Le cabinet d’études a identifié les grandes tendances qui devraient dessiner​​ le marché ​à court terme, et les présentera en détail en septembre, lors de la prochaine édition du salon Demat’Expo.

A travers des centaines d’entretiens conduits au cours des 18 derniers mois auprès de décideurs métiers et informatiques au sein d’entreprises et organisations publiques ainsi que de prestataires du marché, voici les principaux points soulignés par la dernière étude Markess :

1 La dimension métier que doivent revêtir les solutions de gestion des processus documentaires est indéniable. ​Les décideurs métiers attendent de nouvelles fonctionnalités leur permettant de gérer des contenus ou des documents (factures, documents RH, documents client, etc.), qu’elles soient intégrées à leur solution métier ou en stand alone​. Ces solutions doivent aussi leur permettent​ de relever de nouveaux défis grâce en particulier à l’automatisation des processus métiers.

2 La dimension sécuritaire des documents et processus associés est cruciale dans un contexte légal et réglementaire à la fois favorable et contraignant (eIDAS et RG​PD). ​Sans compter  ​la nécessaire prise en compte de risques​ ​de plus en plus courants du fait de la démocratisation des outils numériques​ (fraude documentaire, usurpation d’identité, etc.).

3 La dimension mobile devient elle aussi incontournable et offre des usages inspirés des pratiques du grand public. Cela permet de répondre aux enjeux du temps réel, et d’ouvrir la gestion les processus documentaires au ​front office​ ou aux tiers​ impliqués dans les dossiers associés​.

4 La dimension analytique se précise de plus en plus dans les besoins exprimés par les décideurs, tant à des fins de gestion de la performance des processus que de valorisation des données présentes dans les documents​, et de contrôle de données.

5 La dimension cloud offre aux directions métiers la possibilité de gagner ​en agilité et ​en autonomie tout en s’affranchissant de contraintes techniques.

Pour les analystes de Markess, « la transformation digitale conduite par les entreprises et administrations va donc bien au-delà du simple passage du format papier au numérique. Aussi, le marché des solutions de gestion des documents et des processus ​métiers ​ne doit pas se limiter à la seule gestion du document mais proposer des offres intégrant cette vision business afin de satisfaire aux besoins exprimés par les métiers ».

Soutenir les stratégies clients digitales, numériser les processus RH, généraliser la facturation électronique sont autant de chantiers visant à digitaliser les échanges et à améliorer la performance métier. Une avancée difficile à envisager sans mettre en oeuvre l’automatisation de toute la chaîne documentaire.

Si la mise en œuvre de la signature électronique gagne en simplicité grâce aux plateformes SaaS, les terminaux dédiés peuvent aussi faciliter les usages.

Le DTH-1152 de Wacom, affiche, remplit et signe les documents numériques. Cette tablette présente les données sur un écran de 10,1 pouces durci, anti-reflet et full HD. Défilement, réduction et agrandissement facilitent le travail sur le document, qu’il s’agisse de capturer des signatures manuscrites, de compléter des formulaires ou d’annoter hors connexion des fichiers PDF.

Une technologie très sécurisée

Les mouvements du stylet sont interprétés par une technologie de résonance électromagnétique (REM) brevetée par Wacom. Exploitée en association avec un logiciel de signature compatible, cette technologie enregistre les mouvements effectués par la main qui signe pour rendre la signature infalsifiable… À l’interface habituelle homme-machine s’ajoute ici un traitement cybernétique. En outre, Wacom sécurise les transactions en appliquant un chiffrement RSA/AES sur les données de signature transmises entre la tablette et le poste de travail.

Le DTH-1152 vise les grands secteurs verticaux tels que les banques, hôpitaux, compagnies d’assurance et services du secteur public. La conception du câble 3 en 1 livré avec la tablette minimise l’encombrement, tout en offrant une connectivité USB, HDMI et VGA. La tablette spécialisée peut également reproduire une connexion en série via un port USB pour supporter des environnements virtualisés. Un kit de développement logiciel est disponible pour les projets d’intégration.

Le Groupe ARCHIVECO, annonce l’acquisition de la société MAARCH, éditeur de logiciels OpenSource, notamment d’archivage. Maarch devient une de ses filiales. Ce rachat fait suite à celui du groupe CD DOC en juin.

Fondé en 2004, réalisant 2 M€ de chiffre d’affaires, MAARCH est un acteur de référence sur le marché de l’édition de solutions de gestion de courriers puis d’archivage électronique. Spécialiste reconnu de l’Open Source, MAARCH a fait le choix du logiciel libre avec 2 produits phares :​

• Maarch Courrier : produit de Gestion électronique des Correspondances (GEC). Solution complète de gestion et d’organisation de l’information administrative.
• Maarch RM : Système d’Archivage Electronique (SAE). Seule solution logicielle entièrement sous licence libre, open source, implémentant l’intégralité des aspects métiers et réglementaires de l’archivage électronique ayant obtenue à la fois la certification NF461 et l’Agrément Archives Publiques SIAF (Service Interministériel des Archives de France).

La société MAARCH propose également à ses clients des prestations de conseil et de formation sur ses outils en direct ou au travers de ses partenaires intégrateurs. Parmi ses références : Apria, Altice, INPI et aussi : le Ministère de l’Intérieur, le Ministère de la Culture et la Communication, ou encore la Gendarmerie Nationale.

Maarch: atteindre la taille critique

Jean-Louis ERCOLANI, Président Fondateur de Maarch, invoque la taille critique pour expliquer ce rapprochement : « Maarch est depuis plusieurs années une entreprise rentable et agile, en croissance constante. Cependant nous étions arrivés à un point où la taille de la société questionnait les acheteurs sur les projets critiques ou de grande ampleur. En rejoignant le Groupe ARCHIVECO, nous nous inscrivons dans un projet industriel ambitieux, nous rassurons nos grands donneurs d’ordre et nous offrons à nos produits un plus grand terrain de jeu. »

Il s’agit de la seconde acquisition majeure en moins de deux mois, puisque le Groupe CD-DOC avait été racheté en Juin. CD-DOC, avec un chiffre d’affaires de 6,2 millions d’euro environ en 2016 est également un prestataire de services dans les domaines de la Gestion Electronique de Documents (GED) et de l’archivage électronique, depuis 1996, avec des références comme : M6, AXA, Bouygues Immobilier, Suez Environnement, Conseil Départemental 78…

Archiveco accélére sa digitalisation

Implanté sur l’ensemble du territoire depuis 35 ans, ARCHIVECO est un prestataire historique de la gestion et la conservation d’archives physiques au sein de ses 27 sites de conservation. Ces acquisitions lui permettent d’accélérer sa digitalisation et de proposer un large catalogue de services complémentaires.

Jacques THIBON, président du Groupe ARCHIVECO, explique : « L’intégration de la société MAARCH est la suite logique de nos derniers investissements. C’est tout à fait naturellement que nous nous sommes tournés vers cet acteur important des solutions de logiciels libres pour venir valider le virage numérique que notre Groupe a entrepris il y a plusieurs années. Nous sommes aujourd’hui le seul acteur à proposer une même solution technique d’archivage électronique que les entreprises peuvent utiliser soit librement en interne, soit en mode service d’archivage externalisé . »

Joel PASCAL

La deuxième édition de la Journée de la Transition Numérique eFutura se prépare. Cette journée du 28 septembre 2017 à Paris sera animée par des experts techniques, des avocats et accueillera le Cnes.

Une journée d’expertise autour des documents organisée par eFutura, association professionnelle regroupant les acteurs du traitement des contenus et des documents physiques et/ou numériques. Au programme : les bons process autour des contrats, bulletins de paie, factures…, la protection des données personnelles (GDPR), les prestations et cadre légal autour du document authentique et de la copie fiable, les technologies de la confiance numérique (signature électronique, horodatage, recommandé électronique, traçabilité, coffre-fort et archivage numérique), etc. La journée se terminera par un retour d’expérience du Centre national d’études spatiales qui a mis en place un SAE sécurisé et performant sur le modèle OAIS.

OpenText annonce un accord mondial de revendeur cloud avec SAP, dont il est partenaire depuis de nombreuses années, portant sur l’offre de solutions de gestion de documents RH. SAP va revendre OpenText Extended ECM sous l’appellation SAP Success Factors Extended Enterprise Content Management by OpenText.

Conçu exclusivement pour SAP SuccessFactors HCM Suite, la solution Cloud est conçue pour « aider les entreprises à gérer leurs documents en lien avec les ressources humaines (RH) et le personnel, de leur création à leur destruction sécurisée et conforme. », indique un communiqué de presse d’OpenText. La solution permet aux entreprises de centraliser la numérisation, la création, le stockage, la gestion et l’accès des documents concernant leurs salariés. « Plus que dans tout autre département de l’entreprise, les professionnels RH sont responsables d’une grande quantité d’informations qui sont déterminantes pour l’entreprise », souligne Adam Howatson, directeur marketing d’OpenText. « Il est très important d’aider les entreprises, désireuses de gagner en efficacité dans ce domaine, à gérer leurs fichiers essentiels concernant leur personnel de plus en plus mondialisé et numérique. SAP SuccessFactors Extended ECM by OpenText apporte aux professionnels RH une solution spécifiquement conçue pour contribuer à accélérer et simplifier la gestion de ces documents. »

Parmi les autres caractéristiques de la solution :

• Centralisation des fichiers numériques du personnel. Des structures de dossiers RH et une taxonomie prédéfinies permettent de centraliser et simplifient le traitement, la gestion et la sécurisation de volumes élevés de documents relatifs aux salariés, retraités, sous-traitants ou postulants.
• Gestion des documents. Des fonctions de gestion de versions, d’audit, de métadonnées, de recherche de documents ainsi que des espaces de travail pour les employés facilitent l’organisation, le contrôle et la localisation des documents.
• Gestion des archives. Au niveau de chaque document, des règles en matière d’accès, de conservation, de destruction et de conformité légale contribuent au respect des réglementations et à réduire au minimum les risques liés aux audits et aux contentieux.
• Vérification d’exhaustivité des fichiers du personnel. Des alertes signalent aux responsables RH les documents manquants ou périmés.
• Production de documents RH. Une robuste plate-forme répond aux exigences applicables à la création de documents RH.
• Intégration à SAP SuccessFactors HCM Suite et SAP ERP HCM. L’intégration de la solution permet de centraliser la gestion des documents RH dans un environnement hybride.

La nouvelle version de la solution électronique de documents Docuged bénéficie d’une nouvelle ergonomie avec une « timeline » pour suivre la chronologie des événements, chacun étant lié à leurs documents respectifs.

Aux Salons Solutions qui se déroulent actuellement à Paris, l’éditeur Le Document Numérique fait la démonstration de sa GED sensiblement améliorée. Installée en pilote au Change, le Centre Hospitalier d’Annecy Genevois, elle permet aux médecins d’accéder à l’ensemble de la documentation médicale d’un patient très rapidement grâce à une nouvelle timeline, qui présente de façon graphique l’ensemble des documents de l’organisation regroupés par événements ou types d’actions sur un seul et même écran.

La timeline de Docuged et ses documents associés

« La GED devient ainsi un moyen d’aide à la décision », assure Steve Silva, R & D Manager chez Le Document Numérique, car tous les documents issus des applications métiers, même spécifiques, sont présentés dans un aperçu avec les métadonnées associées pour une meilleure compréhension du contexte et une prise de décision accélérée.

Santé, ventes, BTP, ressources humaines… de nombreux métiers et services peuvent utiliser cette GED en fonction de leurs besoins. Le BTP pourra ainsi visionner les différentes actions entreprises sur un chantier et, en cas de problème, se référer aux événements passés sauvegardés dans sa GED pour voir ce qui a pu ne pas fonctionner : l’arrivée d’un matériau non conforme aux attentes, par exemple, qui a conduit plus tard à une défaillance du dit-matériau, explique Steve Silva.

Au Change, outre les médecins, les infirmières ou encore les collaborateurs administratifs pourraient dans l’avenir utilisés eux-aussi cette nouvelle version de Docuged.

Le Document Numérique – Une partie de l’équipe sur son stand aux Salons Solutions. Au centre Steve Silva. Le Document Numérique, fondé en 1998 et installé à Dijon, revendique 300 références en France, dont Véolia, Vinci ou encore Eiffage.

Intranet collaboratif, gestion des connaissances, réseau social d’entreprise, social learning, gestion de contenu et gestion documentaire : l’éditeur Jalios, spécialiste de la digital workplace, veut bâtir un groupe international dans le secteur de l’édition logicielle B2B.

Jalios se félicite des bons résultats de son exercice fiscal 2016-2017 avec un chiffre d’affaires total qui croît de 18 %, s’établissant à 7 M €. Des résultats que l’éditeur annoncent réinvestir « pour poursuivre sa stratégie d’innovation et son développement international« . Un budget d’1 M € sur 3 ans va être investi pour se développer dans le monde, « en particulier en Allemagne« , annonce-t-il.

Reproduire le succès de 1Day1Learn

Vincent Bouthors

D’abord présent dans les domaines de la gestion de contenu, du portail et de la GED, Jalios a investi le marché des RSE et du collaboratif. A la mi 2016, l’éditeur a ouvert sa première filiale dédiée au social learning, 1Day1Learn, un outil unique pour les besoins d’intranet collaboratif et de learning formel comme informel. « Notre filiale 1Day1Learn a atteint son équilibre avant la fin de son premier exercice, indique Vincent Bouthors, PDG de Jalios. Nous voulons répéter cela avec d’autres filiales et bâtir un groupe international dans le secteur de l’édition logicielle B2B. Pour cela, nous souhaitons attirer des porteurs de projets qui comprennent qu’une levée de fond n’est pas le plus important pour réussir », précise-t-il.

Au 30 juin 2017, Jalios employait 56 personnes et il a prévu de recruter 10 personnes, dont 4 rejoindront l’équipe R&D déjà forte de 14 personnes.

Dans les nouveautés immédiates de l’éditeur, sa digitale workplace « Jalios Digital Platform V10 » sera disponible en téléchargement sur le site de sa communauté (Jalios Community) fin octobre. L’ergonomie a été repensée, et les fonctionnalités enrichies, notamment avec un accès rapide aux applications collaboratives. L’éditeur prépare également son « Jalios Digital Summit«  qui se tiendra le 14 novembre à la Défense et réunira non seulement l’écosystème de l’éditeur, clients et partenaires, mais aussi toutes les personnes, prospects ou pas, désireuses d’échanger sur la Digital Workplace et le collaboratif. Un nouveau site web est prévu aussi pour la fin d’année.

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« Nous allons engager un budget de 500 millions de numérisation » a déclaré ce jour Nicole Belloubet, Ministre de la Justice sur Europe Matin, au micro de Patrick Cohen. Ce budget s’étalera sur 5 ans.

Le ministère bénéficie d’un budget en hausse de 3,9% en 2018. La Garde des Sceaux avait annoncé la semaine dernière à Nantes le plan de transformation numérique de son administration. Parmi les objectifs : accélérer et simplifier les procédures, désengorger les tribunaux. Le Ministère avait rendu public le 6 octobre les Chantiers de la Justice.

En préambule de ce dossier, le premier ministre, Edouard Philippe rappelle que « Dès 2018 une loi quinquennale de programmation des moyens de la justice sera présentée au Parlement. Cette loi permettra à la garde des Sceaux d’engager un vaste mouvement de dématérialisation, de simplification et de réorganisation. ».

 « Le premier chantier est celui de la transformation numérique « 

En exergue du dossier, signée de la Ministre, on trouve cette déclaration forte : « le premier chantier est celui de la transformation numérique ». Nicole Belloubet déclare sa conviction : « Il n’est pas normal que les justiciables ne puissent pas suivre l’état de leur procédure en ligne. ».

Le dossier numerique sera » le cœur du procès »

Le  plan de transformation se concentre autour du portail justice.fr. « Ce plan de transformation numérique doit partir des besoins des justiciables et des professionnels de la justice. Cette réflexion autour de la numérisation doit être appréhendée de concert avec la réforme de la procédure. Le coeur du procès sera constitué d’un dossier numérique. »

La dématérialisation du courrier à elle seule devrait entraîner d’importantes économies. Le JDD relève en effet que « Chaque année, le seul Tribunal de Paris envoie 1,2 million de lettres recommandées avec accusé de réception… Et celui de Nanterre dépense à lui tout seul 800.000 euros par an de frais postaux »

Les résultats d’une étude préalable sont attendus pour janvier 2018. Le secrétariat d’Etat en charge du Numérique doit faire remonter » les attentes et les initiatives innovantes des différents acteurs du monde de la justice. » . Au 1^er semestre 2018, le projet de « loi de programmation pour la justice 2018 – 2022 et des projets de loi de simplification pénale et civile » sera présenté.

Un projet de dématérialisation des processus ne peut plus être conçu indépendamment d’un système de détection de fraude. C’est la conviction d’Itesoft, éditeur français de solutions d’automatisation des processus d’entreprise. Frédéric Massy, son CMO, explique pourquoi à nos lecteurs.

La transition digitale est une réalité pour les entreprises et représente une opportunité en termes de compétitivité, de satisfaction client et de réduction des coûts.

Pour y parvenir elles doivent porter leurs efforts au-delà de leur présence digitale (site web, apps mobiles, etc.) et réaliser la transformation numérique de leurs processus, du front-office au back-office. Ainsi 85 % des décideurs anticipent un impact majeur sur leurs processus opérationnel dans les 12 mois^[1] et 50 % considèrent essentiel de dématérialiser leurs processus de bout en bout.

En revanche cette transformation des processus présente de nouveaux défis en termes de sécurisation et de de lutte contre la fraude, une préoccupation croissante pour 40 % des décideurs ^[2].

Impacts financiers, réglementaires et réputationnels de la fraude documentaire

La fraude représente un préjudice estimé à 5 % du C.A. d’une entreprise^[3]. Dans le domaine de l’Assurance, il est admis que 7 % des remboursements sont frauduleux. Et plus de 50 % des entreprises déclarent avoir été victime d’une fraude au ‘faux fournisseurs.

La fraude documentaire est pour sa part en explosion, ce qui s’explique par les 3 à 6 % de documents d’identité émis qui sont des faux ^[4]. Elle concerne tous les documents justificatifs d’un engagement (feuille de paie, justificatif de domicile, factures…) : rien de plus aisé que de falsifier un document avec un outil de retouche d’image.

Au-delà de l’impact économique, les secteurs régulés sont soumis à des contraintes réglementaires qui imposent de mettre en place des dispositifs auditables. C’est le cas des services financiers avec l’exigence de contrôle des risques opérationnels (Bâle III, Solvency II) et les procédures KYC, AML etc.

Quelles approches pour lutter contre la fraude documentaire et identitaire ?

Il reste nécessaire de s’appuyer sur trois piliers : l’humain, les processus et la technologie.

Le volume de transactions et les contrôles à réaliser étant de plus en plus nombreux, il faut automatiser les traitements pour des raisons économiques, en remontant des alertes vers les experts, les chargés de compte…

De nombreuses technologies proposent d’adresser la fraude, en particulier le big data ou la biométrie. Une solution de lutte contre la fraude devra intégrer ces éléments au sein de ses traitements ; cependant la majorité des transactions sont toujours concrétisées par l’échange de documents. Identifier anomalies et falsifications des documents et de leurs données reste un impératif ; cette approche permet de détecter des fraudes a priori (avant l’ouverture d’un compte, le versement d’une prestation, le règlement d’une facture etc.).

Les éléments clés d’une solution de lutte contre la fraude documentaire

Il devient essentiel d’automatiser les traitements, de les systématiser et d’en assurer la traçabilité. Les approches de type BPM (Business Process Management), en « robotisant » de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée s’avèrent particulièrement adaptées ; d’autant qu’elles sont évolutives pour s’adapter aux nouveaux types de fraude.

Il est aussi nécessaire de déployer des traitements exhaustifs au niveau des documents pour garantir :

• L’intégrité – via la signature électronique, les empreintes (par exemple 2D-Doc) ou la graphométrie
• La conformité – par contrôles de cohérence (par exemple bande MRZ)
• La validité – à travers les données extraites du document vis-à-vis de référentiels (par exemple valider la correspondance n^o de RIB et fournisseur)
• La cohérence – en s’assurant que les documents et leurs données sont conformes (même nom sur tous les justificatifs, etc…)

[1] CXP – Réinventer les processus à l’heure de la transformation numérique, 2017

[2] Markess – 6 actions pour accélérer la digitalisation des documents & processus métier, 2017

[3] AFCE, 2016 Global Fraud Study

[4] DNLF, 2013

Ces deux nouveaux scanners A4 ADS-2200 et ADS-2700W se veulent rapides et compacts, avec un stockage simplifié. Ils sont attendus pour le mois de novembre.

Compatibles Windows, Mac OS et Linux, ils peuvent numériser jusqu’à 35 pages par minute, en un clic pour l’ADS-2200 ou automatiquement pour le ADS-2700W, L’enregistrement des document se réalise directement sur des périphériques de stockage USB, ne nécessitant aucune étape de traitement par ordinateur. La gamme intègre également des outils de traitement d’image et de retouche pour une numérisation de qualité.
Equipé d’un écran LCD couleur tactile de 7,1 cm, l’ADS-2700W, vendu autour de 389 euros, peut être connecté en réseau, Wifi et Wifi Direct. Sa fonction d’automatisation de la numérisation lui permet de détecter seul l’ajout d’un document et de lancer de lui-même la numérisation, puis l’envoi vers une destination prédéfinie. Par ailleurs, il dispose d’une fonction de verrouillage.

Avec cette nouvelle acquisition, Konica Minolta Business Solutions France entend consolider son offre de Managed Content Services (MCS).

Le Groupe Numerial devient une filiale à 100% de Konica Minolta Business Solutions France. Ce spécialiste de l’intégration, du développement et de l’ingénierie autour de solutions de gestion de l’information (dématérialisation,  GED, applications métiers et spécifiques) vient d’être racheté par la filiale française de Konica Minolta qui souhaite développer son offre de Managed Content Services. Il s’agit pour Konica Minolta d’améliorer ses prestations de services et ses capacités de support avant-vente. Le Groupe Numerial dispose d’une expertise reconnue en termes d’intégration de solutions de gestion de contenus (haut et milieu de gamme) auprès des grands comptes et des PME. Son offre s’appuie sur des partenariats avec des acteurs importants : Hyland Software (Solution OnBase), DocuWare, ABBYY, KOFAX, Fujitsu, Kodak, CertEurope, Universign ou encore A2iA.

De l’impression aux services IT

Depuis 4 ans, suite au rachat de Serians et à des partenariats développés avec des acteurs IT comme Microsoft, Dell, Sage, Citrix, HPE, la filiale française fait évoluer ses activités d’impression vers une activité d’intégration de services IT. Pour Jean-Claude Cornillet, président de Konica Minolta Business Solutions France, le savoir-faire du Groupe Numerial, va permettra à sa société de « pouvoir développer une force de vente extrêmement compétente et qualifiée pour mieux adresser les besoins de nos clients en matière de Managed Content Services. Nous pourrons également enrichir notre offre avec des solutions haut de gamme et ainsi fournir aux entreprises une approche holistique de leur environnement documentaire en constante évolution.

Une récente étude de Markess photographie la mue des services publics. La rapidité de leur passage au numérique dépend de nombreux facteurs dans lesquels l’usager pèse pour beaucoup.

« La digitalisation des processus documentaires au service de la relation usager » est une étude réalisée par Markess auprès d’un panel de décideurs du service public. Dans ce chantier de dématérialisation, la gestion de la relation usager cristallise l’enjeu le plus important, celui de la satisfaction des citoyens et des entreprises. Autant de clients à contenter et pour lesquels il est nécessaire de réduire la complexité des procédures, tout en raccourcissant les délais de traitement en jouant sur les leviers d’une optimisation des processus métiers et documentaires associés. Pour les décideurs du secteur public interrogés par Markess, il s’agit avant tout d’optimiser les processus documentaires entrants : 76 % d’entre eux indiquent avoir de forts besoins en la matière.

Des opérations de traitement prioritaires

En outre, les documents reçus de la part des usagers figurent parmi les plus ciblés, rapporte l’étude : pour 52% des décideurs du secteur public, les besoins d’optimisation du traitement des documents envoyés par les citoyens ou les entreprises sont importants. Les opérations prioritaires sont alors les mêmes que celles mises en place par les entreprises privées :  numérisation des documents reçus au format papier, intégration des données aux systèmes d’information métier et documentaire, archivage à valeur probatoire des documents reçus au format numérique et, enfin, activation de workflows.

Les administrations sont tenues de réduire la complexité des procédures et les délais de réponse aux usagers.

Pour Aurélie Courtaudon, analyste secteur public chez Markess, cette étude souligne aussi une nouvelle tendance : « On demande de plus en plus au citoyen de capter lui-même les données au format numérique, par exemple à l’aide d’un smartphone pour joindre un fichier numérique à un formulaire en ligne ». D’une grande économie, cette numérisation à la source représente un des enjeux du marché de la capture de données. « 52 % des décideurs du secteur public disent avoir des besoins très forts pour décentraliser la capture des données au niveau de l’utilisateur final. 57 % des décideurs ont l’intention d’investir d’ici 2020 dans des solutions de gestion de processus documentaire à destination des utilisateurs finaux », relève l’enquête.

L’éditeur australien DocsCorp met à jour son outil de suppression des métadonnées pour fournir une plateforme de prévention des fuites de données.

CleanDocs 2.0 combine désormais le nettoyage des métadonnées et la validation des destinataires d’emails dans le but d’éviter l’envoi d’informations privées ou sensibles à de mauvaises personnes. L’application s’intègre à Outlook pour vérifier les messages électroniques avant leur départ. Elle identifie alors les problèmes potentiels dans une liste de destinataires et attribue des codes couleur aux messages en fonction du niveau de risque, puis laisse le soin à l’expéditeur de confirmer l’envoi. Ce dernier peut alors exploiter la fonction originelle de CleanDocs, le nettoyage des métadonnées contenues dans les documents des pièces jointes.

Cent métadonnées différentes prises en compte

Une centaine de types de métadonnées est reconnue, en particulier celles générées volontairement ou non par Excell, Word et Powerpoint. Un traitement supplémentaire permet de convertir les documents en PDF et de les compresser via Zip on Send. Le tableau de bord de l’application fournit en outre un moteur de règles définies en fonction de la politique de sécurité en vigueur dans l’entreprise et, pour la version réseau, l’administration des déploiements et des postes où est installée CleanDocs.

Chacun des 577 parlementaires débute l’année avec une tablette qui lui permettra de consulter les textes de lois et les amendements dans l’Hémicycle.

Selon Le Monde, les textes législatifs traditionnellement soumis sur papier aux députés sont depuis le 1^er janvier remplacés par des versions numériques à lire sur des tablettes. Les projets de loi et autres amendements représentent en moyenne un volume de 52 000 ramettes de papier par an. L’économie d’impression réalisée devrait se monter à 40 000 euros, alors que l’acquisition des terminaux représente une dépense évaluée à 200 000 euros à laquelle il faut ajouter des coûts de maintenance et un renouvellement tous les 5 ans.

iOS ou Android

Les députés, qui devraient pouvoir choisir entre un modèle iPad mini 4 ou Galaxy Tab S2, devront désormais rédiger sous forme numérique leurs amendements, ce qui, on l’espère, ne sera qu’une simple formalité pour la plupart d’entre eux. L’initiative va en tout cas dans le bon sens, même si nos institutions sont encore à la traîne en matière de démat. En 2014, la numérisation d’une partie du fonds documentaire parlementaire avait déjà permis de libérer un étage du Palais Bourbon, soit une surface de 210 m².

Le spécialiste du discount de la maison a choisi une solution logicielle en mode SaaS pour dématérialiser ses 36 000 factures annuelles. Bénéfices : gains de temps et de productivité pour le service comptabilité fournisseurs.

Créée en 1975, la Foir’Fouille propose plus de 20 000 références au sein de ses 240 magasins dont 47 en nom propre, en développement croissant. Face à la complexité des échanges entre ses différents sites et au manque de fluidité du processus global de traitement de ses factures fournisseurs, devenu long et coûteux, l’enseigne a opté pour la dématérialisation. C’est la solution en mode SaaS de Yooz, une société du groupe Itesoft, qui a été choisie, pour sa simplicité de mise en place et d’utilisation, ainsi que pour son adaptation au contexte multi-sites de la Foir’Fouille et à ses règles de gestion spécifiques. Le schéma de fonctionnement unique est adapté à ses besoins et totalement compatible avec le système informatique actuel (Sage 1000 et Topage).

L’enseigne identifie de nombreux bénéfices après 5 mois d’utilisation. La recherche et la consultation des factures sont facilitées, de même que la validation à distance des factures grâce au mode SaaS et à l’automatisation des circuits de validation. Enfin, elle apprécie les gains de temps significatifs sur le tri, la saisie et le classement des factures.
L’enseigne assure « un gain de temps de 20 % » sur la saisie des factures, chiffre Cathy Miegeville, responsable Comptable de l’enseigne. Chaque collaborateur traite « 500 factures supplémentaires par mois », précise-t-elle.

La Foir’Fouille a ainsi automatisé l’intégralité de sa comptabilité fournisseurs avec un délai global de traitement des factures divisé par 4 : le cycle est passé de 20 jours en manuel à 5 jours seulement aujourd’hui. Un projet de modernisation des processus comptables qualifié de « réussite » par la responsable. 

Auteur : Pierre Saire

La filiale du groupe La Poste a mis la main sur la PME varoise dont l’offre et le réseau de distribution manquaient à sa stratégie numérique.

« Notre société n’avait pas vocation à être vendue », assure Frédéric Sastrel, PDG d’Eukles, éditeur de GED créé en 2009 et basé à Lorgues, dans l’arrière-pays varois. Et pourtant, quelques mois de tractations auront permis à Docapost d’absorber officiellement la PME le 10 janvier dernier pour un montant tenu secret. Pourquoi un tel engouement pour Eukles ? « Cette acquisition nous positionne comme un acteur majeur de la dématérialisation pour le mass market, en combinant la solution de GED d’Eukles et l’intégration de nos offres », explique dans un communiqué Olivier Vallet, pdg de Docapost.

Mais ce n’est pas uniquement la gestion documentaire qui a poussé la filiale de La Poste à mener cette opération. Les multiples expertises d’Eukles ont vraisemblablement aiguisé son appétit. L’éditeur du sud-est est par exemple le concepteur de la borne e-DocuBank, fabriquée et commercialisé par Toshiba, ou de Titan, une appliance à mi-chemin entre le coffre-fort électronique et le disque dur assurant une traçabilité des documents, mais surtout de Resopost, une solution automatisée de gestion et de classement des courriers dématérialisés entrants et sortants. Les échanges sont chiffrés de bout en bout, puis conservés dans le module d’archivage électronique de l’application. Resopost a été conçu pour fonctionner automatiquement et fournir les preuves de réception et de consultation des courriers, avec à la clé plus de 90 % d’économie sur les frais postaux, expliquait en 2017 Frédéric Sastrel. On comprend mieux alors l’intérêt de Docapost pour une telle solution.

De l’indirect pour Docapost

Le mode de distribution indirect d’Eukles, ses 235 distributeurs, principalement des bureauticiens, ses 2 000 clients et ses 25 000 utilisateurs finaux ont également pesé dans la balance. Si elle conserve son nom, sa localisation et ses équipes, Eukles appartient désormais à la BU Maileva, filiale de Docapost. La solution Resopost est notamment en train d’être couplée aux solutions d’éditique de Maileva de telle sorte que les entreprises seront en mesure d’envoyer leur courrier directement depuis leurs locaux. « Ce mariage est une synergie que nous ne regrettons pas. Nous demeurons totalement indépendants mais nous avons des objectifs à tenir, passer d’un peu plus de 3 millions d’euros de CA en 2017 à environ 5,5 millions en 2018 », indique Frédéric Sastrel.

Le spécialiste de dématérialisation de document a reçu par la société d’audit A-lign la certification ISO 27001:2013 pour son SMSI (système de management de la sécurité d’information).

Cette certification donne à Esker le moyen de dresser des mesures de protection accrues autour de sa plateforme Esker on Demand, notamment en terme d’accès non autorisé. Si l’ISO 27001 garantit la surveillance, le contrôle, le maintien et l’amélioration du SMSI d’une entreprise, c’est également un gage de fiabilité des processus de sécurité mis en place et de la sécurisation des données échangées, qui donne aux partenaires et clients de l’entreprise une plus grande confiance dans la manière dont ils interagissent avec elle.

« La certification ISO 27001 confirme l’engagement permanent d’Esker dans la sécurisation de ses données et ce, à tous les niveaux. Esker est ainsi en mesure d’assurer à ses clients et partenaires un environnement de travail et d’échange fiable et sécurisé à travers le monde », indique Jean-Michel Bérard, président du directoire d’Esker. La société lyonnaise rejoint le club des entreprises certifiées pour lesquelles les risques des activités B2B liés à la sécurité des données sont hiérarchisés et mieux gérés, et les bonnes pratiques mises en œuvre conjointement avec une approche planifiée de la gestion des risques, de la gouvernance et de la conformité, avec un cadre défini des responsabilités commerciales, contractuelles et légales.      

Le spécialiste français de la signature électronique lève 3 millions d’euros pour tenter de consolider sa croissance hors de l’Hexagone.

Et de deux pour Yousign, qui vient de réaliser une nouvelle levée de fonds auprès d’investisseurs qui lui avaient déjà fait confiance en 2015. La startup avait alors obtenu 500 K€, notamment de la part de BPI France. Cette fois, 3 millions lui sont accordés par la Banque Publique d’Investissement, mais aussi par Alto Invest, Normandie Participations et NFactory. « Nous n’avons jamais cessé d’améliorer notre outil et cela nous a permis d’accompagner en l’espace de 2 ans plus de 1500 clients dans leur projet de signature électronique. Cette nouvelle levée de fonds répond à notre objectif, qui est de devenir un acteur majeur européen. Grâce à cette aide financière, nous envisageons également de recruter entre 15 et 20 collaborateurs sur des postes de commerciaux et techniques », indiquent les dirigeants de Yousign.

Depuis son site web ou en intégrant sa brique de signature dans les applications ou logiciels de ses clients, Yousign fournit un service de signature électronique qui permet de signer ou de faire signer tous types de documents en quelques clics, en ligne ou en face à face. Au coeur de ce nouvel investissement, une technologie 100 % française et des infrastructures Cloud nationales.

Les dirigeants de Yousign. De gauche à droite : Luc Pallavidino, Eric Chevalier et Antoine Louiset.

Dans son étude « Administrations locales françaises – Tendances clés des stratégies digitales », le cabinet Markess identifie les avancées et les freins de la dématérialisation de nos structures publiques.

Les collectivités locales se plient progressivement aux exigences du numérique mais leur transition n’en n’est pas au même point d’un métier ou d’un secteur à l’autre, analyse Markess. Comme n’importe quelle entreprise, les plus matures d’entre elles cherchent à optimiser leurs processus en mutualisant les approches, en simplifiant la relation aux citoyens, en maîtrisant mieux les données et en renouvelant les usages des collaborateurs en interne.

44% des décideurs d’administrations locales interrogés par Markess estiment que la relation usager nécessite un recours important au numérique au sein de leur collectivité. C’est en particulier le cas des communes et des intercommunalités avec plus d’un décideur sur deux déclarant tirer parti du numérique pour la relation usager. Pour les processus documentaires, 55% des décideurs mettent en avant un niveau de recours moyen au numérique, une tendance partagée par tous les profils de collectivités. La gestion des données affiche également un niveau moyen de recours au numérique selon 49% de ces décideurs. Enfin, pour 62% des décideurs, la collaboration et la mobilité restent des domaines à mi-chemin dans leur appropriation du numérique au sein des collectivités.

Dans la progression de leur transition digitale les collectivités locales privilégient différentes orientations, rapporte le cabinet d’étude.

Pour l’optimisation des processus documentaires, la tendance à l’œuvre depuis plusieurs années perdure. Il s’agit d’opter pour une stratégie transversale, et non plus en silos, et de choisir une dématérialisation de bout en bout. Les chantiers correspondants restent toutefois de longue haleine, en touchant au cœur même de l’organisation des collectivités. L’archivage de contenus et l’optimisation des documents circulants fait partie des points clés à améliorer d’ici 2020.

Pour l’amélioration de la relation avec les usagers, deux objectifs prioritaires sont mentionnés par plus d’un décideur sur deux : l’optimisation de la gestion des documents des demandes usagers et l’amélioration de la gestion des différents canaux d’interactions (guichet physique, canal vocal, courriers, e-mails, services en ligne, etc.). L’intégration de la brique d’identité France Connect proposée par l’État est également retenue par 40% des décideurs interrogés. Enfin, parmi les tendances émergentes appelées à se renforcer, 38% des décideurs mentionnent l’implémentation d’un backoffice partagé entre plusieurs métiers, l’intégration des médias sociaux, l’analyse des données usagers pour anticiper les attentes, et la cocréation de services innovants en impliquant en amont les usagers.

Pour la gestion et l’exploitation des données, la mise en place d’une gouvernance des données et d’une politique garantissant leur sécurité et leur confidentialité est essentielle pour 40% des décideurs. Face au potentiel d’exploitation de leurs données, les décideurs choisissent dans un premier temps d’encadrer leur utilisation en fixant des règles (localisation, protection, droit d’utilisation, mise à jour, etc.) partagées par les différents intervenants. L’open data est en outre un chantier envisagé par un décideur sur deux d’ici fin 2018, soit en renforçant des actions déjà conduites, soit en enclenchant ce chantier.

Pour la modernisation des outils de travail des agents, la mobilité est prioritaire pour 72% des décideurs. Elle doit faciliter l’accès à des ressources internes en situation de mobilité. Les intercommunalités, sont les premières à se positionner sur ce besoin. Suivent des attentes pour un meilleure partage de l’information et des connaissances (67% des décideurs), la collaboration entre sites distants (57%), la dématérialisation des services RH (56%) et, enfin, la gestion de projet (52%).

Votre site a effectué sa mue au cours du week-end des 10-11 mars. La version précédente remontait à avril 2015. Au-delà du changement de look, le site est désormais lisible sur les mobiles, et surtout comprend un nouveau découpage du contenu.

La home page du site correspond à un site généraliste traitant de tous les sujets. On peut la retrouver, au cours de ses pérégrinations, sur le bouton ’home’ mais aussi sur l’onglet « Informatique ».

5 nouveaux sites : Sécurité, Emploi, Démat, Infra, Logiciels-Services

A l’image des poupées russes, solutions-numeriques.com est un site qui comporte 7 autres sites, auxquels vous accédez via les onglets :

• Sécurité : cette thématique importante donne lieu à un site à part entière. Vous y trouverez, en plus des rubriques habituelles (Actualté, avis d’expert, dossiers…) l’Annuaire des entreprises du secteur. Il s’agit de la version numérique du répertoire du Guide papier de la CyberSécurité, paru en Octobre 2017. Les éditeurs et prestataires qui y sont listés peuvent mettre à jour leur fiche imprimée ;
• Emploi : une véritable nouveauté ! Tous les sujets de l’emploi dans les nouvelles technologies : recrutements, salaires, formation, réflexion sur les nouvelles formes de travail, management, ont vocation à être traités dans cet espace, qui s’enrichira progressivement ;
• Démat-Ged : un site thématique regroupant les sujets autour de la dématérialisation et de la vie du document et de de l’impression;
• Infra-Datacenters : actualités, dossiers sur le réseau, le cloud, l’infrastructure ;
• Logiciels-Services : actualités, dossiers sur les applications, les éditeurs et les sociétés de services;

Pour les dirigeants et les décideurs finances-achat

Les directions générales et les directions Achats et finances retouveront leur site d’information professionnelle, avec du contenu davantage orienté vers la stratégie.

Toute notre équipe espère que ce nouveau hub d’information vous aidera à trouver les news, les ressources, les témoignages, qui vous accompagneront dans l’exercice de votre fonction, de votre carrière.