L’ éditeur ELO présente dans un webinaire, Jeudi 24 novembre, son outil permettant de relier la gestion documentaire à son ERP, ou CRM et toutes applications métier.

On sait que la  suite ELO est une solution ECM transverse intégrant un module qui simplifie considérablement le travail en entreprise, ELO Business Logic Provider (BLP).

L’outil s’intègre dans toutes les applications du SI, comme les ERP, CRM ou autres solutions métier, il est complètement lié à la gestion documentaire de l’éditeur. « C’est un avantage considérable pour l’utilisateur : d’un simple clic, il accède à toutes les informations importantes et va gagner en efficacité » explique Florent Melchers, Consultant avant-vente et projets chez ELO Digital office France, qui anime le webinaire.

« Ainsi, BLP est un système qui prend en compte la création, le traitement et la modification des flux de documents, mais aussi l’automatisation de vos processus métier » précise-t-il.

Date/heure : Le Jeudi 24 novembre, de 10h à 10h45

Inscription

Joel Pascal

Tessi lab, la cellule R&D de Tessi, consolide sa plateforme d’utilitaires dédiés au traitement et à la compréhension du document avec un module d’apprentissage automatique.

En 2015, Tessi lançait « tessi lab document reader » (TLDR), une solution d’extraction de données des documents non formatés, en s’intéressant plus particulièrement à l’analyse des tickets de caisse. Le spécialiste de la démat associait alors OCR, analyse sémantique et big data afin d’extraire de la photographie d’un ticket des informations telles que la date, le montant total, l’enseigne, l’ensemble des produits achetés ou encore le prix des produits ainsi que leur taux de TVA. Une mine d’or pour les professionnels en charge des back-office et du onboarding. Tessi a depuis étendu les capacités de son TDLR à de nouveaux types de documents commerciaux (factures, contrats, bons de commandes, etc.), tout en cherchant à concevoir son propre « catégoriseur » de documents basé sur la technologie du Deep Learning.

L’automatisation de tâches complexes

L’entreprise a donc développé une expertise en Machine Learning afin d’obtenir une classification fine des workflows documentaires. « Il s’agit d’un investissement essentiel qui améliore les services existants mais propose aussi de nouveaux services pour accompagner la mutation des métiers de nos clients dans la Banque, l’Assurance, les Fintech et l’évolution globale des secteurs industriels et publics », indique-t-on chez Tessi. En cours d’évaluation, la brique Machine Learning intégrée dans le TDLR s’attache pour le moment à la classification de documents bancaires, notamment dans le cadre des processus d’automatisation de contrôle de cohérences de données.

Fujitsu PFU lance un service gratuit de numérisation depuis ses scanners Scansnap vers des cloud publics populaires. A la clé, une simplification des procédures et une automatisation de la gestion des flux.

Scansnap Cloud permet d’envoyer des données numérisées directement sur des comptes cloud sans passer par un ordinateur ou un terminal intelligent. Le service, accessible depuis les Scansnap iX100 et iX500, effectue un tri automatique parmi quatre catégories (documents, cartes de visite, reçus et photos) et achemine automatiquement les documents vers des services de cloud tels que Box, Dropbox, Evernote, Google Drive ou encore Onedrive.

Avant d’aiguiller les données vers les espaces de stockage distants sélectionnés, la capture des documents est optimisée, en jouant notamment sur la détection automatique des couleurs et du format de papier, la rotation automatique des pages et la suppression des pages blanches. Les documents sont en outre automatiquement nommés à l’aide d’extraits de mots clés et de dates. ScanSnap Cloud exploite des serveurs Microsoft Azure hébergés dans l’UE et dispose d’un SDK facilitant la création de connecteurs.

Xerox étend son portefeuille de solutions de communication et de marketing, et optimise son offre de services de traitement des transactions documentaires.

Ces outils sont censés aider les grandes entreprises à réduire les coûts et à mieux gérer les processus métiers en front et back office. Ils visent en particulier à optimiser le partage des informations avec les clients au moment des étapes clé de la relation : acquisition, intégration, service et fidélisation. Les objectifs sont de renforcer les interactions, de développer la notoriété de la marque et de collecter les données pertinentes afin d’accroître la satisfaction des clients et de mieux les fidéliser. Les nouveaux services Xerox touchent pèle mêle la production documentaire, la gestion des supports marketing et communication, la gestion de campagnes marketing, la gestion de courrier dématérialisé et de documentation produits, la communication multicanale et la composition, la production et la distribution de courriers transactionnels.

Automatiser l’ensemble des processus papier

En outre, des améliorations sont apportées aux services de traitement des transactions de documents. Elles devraient faciliter la numérisation, la collecte, le traitement et l’analyse des données pour préparer les prises de décision. Sont concernés les communications clients entrantes, les factures clients et fournisseurs, l’archivage automatique des données non structurées, la numérisation du patrimoine documentaire et la conversion des fichiers des back office en documents numériques.

Depuis le 1^er janvier 2017, les règles applicables à la dématérialisation du bulletin de paie ont été modifiées… Le point juridique de Garance Mathias Avocat.

Garance Mathias, Avocat Associé Mathias Avocats.

Le mouvement de dématérialisation des échanges est une réalité de notre société. Accélération des flux et diminution des coûts sont souvent les deux premiers qualificatifs cités à propos de la dématérialisation. La dématérialisation des bulletins de paie n’est pas une nouveauté. En effet, depuis la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures, la remise dudit bulletin peut s’effectuer sous forme électronique. Toutefois, cette remise supposait que l’employeur satisfasse à deux conditions : obtenir l’accord exprès du salarié et garantir l’intégrité des données[1] (ancien article L3243-2 du Code du travail).

Depuis le 1^er janvier 2017, les règles applicables à la dématérialisation du bulletin de paie ont été modifiées. La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels dite loi « El Khomri » a modifié l’article L3243-2 du Code du travail. Ce texte dispose désormais que « Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6. (…). ».

Les modalités pratiques de la mise en œuvre de cette disposition ont été définies par décret[2].

Il convient de souligner que la remise du bulletin de paie sous format électronique n’est plus subordonnée au consentement du salarié. Les salariés devront être informés de leur droit d’opposition un mois avant la première émission du bulletin de paie au format électronique ou au moment de l’embauche.

L’employeur devra garantir l’intégrité des bulletins de paie ainsi que des données notamment à caractère personnel qu’il contient. Dans ce contexte, des mesures devront être mises en œuvre notamment pour que le document ne soit pas modifiable et que la sécurité des données soit garantie.

La disponibilité des bulletins de paie devra également être assurées soit pendant cinquante ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié (article D3243-8 du Code du travail).

L’accessibilité des bulletins de paie devra être organisée via le Compte Personnel d’Activité autre dispositif phare de la loi « El Khomri ».

En cas de recours à un prestataire, la solidité et la pérennité de ce dernier devront être prise en compte notamment de la durée de mise à disposition des bulletins de paie, la rédaction d’un contrat est donc un impératif de sécurité juridique.

Les bulletins de paie des fonctionnaires de l’Etat ont également vocation à être progressivement dématérialisés. Ils seront mis à leur disposition dans un « espace numérique propre » créé et administré par la Direction générale des finances publiques.  Des garanties de sécurité, d’intégrité, de confidentialité et d’accessibilité sont là encore exigées[3].

Chaque ministère devrait préciser par arrêté, au plus tard le 1^er janvier 2020, les modalités de mise en place de cette dématérialisation et la date à laquelle le bulletin de paie papier cessera d’être émis.

Les entreprises, les collectivités, les administrations en mettant en place cette réglementation ne doivent pas oublier la gestion des données à caractère personnel.

[1]  La norme Afnor Z42-025 publiée en mai 2011 relative à la gestion du bulletin de paie électronique avait notamment pour objectif d’accompagner cette dématérialisation du bulletin de paie sur un plan organisationnel et technique.

[2] Décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité.

[3] Décret n°2016-1073 du 3 août 2016 relatif à la mise à disposition et à la conservation sur support électronique des bulletins de paye et de solde des agents civils de l’Etat, des magistrats et des militaires

Dans le cadre d’un projet global de dématérialisation et de GED, EFIRE (ex Eynard Robin), groupe industriel spécialiste de l’étanchéité et du transfert de fluides, commence par les factures fournisseurs…

Regroupant 7 sociétés et 9 sites de production en France pour un effectif de 250 personnes, EFIRE s’est lancé dans la dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe. La mise en place du dispositif constitue la première étape d’un projet de dématérialisation global et de GED (Gestion Electronique de Documents) d’entreprise qui sera progressivement développé d’ici fin 2017. Il concernera à terme plus de 150 personnes.

1 500 factures par mois

Suite au fort développement du groupe, tant au niveau croissance organique que croissance externe, et pour améliorer ses processus, EFIRE a souhaité mettre en œuvre un important programme de dématérialisation. Nouvelle brique de cette stratégie, initiée début 2016, le projet de dématérialisation des factures fournisseurs est en cours de déploiement. Interfacé avec l’ERP Sage X3, la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i permet de gérer 1 500 factures par mois.

Pour le projet, une équipe de 4 personnes du service Comptabilité, centralisée à Lyon, a été formée spécifiquement par T2i. Deux flux différents sont intégrés : les factures papier via une application de LAD et les factures numériques au format PDF, qui sont, après validation par le service comptable, envoyées vers l’ERP. Le flux papier est numérisé via un Scanner Kodak Alaris i2400. Le Groupe numérise jusqu’à 2 000 documents par mois avec le scanner et des lots de 50 pages. Les factures et les documents annexes sont ensuite archivés dans la GED pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire.
« Même si nous ne pouvons pas mesurer encore complétement l’ensemble du retour sur investissement, le gain de temps est actuellement de 4 jours hommes par mois, soit l’équivalent d’une journée par mois. De plus nous pouvons désormais, en cas de besoin, retrouver rapidement et facilement les documents », indique David Toinon, responsable ERP-SI du groupe EFIRE.

Améliorer les processus grâce à une GED d’entreprise

Débuté début 2014, avec une première application dans le domaine des ressources humaines puis avec la dématérialisation des factures fournisseurs, EFIRE souhaite désormais développer son projet « zéro papier ». Pour ce faire, il a accepté d’être « site pilote » de la solution de GED ECM4 du Groupe T2i en cours de déploiement.

Ainsi, d’ici fin 2017, de nouveaux documents seront intégrés et seront accessibles au fur et à mesure, via l’ERP Sage X3. Il s’agit de l’ensemble des documents de la gestion administrative et comptables (factures fournisseurs, factures achats, contrats clients…), de l’ensemble des documents collaborateurs (fiches de paie, contrats de travail, entretiens annuels d’évaluation…), des documents liés aux ventes et aux achats (devis, commandes, bon de livraisons, gestion des certificats matières, notamment pour l’activité négoce).

Enfin, une application consacrée à l’équipe qualité permettra de gérer les processus dédiés de l’entreprise (versioning, gestion des autorisations, …) et d’accéder, en fonction de son profil, aux modes opératoires et processus validés concernant son site de production.

Pour la 3e année consécutive, le secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP) publie le tableau de bord des services publics numériques français. La progression est indéniable mais des progrès restent à accomplir.

Le tableau de bord du SGMAP fournit une perception qu’ont les Français des démarches administratives dématérialisées, et l’évolution de leur taux d’utilisation par rapport aux autres canaux. L’édition 2016 de ce rapport s’intéresse aux particuliers et aux entreprises. Pour ces dernières, elle pointe une légère déception des structures de moins de 10 salariés envers les démarches dématérialisées, tout en soulignant la satisfaction de celles de plus de 10 salariés. Ainsi, la proportion d’entreprises de moins de 10 salariés déclarant avoir effectué une démarche de façon dématérialisée est en légère baisse (-3 pts) tandis que la satisfaction connaît une baisse nette (-11 pts) pour s’établir à 78%. A l’inverse, les entreprises de plus de 10 salariés, dont 74% déclarent avoir réalisé des démarches en ligne dans les 12 derniers mois (+ 8 pts), sont satisfaites à 95% de la dématérialisation (+7 pts).

Trente démarches administratives analysées

Pour un tiers des entreprises (35%), les démarches administratives par internet rendent leurs relations avec l’administration plus faciles et ce taux atteint plus de la moitié (56%) pour les entreprises de plus de 10 salariés. Pour autant, près de la moitié de l’échantillon interrogé (46%) considère qu’un guichet virtuel ne rend pas les relations avec l’administration plus faciles ou plus compliquées. En outre, ont été passées au crible 30 démarches administratives, parmi lesquelles la création d’entreprise, le paiement des impôts, des taxes et des cotisations sociales, ou encore la déclaration préalable à l’embauche. L’étude fait la part réalisée de façon dématérialisée, recueillie auprès des administrations concernées, et l’objectif visé en 2016. Sur les 30 démarches analysées, toutes ont enregistré une progression en 2015. 16 d’entre elles, qui totalisent près de 200 millions de dossiers traités, ont dépassé les 50% de part du numérique.

Trois démarches administratives analysées avec la part réalisée de façon dématérialisée depuis 2012 et l’objectif visé en 2016

Progression de l’EDI

Le SGMAP s’appuie aussi sur son observation des courbes d’évolution (sur 4 ans) et des actions engagées par les administrations en faveur du numérique pour dégager quelques constantes. La généralisation des canaux numériques requiert la suppression progressive des pièces justificatives et l’amélioration continue des télé services. Pour les entreprises, l’ACOSS ou la MSA sont parvenus à généraliser l’usage des canaux numériques grâce à l’abaissement progressif du seuil au-dessus duquel le canal numérique devient obligatoire. On note également la progression de l’EDI (échange de données informatisé) facilitant les transferts sécurisés d’information entre les ERP des entreprises et le SI des administrations, ainsi que le recours aux API pour dialoguer entre différents systèmes.

Enfin, la France se classe parmi les premiers pays européens en termes d’usage des services publics numériques. En matière d’e-gouvernement, une étude 2014 de l’ONU la plaçait en première position européenne.

Le rapport est disponible ici.

Par Valérie Bastide et Philippe Coulais, membres du Mail Quality Club

Le décret du 7 octobre 2016 consolide les dispositions qui permettent à la lettre recommandée électronique d’avoir la même valeur qu’un recommandé envoyé par La Poste. Mais la mise en œuvre de la LRE reste soumise à la bonne volonté des destinataires, et notamment des particuliers.

La lettre recommandée électronique (LRE) apparaît dans le droit français en 2005, à la suite d’un premier décret d’application de la loi pour la confiance dans l’économie numérique de 2004 (n° 2004-575). Précisé au fil des décrets et de la jurisprudence depuis, le statut réglementaire de la LRE est désormais consolidé par un texte unique. L’article 93 de la Loi sur la République numérique modifie le texte de l’article L.100 du Code des Postes et des Communications électroniques (CPCE) et abroge simultanément toutes les autres dispositions, notamment celles liées à la loi Alur. Cette consolidation de la réglementation aurait pu constituer une opportunité pour lever l’un des principaux freins à la généralisation de la LRE à savoir : l’obligation de l’émetteur d’obtenir le consentement préalable du destinataire lorsque celui-ci est un particulier.

Professionnels et Particuliers, deux traitements différents

Dans les textes en effet, les entreprises ou professionnels destinataires de recommandés électroniques ne peuvent les refuser puisque ces derniers, dès lors qu’ils disposent d’une adresse email publique, sont réputés la relever régulièrement et en lire le contenu. Les particuliers ne sont pas soumis à une telle obligation. L’expéditeur doit d’abord obtenir le consentement du destinataire, qui dispose de 15 jours pour donner sa réponse. Et même s’il a donné son accord, l’envoi recommandé n’est réputé reçu qu’à partir du moment où le message a été ouvert et que le destinataire s’est identifié pour accéder au contenu de la lettre. En cas de non-réponse dans le délai légal de 15 jours, l’expéditeur devra réémettre un recommandé au format papier et l’envoyer par courrier, assorti d’un nouveau délai de 15 jours. Dans le cas d’une notification de résiliation d’un contrat d’assurance ou pour une mise en demeure de payer une facture par exemple, cette procédure, destinée à protéger le particulier, rend l’utilisation du recommandé électronique difficilement exploitable par les organisations.

Une situation paradoxale qui perdure avec le décret du 7 octobre 2016

D’un côté, les pouvoirs publics poussent les entreprises à réaliser presque à marche forcée la transition numérique de leurs procédures d’échanges B2B mais aussi avec les administrations. De l’autre, la liberté de choix laissée aux particuliers oblige à maintenir une double procédure, électronique et papier, laissant les entreprises devant un choix qui n’en est pas un. Soit elles systématisent l’emploi de la lettre recommandée électronique et s’exposent au risque de devoir re-matérialiser les courriers ou les notifications dans un nombre significatif de cas, soit elles reportent à plus tard l’adoption de ce nouveau moyen de communication.

Techniquement, les conditions sont réunies pour un emploi massif de la LRE. Dans le cadre de la mise en œuvre de la loi Hamon par exemple, les demandes de résiliations réalisées pour le compte des particuliers entre assureurs exploitent de plus en plus cette technologie. L’impact sur les coûts et la rapidité de traitement est évidemment très significatif. Avec le développement du coffre-fort électronique, rien n’interdit plus aujourd’hui aux particuliers de bénéficier de la même flexibilité d’envoi et de réception des recommandés au format électronique.

Les nécessaires évolutions réglementaires

La balle est dans le camp du législateur. Il ne s’agit pas seulement de faire évoluer la réglementation de telle sorte que, comme cela est désormais possible pour la distribution des bulletins de paie, le format électronique soit considéré comme le mode de diffusion par défaut, sauf refus exprès du destinataire. Il sera aussi nécessaire de questionner les obligations réglementaires propres à chaque secteur d’activité, et notamment dans la banque et dans l’assurance. En cas de mise en demeure par exemple, la loi impose un cachet de dépôt Postal au jour J de l’émission du courrier ; ce qui n’est pas compatible avec l’envoi électronique.

Au-delà des évolutions réglementaires, le législateur devra aussi chercher à éviter une transition numérique à deux vitesses, accélérée pour les entreprises, presque facultative pour les particuliers. Le risque, bien réel, n’est pas tant de créer un fossé entre les générations. Cette numérisation à deux vitesses expose les entreprises à un important retard de compétitivité, en les obligeant à maintenir des procédures papier plus coûteuses là où leurs concurrents européens sont déjà passés au 100% numérique !

Valérie Bastide et Philippe Coulais

.COM1 : c’est le petit nom de la nouvelle plateforme, basée sur Office 365, que la Poste va déployer auprès de ses 200 000 collaborateurs.

Alors que La Poste « transforme son business model » (voir notre article) face à un courrier en décroissance, et des bureaux de moins en moins « fréquentés », Philippe Bajou, Secrétaire général de La Poste, annonçait ce matin au siège d’Issy-les-Moulineaux de Microsoft une collaboration importante avec l’éditeur. Le Groupe, qui compte 200 000 collaborateurs, et est le premier employeur français, a en effet choisi de déployer la plateforme de communication et de collaboration Office 365. La Poste l’a baptisée « .COM1″ (lisez « point commun »).

La Poste souhaite créer une plateforme en phase avec « les nouveaux usages numériques », permettant aux postiers de mieux « travailler ensemble », et de « partager leurs innovations et idées ». « Nos collaborateurs sont aussi importants que nos clients », affirme Philippe Bajou, qui souhaite leur porter une « symétrie d’attention ». Cette plateforme va remplacer, améliorer et unifier les outils existants (messagerie, agenda, moteur de recherche, etc.), et proposer plusieurs outils collaboratifs : un réseau social d’entreprise, des applications de co-création et de communications instantanées (chat, SMS-like, visio ou audio conférence), un espace de gestion documentaire (GED). Philippe Bajou a aussi insisté sur le respect des règles de « sécurité », de « conformité » et de « protection des données ». Il a souligné que Microsoft avait donné toutes les assurances en la matière.
Un beau client pour les prochains datacenters français de Microsoft.

La plateforme sera mise à disposition des 200 000 collaborateurs d’ici à début 2019.

Comment un assureur peut-il garantir à ses clients un passage au numérique sans remise en question de l’intégrité ni de la traçabilité des documents qui lui sont confiés ? En s’appuyant sur la certification NF 461.

Gras Savoye n’en est pas à ses premiers pas dans sa transformation digitale. L’assureur opère déjà depuis 2014 la dématérialisation des flux de ses clients assurés, soit près de 4 millions de documents chaque année. Il a opté pour l’externalisation et confié à Tessi les traitements opérationnels d’acquisition, de capture et d’archivage des données. Tessi, un spécialiste de la gestion des flux documentaires, a obtenu en 2016 la certification ISO 14641 marque NF 461.4.  Cette certification, dont seulement une demie douzaine de sociétés peuvent se prévaloir en France, atteste qu’une solution dédiée à la dématérialisation et l’archivage électronique de documents respecte des conditions et normes permettant d’assurer l’intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, la sécurité du système et la traçabilité des événements depuis les phases de capture des flux jusqu’à l’archivage électronique. La NF461 garantit ainsi la valeur probatoire des documents traités de bout en bout et atteste de la conservation fidèle des documents dématérialisés, autorisant un archivage 100 % numérique et l’abandon des originaux papiers.

Une première dans le secteur de l’assurance

Au cœur des prestations réalisées par Tessi, la solution Tessi Certified Suite intègre les logiciels Tessi Document, Tessi Email, Tessi Docubase et Tessi Data Content. Cette chaîne de traitement certifiée pour la numérisation et la conservation est un gage de conformité que Gras Savoye décide de fournir à ses clients. L’assureur fait donc auditer l’ensemble de ses processus de dématérialisation et d’archivage, opéré par un tiers lui-même déjà certifié.  « La dématérialisation s’inscrit dans une démarche globale de transformation de notre entreprise entamée en 2013 et qui touche l’ensemble des chaînes d’assurance. Nous adosser à la NF 461 nous permet de disposer d’une image certifiée conforme à l’original pour toutes les pièces reçues, et donc d’utiliser ces images dans nos processus sans avoir à les ressortir. Nous avons choisi de nous appuyer sur un partenaire dont la dématérialisation est le cœur de métier, le nôtre demeurant le courtage en assurances et la gestion. Notre choix s’est porté sur Tessi en raison de sa capacité à nous accompagner techniquement dans la co-construction d’une solution innovante, avec le sérieux et la qualité de service que nous attendions. Nous sommes les premiers à obtenir cette certification dans le monde assurantiel », explique Cyrille Ghaem, directeur des opérations chez Gras Savoye.

« Nous avons commencé par la filière Santé qui, chez nous, est la plus importante à la fois en termes de volumétrie et de complexité. Nous allons désormais déployer cette certification progressivement sur l’ensemble des chaînes d’assurances », Cyrille Gahem, directeur des opérations chez Gras Savoye.

Un périmètre après l’autre visé par la certification

La préparation de l’audit s’étale sur près d’un an et demi, mobilisant chez Tessi des équipes de juristes, de développeurs et d’experts de la gouvernance IT, dédiées à mesurer et contrôler tous les points relatifs à la conformité de la chaîne de traitement exploitée par Gras Savoye. L’ensemble des applicatifs, des infrastructures techniques et processus organisationnels a été passé en revue pour pouvoir constituer le dossier de certification. « Pour nous, le plus délicat s’est situé en amont du projet : nous devions avoir des processus robustes et stables pour obtenir cette certification », souligne Cyrille Ghaem après avoir vu son entreprise passer avec succès l’épreuve.

Pour consolider le socle de sa stratégie numérique, Gras Savoye a choisi de rassurer ses clients en affichant la conformité et la maîtrise des traitements des dossiers santé qui représentent près de 60 % des flux reçus par l’assureur. L’entreprise vise désormais le déploiement de la certification de la NF 461 sur l’ensemble de ses autres filières métiers.

Selon le fabricant, il s’agit des scanners les plus vendus au monde pour la productivité personnelle.

Les ventes mondiales des séries ScanSnap de Fujitsu dépassent les quatre millions d’unités, a annoncé le fabricant. Seule la gamme de scanners professionnels Fujitsu fi Series possède une plus grande base utilisateurs. « ScanSnap est une solution de productivité personnelle – facile à installer et à utiliser avec de formidables capacités et de nouvelles fonctionnalités qui viennent enrichir le produit régulièrement », commente Mike Nelson, vice-président de la filiale de Fujitsu PFU (EMEA) . « Nous avons déjà vendu 4 millions d’unités et avec ScanSnap Cloud nous pouvons offrir une productivité encore plus grande aux utilisateurs de nos modèles sans fil, iX100 et iX500. Cette nouvelle fonctionnalité attirera beaucoup de nouveaux utilisateurs dans la communauté ScanSnap. »

Rappelons le lancement récent de ScanSnap Cloud, un service gratuit qui permet aux clients du ScanSnap iX100 et du ScanSnap iX500, de transmettre directement des données depuis le scanner vers des services Cloud populaires.

Lors de son cursus universitaire, chaque étudiant doit effectuer un stage de fin d’année dans une entreprise. Avec plus de 2 300 contrats pédagogiques à gérer tous les ans, la grande école ESSCA a décidé en 2016 de digitaliser la gestion administrative des dossiers étudiants en passant par la dématérialisation des documents. Zoom sur un an de collaboration avec Universign, plateforme de signature électronique.

Avec la volonté de suivre l’évolution des bonnes pratiques technologiques du marché et des entreprises, les enjeux de cette collaboration sont précis : simplifier les démarches de gestion administrative lors de la signature des conventions de stages tant pour les étudiants que les entreprises. L’ESSCA souhaite proposer aux entreprises une solution à la fois intuitive, efficace et sécurisée pour signer à distance.

La signature électronique, dernière étape de la dématérialisation

La convention de stage représente le dernier document papier que l’entreprise doit imprimer et renvoyer signé par courrier postal. La mise en place de la signature électronique lève la dernière contrainte du maintien des documents « physiques » et conduit à la fin du contrat papier, autant pour l’école que pour l’entreprise.
Afin d’être en phase avec les évolutions technologiques et par souhait de pro activité, l’ESSCA fait appel à Universign pour intégrer la signature électronique à sa nouvelle plateforme dédiée aux étudiants et aux entreprises.
Dès octobre 2015, l’ESSCA procède à une consultation des acteurs du marché pour sélectionner le prestataire sur des critères concrets : pérennité de la société, richesse fonctionnelle de la solution, possibilité d’intégration à leur application métiers, niveau de technicité, budget global et qualité de la relation commerciale.

La phase d’intégration a été simple. Quelques jours d’intégration ont suffi pour une mise en production effective en février 2016. L’accès au service de signature en ligne, directement depuis la plateforme www.universign.com, est particulièrement appréciée par l‘équipe web de l’école.

« La documentation fournie par Universign est bien faite, et favorise une mise en œuvre rapide. Nous avons profité de la mise à jour de la nouvelle plateforme en ligne pour intégrer la signature électronique », explique Romain Ganne, le développeur Web de l’ESSCA.

Les équipes de l’ESSCA peuvent désormais proposer aux entreprises d’opter pour le circuit qu’elles préfèrent : rester sur de la version papier ou passer à la dématérialisation du dossier étudiant, avec des processus simplifiés, fluidifiés et sécurisés.

En moins d’un an de collaboration, l’ESSCA note que sur 3 000 contrats en 2016, 1 995 entreprises décident de quitter le circuit classique et optent pour une signature électronique.

Après cette première collaboration réussie, l’ESSCA a pour ambition, avec Universign, de digitaliser intégralement les inscriptions administratives des étudiants afin de proposer une dématérialisation à 100% des dossiers d’inscriptions des étudiants.

Pour délivrer à ses membres des informations ciblées, l’Union Internationale des Transports Publics a mis en place une GED.

Créée en 1885 et installée à Bruxelles, l’Union Internationale des Transports Publics (UITP) fédère autour de ses activités plus de 1 400 adhérents de 96 pays : exploitants de réseaux, industriels, autorités organisatrices et académiques-de par le monde. La bibliothèque de l’UITP joue un rôle stratégique pour répondre à l’une des missions de l’institution : la diffusion d’informations ciblées à ses membres affiliés.

Pour répondre aux enjeux de collecte, de stockage et de diffusion, l’UITP mise sur une solution de gestion documentaire adaptée à son organisation et à son contexte international.

C’est dans les années 80 que l’UITP met en place le site Internet de l’association et propose un service d’accès en ligne aux adhérents (mobi+), combinant descriptifs bibliographiques et contenus partiellement scannés. « Puis, de fil en aiguille, nous nous sommes équipés d’une solution de gestion documentaire », complète Thierry Maréchal, Senior Manager Information Center au sein de l’UITP.

Un changement d’outil pour répondre à de nouveaux besoins et défis

Avec un fonds documentaire numérisé à 90% en 2013, soit plus de 40 000 documents (article, rapports, études, photos, etc.) , « il était vraiment temps de changer d’outil pour gagner en efficacité ». Après avoir comparé une quinzaine de produits, Kentika retient l’attention. « C’est grâce à M. Dazy de IP Solutions (NDLR : partenaire intégrateur historique des solutions de Kentika dans l’Est de la France et sur la zone Benelux) que nous avons connu cette application. La longue expérience du prestataire de services ainsi que la pertinence de l’outil pour notre projet nous ont convaincus. Kentika est une solution souple offrant de multiples possibilités. »

Depuis la mise en place de la solution, cette dernière a évolué, notamment avec l’intégration du multilinguisme et une gestion des droits d’accès très élaborée… « Le chantier le plus récent porte sur l’adaptation de l’interface utilisateurs pour la rendre plus intuitive en prenant en compte, entre autres, les spécificités régionales. », précise Thierry Maréchal.

Auteur : Pierre Saire

Le tiers de confiance, filiale de la Caisse des Dépôts, complète son offre de services en lançant MyArkhinéo, une application mobile disponible sur iOS et Android.

MyArkhinéo permet de rechercher et de consulter des archives numériques (contrats, factures, bulletins de salaire, états comptables, etc.) depuis un smartphone ou une tablette. L’application est gratuite pour les utilisateurs du service qui peuvent ainsi accéder à tout moment aux documents archivés, mais aussi à des données statistiques, des recherches préférées, ou encore au journal de cycle de vie des archives. Sont également possibles la génération d’attestations de conformité (contenu du dossier de traçabilité) et la consultation des traces des accès aux données.

Authentification multi-facteurs

La sécurité de l’accès repose sur une fonction d’authentification multi-facteurs. Grâce à un système de QR Codes, le terminal mobile est d’abord associé à son propriétaire, puis synchronisé avec son compte utilisateur CDC Arkhinéo avant d’être enregistré par le système pour faciliter les prochaines connexions. Si celles-ci sont effectuées depuis un autre appareil, elles nécessitent un login, un mot de passe ainsi que la lecture d’un QR Code à usage unique utilisé comme clé de reconnaissance.

Spigraph propose ce webinar pour présenter une solution complète de gérer ses documents dans le cloud. Le distributeur organise ce webinar d’information, mardi 7 mars de 11h30 à 12h00 avec ses partenairesKodak Alaris, Xerox DocuShare et AbilDoc.

Du simple partage de documents quotidiens jusqu’à la reprise de vos archives, la solution GED Xerox DocuShare donne la possibilité de gérer tous ses documents sur le Cloud.

Associée aux scanners Kodak Alaris tels que le nouveau i1190WN sans fil, d’une simple pression sur le bouton de numérisation, on envoie directement ses documents dans le Cloud privé de Xerox DocuShare.

Internaliser ou externaliser la solution GED ?

Les deux sont possibles. AbilDoc vous rend autonome pour dématérialiser vos documents aussi bien sur son Cloud privé qu’au sein de votre infrastructure informatique. AbilDoc propose un service de dématérialisation de vos archives dans vos locaux.

Agenda du webinar de 30 minutes :

• Les scanners Kodak Alaris i1190 et sans fil i1190WN pour le Scan-to-Cloud (5 min)
• Démonstration de 3 scénarios de capture Scan-to-DocuShare (5 min) : envoi simple de documents, séparation avec code-barre, indexation pour classement automatique
• Démonstration de Xerox DocuShare : fonctionnalités et possibilités (15 min)
• Cas clients : du besoin le plus simple aux projets d’envergure les plus complets (5 min)
• Questions & Réponses

Mardi 7 mars de 11h30 à 12h00

Inscription

Quels sont projets de gestion électronique de documents ou plus généralement de dématérialisation en 2017 ? Solutions Numériques met en place un nouveau sondage sur le sujet.

Si pour le moment, vous êtes très largement, à 67 %, à avoir un projet de dématérialisation des factures, domaine porteur dans la dématérialisation s’il en est, la signature électronique et l’archivage des mails font aussi des scores notables, à égalité chacun (33 %). La dématérialisation du courrier, et les projets de gestion documentaire arrivent ensuite, à égalité avec l’achat de scanners (17 %). Votez et visualisez les résultats en direct.

Le spécialiste nordique de la gestion de contenu d’entreprise rachète son partenaire de distribution StreamDesign pour en faire sa filiale.

En acquérant StreamDesign, son vendeur le plus important en France, l’éditeur M-Files établit la septième tête de pont de son expansion européenne. Le spécialiste des solutions d’ECM et d’EIM espère accélérer la croissance de sa clientèle hexagonale en développant à la fois de son réseau de distribution et son canal de ventes directes. « M-Files est engagé à aider les entreprises françaises à répondre à leurs exigences de gestion des informations grâce à son approche inédite et flexible. Cette approche a conduit Gartner à considérer M-Files comme le seul éditeur visionnaire dans leur Magic Quadrant ECM. Notre acquisition de StreamDesign accélère notre plan de développement en France en accroissant le soutien à nos partenaires, et en nous assurant que nous apportons le plus haut niveau de service et d’assistance possible à nos clients », déclare dans un communiqué Jim Geary, Executive Chairman de M-Files Corp.

Concurrencer OpenText, Docuware et Onbase

M-Files emploie près de 350 collaborateurs et revendique des milliers de clients, notamment EADS, Siemens, Sagem, AstraZeneka ou encore SAS, et plus de 500 partenaires dans plus de 100 pays. Ses principaux concurrents sont OpenText, Docuware et Onbase. En France, le nom StreamDesign devrait disparaître dans quelques mois au profit de celui de M-Files, indique Stéphane Mellier, l’un des fondateurs de StreamDesign qui prend par ailleurs les commandes de la nouvelle filiale. La structure, qui compte pour l’heure 5 personnes, projette de doubler son effectif à l’automne prochain.

Eukles a réalisé ce réseau d’échange numériques inter-entreprises sécurisé de bout en bout. « Envoyer, recevoir, archiver, sécuriser » peut-on lire sur la plaquette commerciale que la société a dévoilée au salon IT Partners.

Le service démarre aujourd’hui. « Nous avons ubérisé tous les services courriers de la Poste », nous déclare Frédéric Sastrel, président d’Eukles, une société spécialisée dans l’édition de logiciels de gestion électronique de documents et de sauvegarde 100 % Cloud.

Récompensée en région PACA pour cette solution automatisée de gestion et de classement des courriers dématérialisés entrants et sortants début décembre 2016, le société varoise avait indiqué vouloir la commercialiser dès le début 2017.

Une application typique pour les factures

Frédéric Sastrel, le président d’Eukles, au salon IT PArtners 2017

L’application permet d’expédier et recevoir tout le courrier entre partenaires (fournisseurs, clients, partenaires commerciaux, etc..). Tous les échanges sont cryptés de bout en bout, puis sécurisés dans l’application servant alors de système d’archivage électronique sécurisé. Resopost est conçu pour fonctionner automatiquement – la détection des destinataires est automatique – avec une preuve de réception et de consultation par le destinataire.
Les économies sont de plus de 90 % sur les frais postaux, indique Frédéric Sastrel, qui nous précise que plusieurs grands groupes ont déjà signé, notamment des acteurs dans l’impression bureautique. Au salon IT Partners, Eukles a reçu un deuxième prix décerné par Samsung pour cette offre qui a nécessité 2 ans de développement avec une équipe de 10 personnes.

Tiers de confiance archiveur et filiale de la Caisse des Dépôts, CDC Arkhinéo rejoint eFutura, première association française à regrouper un panel représentatif des acteurs impliqués dans la gestion, la valorisation et la préservation des contenus numériques.
Au travers cette adhésion, le but de CDC Arkhinéo est de bénéficier d’une voix de plus dans le secteur de la dématérialisation et de disposer notamment d’un siège à la commission de révision de la norme Afnor Z42013, norme pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des conditions qui en garantissent l’intégrité (équivalent international Iso 14641).

Cette adhésion lui permettra également de coopérer avec les groupes de travail sur la normalisation internationale, sur eIDAS et la blockchain.

Pour Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo : « eFutura est une
association incontournable, qui réunit de véritables experts de la dématérialisation et de la numérisation autour de notre cœur de métier et accorde une place, à travers un de ses collèges, aux entreprises utilisatrices. Nous nous réjouissons tout particulièrement de pouvoir faire partie de la commission de révision de la norme Afnor Z42013 ».

A lire aussi : eFutura, la renaissance de l’Aproged : de la GED à la transition numérique

Sur le salon Solutions RH, Cegid/Technomedia met en avant PeopleVision, un nouvel ensemble de services en ligne dédié aux acteurs RH, son « nouveau centre de gravité », selon les mots de Sébastien Maire, directeur général adjoint de Cegid/Technomedia.

Cet outil intelligent agrège les données issues de systèmes d’information hétérogènes et offre un accès direct et sécurisé aux informations paie et RH. Le groupe a donc su articuler l’offre paie de Cegid et l’offre de gestion des talents de Technomédia, société canadienne rachetée par Cegid en décembre 2015. Qualifié d' »outil RH universel » par Sébastien Maire, « il fonctionne comme un cockpit ». Il présente des fonctions avancées de people Relationship management : synthèse 360 % du salarié, notifications…, des moyens prédictifs et prescriptifs pour prévenir les risques d’absentéisme ou de démission par exemple.

PeopleVision

Le responsable envisage déjà l’avenir de la solution : en faire un app store, qui pourrait servir de « place de marché auprès de services de startups » et lui adjoindre les services d’un chatbot.

La société compte se développer en Europe, nous confie Sébastien Maire : en Grande-Bretagne, Scandinavie et Allemagne, mais aussi en Asie et Moyen-Orient où Cegid est déjà bien implanté côté Retail. La société compte doubler son CA en 2021, soit passer de 300 millions d’euros de chiffre d’affaires à 600 millions d’euros.