentiel agréé à cette fin) permet au client de s’assurer que le tiers-archiveur réalise sa prestation selon les « bonnes pratiques » définies dans les normes AFNOR NF Z42-013 et ISO 14641-1. Le règlement eIDAS de juillet 2016 tient compte de ce principe et introduit un certain nombre de nouvelles règles, parmi lesquelles la reconnaissance du document électronique en tant que preuve devant la justice, mais aussi la création d’une « qualification » des prestataires. Afin d’aider à la transparence, chaque Etat membre se voit dans l’obligation d’établir des listes des prestataires de services de confiance qualifiés (PSCO) et des services de confiance offerts, qui pourront dès lors se prévaloir du « label de confiance de l’Union » et pourront être repérés grâce à son logo.

Sécurité renforcée

Pour être qualifiés PSCO, ils devront s’appuyer sur les standards décrivant les mesures à mettre en place : analyse de risques, plan de cessation d’activité, notifications en cas d’atteinte à la sécurité, contrôles, responsabilités, respect des normes de référence (NF Z 42-013, ISO 14641-1 et ISO 27001) etc. L’interopérabilité technique des systèmes passe donc par la coopération des pays membres. Précisons enfin que pour obtenir cette fameuse « qualification », les prestataires de services de confiance devront se soumettre à des audits attestant du respect des mesures définies dans les standards adossés au règlement.

Moralité : avant de se lancer dans l’archivage électronique, les organisations ne doivent pas regarder uniquement la face émergée de l’iceberg, mais aussi tenir compte de tout le reste et plus particulièrement des certifications/qualifications, engagements et responsabilités du prestataire choisi.

Les « Managed Capture Services » du spécialiste des messageries et de la communication transforment en données structurées les documents reçus par mail ou par fax.

« L’intégration de partenaires qui ne sont pas encore en mesure d’échanger des données de façon structurée est une problématique centrale pour les entreprises qui cherchent à évoluer vers des processus de commande et de facturation numériques », explique Benoit Tremolet, DG de Retarus France. « Cette offre couvre tous les canaux de saisie et de traitement. Les formulaires entrants sont convertis en données structurées quel que soit le format original. Les clients et fournisseurs peuvent ainsi continuer à utiliser leurs canaux de communication existants pour échanger les données ».

Ces services de capture facilitent, par exemple, le traitement de factures ou de bons de commandes directement depuis un ERP. Les documents entrants sont alors capturés par un système d’IDR (reconnaissance intelligente de documents), qui s’appuie lui-même sur plusieurs OCR (reconnaissance optique de caractères). Le dispositif distant enregistre aussi la structure et les éléments du document envoyé. Si bien que, envoi après envoi, des données stockées et synchronisées en continu par le système donnent le moyen d’établir des modèles permettant de vérifier et d’assigner le contenu de chaque document.

Le contrôle d’erreurs traité comme un workflow automatisé

En outre, la vérification d’erreurs est automatisée. Les numéros incorrects, les erreurs de calcul, les champs obligatoires vides et autres détails manquants sont ainsi marqués d’une notification de blocage, informant l’ERP qu’un « post-traitement » manuel est requis. Retarus envoie alors à l’employé concerné le document original au format PDF, dans lequel sont clairement identifiés tous les champs qui nécessitent un traitement. Le service Cloud achemine ensuite les données validées au format requis ainsi que les documents originaux vers l’application attendue.

Les services Cloud de capture de Retarus

Du simple stockage des informations, l’entreprise demande aujourd’hui des outils pour savoir qui a les produites, comment et avec quelles règles s’y appliquant, ainsi que des outils d’accès et de pilotage. Entretien avec Arnaud Revert, président d’Iron Mountain France, alors que l’intégration avec son ancienne société Recall, rachetée par le leader mondial des services de conservation et de gestion de l’information, a été réalisée d’un point de vue juridique en local.

Où en est-on sur l’intégration de Recall ?

L’acquisition de Recall, au niveau mondial, a été officialisée en mai 2016 et c’est uniquement en avril 2017 qu’a été réalisée d’un point de vue juridique notre intégration en local. En mai 2016, je suis devenu président d’Iron Mountain France, alors que j’étais directeur général de Recall. J’ai eu les deux mandats jusqu’en mars 2017. Puis l’ensemble des entités ont fusionné pour s’appeler Iron Mountain France.

Avez-vous fermé des sites suite à cette fusion ?

En France, nous avons 35 sites, à la fois sur l’archivage physique et sur le stockage de bandes et de sauvegardes informatiques. Recall avait déjà opéré un plan de consolidation de ses sites et en avait fermé 7 dans les deux dernières années. De fait, quand nous avons été absorbés par Iron Mountain, il n’y avait pas de doublon d’un point de vue géographique et nous n’avons pas eu besoin de fermer de sites supplémentaires.

Comment évolue votre métier ?

Même si l’on observe une croissance des informations y compris physiques, c’est vrai que le taux est plus faible qu’il y a quelques années. Ce qui est externalisé a été filtré, épuré, donc représente moins de volume. Mais les clients confient les informations avec beaucoup plus d’exigence et de demande de finesse dans les inventaires. Avant, pour schématiser, les clients gardaient tout et externalisaient l’archivage pour gagner de la place. Ils externalisaient aussi une forme de risque. Aujourd’hui, ils nous demandent de les aider à être en conformité, à envoyer moins d’archives mais dans des sous-ensembles plus homogènes avec, par exemple, d’un côté les dossiers du personnel, de l’autre tout ce qui a trait à des contrats, à des notions de garanties, de risques. Ils nous demandent de les aider à comprendre leurs obligations. Ceci nous fait discuter avec des gens différents au sein de l’entreprise. On est ainsi de plus en plus pris en compte dans le processus d’ingénierie documentaire. Par exemple, des clients dans le domaine bancaire ou assurantiel nous consultent dès la création d’un nouveau produit, pour dessiner ensemble les workflows, les exigences réglementaires, le moment d’inventaire, d’indexation, de numérisation, de traitement électronique ou de destruction de l’information.

Cela passe-t-il davantage aujourd’hui par les Chief Data Officers ?

On commence à le ressentir, d’un point de vue business et d’un point de vue compliance. Nos clients nous demandent de les aider pour leur cahier des charges à intégrer dans leur solution les contraintes dont on a parlé, mais ils viennent aussi nous auditer pour s’assurer que leurs informations sont bien protégées chez nous. Là, effectivement, on est face au CDO ou au Chief Risk Officer.

Le logiciel prend-t-il une importance plus grande aujourd’hui pour Iron Mountain ?

Le client a accès à son inventaire, puis ajoute des briques, les  deux principales étant la gouvernance de l’information et la GED, notamment à travers le partenariat avec Hyland Software et OnBase. Notre plateforme offre une cartographie des informations accessibles. Nous ne sommes pas une entreprise de logiciels, par contre le logiciel fait parti de ce que l’on vend, de ce que l’on intègre, de ce que nos clients attendent de nous. C’est la valeur ajoutée. Même la partie papier, la partie archivage physique se vend au travers d’un logiciel. La restitution d’indicateurs, le pilotage, c’est le logiciel.

Via le développement de connecteurs spécifiques, les deux entreprises veulent combiner leurs offres globales de gestion de contenu.

En 2015, Alfresco Software, spécialiste de l’ECM (gestion de contenu d’entreprise) et du BMP (gestion des processus métiers) open source, et Arondor, éditeur et intégrateur de solutions de GED et d’archivage, concluaient un accord de distribution. Les deux entreprises vont plus loin aujourd’hui en signant un partenariat technologique à travers lequel les offres ARender et Fast2 d’Arondor s’ouvrent aux plateformes d’Alfesco.

Faciliter la migration de contenus

ARender est un visualisateur HTML5 de documents. Il permet d’afficher, de découper, d’annoter et comparer plus de 300 formats de fichiers sans avoir à les télécharger.
Fast2 est pour sa part un outil d’ETL (extraction, transformation et chargement de données) documentaire. Il vise à extraire d’une plateforme source des documents et leurs métadonnées associées, les transformer, et les transférer dans un référentiel GED dans le but de simplifier le décommissionnement d’applications vieillissantes. Les deux solutions disposent de connecteurs spécialement développés pour communiquer avec les systèmes d’ECM d’Alfresco.

« Ce partenariat technologique est un avantage complémentaire à notre offre. Son objectif est d’accélérer la transformation digitale des entreprises en leur proposant des solutions standards et ouvertes. Il n’est pas question de concurrence entre Arondor et les autres partenaires intégrateurs d’Alfresco mais bien de collaboration au sein d’un écosystème dont l’objectif commun est d’apporter une valeur complémentaire aux entreprises, indique Maxime Orain, directeur des marchés grands comptes des secteurs industrie et services chez Alfresco.

Le fabricant japonais s’offre le groupe Proseb, une société basée dans le Sud-Ouest et spécialiste de la GED. Une acquisition qui accélère la croissance du réseau « Fac-similé » de Canon.

En 1984, Canon France crée un réseau national baptisé Fac-similé. Sa vocation était de développer un ancrage territorial en s’appuyant sur les offres locales en matière de solutions d’impression. La stratégie d’expansion du fabricant passe alors par le rachat d’entreprises qui avaient dans la plupart des cas noué un partenariat de distribution de son catalogue. C’est le cas de Proseb, dernière société en date à avoir été absorbée par Canon, qui revendait les MFP et imprimantes de la marque mais aussi les offres de HP et de Lexmark. Celles-ci devraient logiquement disparaître.

Proseb, dont l’acquisition devrait être finalisée dans l’été, est la septième société à intégrer le réseau Fac-similé. L’entreprise, créée en 1964, compte aujourd’hui cinq agences et emploie soixante-dix collaborateurs. Elle adresse près de 6 000 clients et, outre la GED, intervient dans les domaines suivants : systèmes et solutions d’impression, impression 3D et grand format, et présente également une expertise IT et réseaux.

FIT2YOU, spécialiste italien de l’assurance en ligne, a choisi CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts, pour archiver ses contrats électroniques et proposer ce service à ses partenaires assureurs, qui pourront ainsi archiver leurs propres contrats dans des espaces dédiés à chacun d’entre eux.

La plateforme FIT2YOU requiert un niveau de confidentialité élevé pour garantir la protection et la préservation des données de ses clients ainsi que leur conformité. La volumétrie traitée correspond à la signature de 10 000 polices d’assurance et la gestion de plus de 1 000 sinistres chaque année.

Archivage multiple et de dispatching automatique

Les spécificités métiers du projet ont amené CDC Arkhinéo à concevoir une solution d’archivage multiple et de dispatching automatique des pièces d’une même liasse contractuelle, signées électroniquement via la plateforme DTM de DocuSign, le partenaire commun de l’italien et du français. Un même client peut ainsi se voir commercialiser plusieurs contrats d’assurance souscrits auprès de plusieurs assureurs mais regroupés au sein d’une même liasse.

Pour Philippe Delahaye, directeur commercial et marketing de CDC Arkhinéo, « cette solution technologique constitue une évolution majeure nous permettant de répondre parfaitement aux besoins spécifiques des professionnels du secteur. Courtiers et assurés peuvent ainsi définir la durée de conservation de leur partie de chaque contrat, en fonction de leur propre politique d’archivage ».

FIT2YOU étant l’une des seules entités à proposer ce type de service en Italie, le tiers archiveur français estime que ce partenariat constitue une entrée sur un marché important, dynamique et ouvert, notamment depuis l’arrivée du Règlement Européen eIDAS, qui contribue au passage de 28 marchés à un marché unique de la confiance numérique regroupant les Etats membres de l’UE.