AM Trust, un éditeur français de solutions documentaires s’associe à DocuWare, spécialiste lui de la GED, afin de renforcer son offre de dématérialisation.

Combiner le système d’archivage électronique à valeur probatoire (certifié NF 461) d’AM Trust et la GED de Docuware, en mode Cloud ou on premise, et vous obtenez une solution de dématérialisation globale et intégrée. Un connecteur standard a été développé entre les deux solutions permettant aux clients, ce sont les TPE et PME qui sont visées, de bénéficier de l’ensemble des services liés à la dématérialisation : partage des documents dans un mode collaboratif, workflow, LAD/RAD, outils de capture et enfin, archivage à valeur probatoire.

 » Grâce à cette offre unique, intégrant les composants de l’offre DocuWare et l’archivage numérique certifié NF 461, AM Trust a tous les moyens pour devenir un acteur majeur de la dématérialisation. L’autre point bénéfique de ce partenariat est la possibilité de proposer à nos clients respectifs une solution complémentaire à leur premier équipement « , explique Olivier Rajzman, directeur commercial France de DocuWare.

Spécialiste de la gestion de contenus, Elo prépare son congrès annuel qui se déroulera le 18 octobre au New Cap – Event Center, à 200m de la Tour Eiffel.

ELO Digital Office développe et distribue des solutions logicielles de gestion documentaire, d’archivage numérique et de gestion des processus. Ces logiciels englobent tout l’éventail des fonctions ayant trait à la gestion de contenus : ECM (Enterprise Content Management), GED, archivage, workflow, mobilité, dématérialisation…

Lors de cet événement, ELO Digital Office présentera notamment la nouvelle suite ELO ECM 10, la solution verticale de gestion des factures fournisseurs et le nouveau module d’archivage automatique des e-mails.
Au-delà, des témoignages clients, des ateliers démo et une conférence thématique sur la gestion des processus documentaires grâce au digital, présentée par le cabinet Markess, rythmeront cette journée :
Epson France, Fujitsu France et Panasonic France seront également présents en tant que partenaires technologiques de l’éditeur.

L’imageFORMULA ScanFront 400 pour Canon, l’i3500 pour Kodak Alaris, les deux ténors présentent simultanément leurs nouveaux scanners à destination des environnements de production.

L’imageFORMULA ScanFront 400 peut numériser à 45 ppm des pages A4 et A5, des cartes de visite et des passeports. Son mécanisme de détection de double alimentation par ultrasons facilite la dématérialisation d’enveloppes, de brochures et de documents pliés. Muni d’un chargeur de documents d’une capacité de 60 feuilles, il est crédité d’un traitement de 6 000 pages par jour.

Canon a opté pour une interface bâtie sur Linux et un écran tactile de 10,1”. En outre, son nouveau modèle ne nécessite ni PC ni logiciel supplémentaire pour fonctionner, et peut être connecté sur un réseau local pour numériser vers une adresse email, un dossier existant, un serveur FTP, une clé USB, un télécopieur (via E-fax) ou une imprimante. Des fichiers d’indexation de métadonnées personnalisés peuvent être créés et transmis avec chaque numérisation, et un SDK est mis à la disposition des intégrateurs afin de personnaliser l’interface utilisateur ou de créer de nouvelles applications sur mesure.

Le fabricant japonais a renforcé le volet sécurité. En plus des classiques droits d’utilisateurs, sont disponibles une connexion sécurisée par mot de passe à l’aide de l’Active Directory ou du LDAP, et l’envoi sécurisé de fichiers cryptés via les protocoles FTPS/SMTPS et SFTP. L’imageFORMULA ScanFront 400 sera disponible fin octobre à un prix d’environ 1 645 € HT.

Maîtriser le chaos des données

Chez Kodak Alaris, on cherche à maitriser le « chaos des données » avec le scanner i3500 dont la vitesse de traitement peut atteindre 110 pages couleur par minute. Ce modèle recto-verso dispose d’un chargeur automatique de 300 feuilles acceptant la plupart des documents, des cartes de visite aux documents A3. La technologie Perfect Page du fabricant américain est intégrée, tout comme la lecture de codes-barres. Une détection d’alimentation multiple par ultrasons et une protection intelligente des documents (IDP) optimisent la numérisation : grâce au son du passage du papier et à l’arrêt du scanner dès une alerte de document endommagé, le document et les informations qu’il contient sont préservés.

Les logiciels inclus extraient des données stratégiques provenant des documents et les implémentent dans les processus métier et les workflows existants. Ce scanner (7 995 € HT) dispose d’une interface USB 3.0 et de pilotes et de logiciels standards pour une intégration dans les principaux environnements. Sont proposés en option des modules de numérisation à plat aux formats A3 et A4 permettant de traiter des pages de magazines et des documents reliés, ainsi qu’un dispositif d’impression des documents.

Maîtrise du processus de traitement des factures fournisseurs, de la classification et indexation manuelle de documents, et de la contractualisation en ligne : Laurent Henault, CEO de W4 et directeur du marketing et des opérations internationales du groupe ITESOFT, nous dévoile ses nouvelles offres, dont, en avant-première, celle de contractualisation en ligne: eContract.

A l’origine positionné comme spécialiste dans la relation client et la relation fournisseur, Itesoft est devenu aussi un spécialiste des processus, en particulier depuis le rachat de W4 qui lui a ouvert des perspectives dans le BPM (Business Process Management), ou gestion des workflows. En s’associant en juillet 2015, Itesoft a apporté sa forte culture métier autour de la capture intelligente omnicanal des documents, et W4 un savoir-faire de mise en œuvre des processus métier (BPM). Ce qui a permis la naissance d’une plateforme complète de dématérialisation et d’automatisation des processus clients, fournisseurs et opérations, nommée SCPA (Secure Capture & Process Automation). A l’occasion des Salons Solutions qui se sont déroulés à la porte de Versailles à Paris, du 20 au 22 septembre, nous avons interviewé Laurent Henault, CEO de W4 et directeur du marketing et des opérations internationales du groupe ITESOFT, qui nous a dévoilé en avant-première une nouvelle solution de contractualisation en ligne: eContract

Sol IT : Comment vos offres se complètent-elles aujourd’hui ?

Laurent Henault, Itesoft-W4

Laurent Henault : Les racines du rapprochement entre W4 et Itesoft viennent de la complémentarité entre les offres. Pas de processus qui ne manipule de document et, a contrario, pas de document qui n’entraîne un processus. La logique de rapprochement entre W4 et Itesoft était là, elle est conservée, au travers des trois piliers de notre offre produits : la capture omnicanal – mail, voix, papier, PDF, etc. -, l’automatisation de processus et la détection de fraude documentaire. Nous offrons à nos clients des services de vérification de documents, de conformité entre de multiples pièces d’un dossier, et d’authenticité. Des services utilisés par exemples par les banques pour s’assurer de la non falsification d’une carte d’identité ou de la validité des informations d’un justificatif de domicile ou d’un avis d’imposition.

Sol IT : Quelles solutions développez-vous sur votre plateforme SCPA ?

L. H. : Sur cette plateforme SCPA, on a trois familles de solutions qui adressent trois types de besoin – pour améliorer la relation fournisseurs, pour améliorer la relation/ l’expérience clients et pour viser l’excellence opérationnelle : SCPA/S pour Suppliers (Fournisseurs), SCPA/C pour Customers (Clients) et SCPA/O pour Opérations.

Dans chacune de ses familles, on lance des produits nouveaux. D’abord un nouveau produit pour maîtriser le processus de traitement des factures fournisseurs : ITESOFT.Balance. Une solution qui a été développée entièrement sur la technologie W4, sur la base d’un produit BPM. C’est un peu un cheval de Troie pour nous, pour montrer toute la valeur du BPM à nos clients, sur un cas concret, métier, que l’on maîtrise parfaitement. Avec l’espoir d’étendre ensuite l’usage de nos technologies sur d’autres sujets, connexes à la direction financière, mais aussi plus larges dans le cadre de la relation clients et de l’excellence opérationnelle.

Itesoft.Balance

Deuxième produit lancé : ITESOFT.Inflow pour la classification et l’indexation manuelle de documents, qui s’appuie sur le BPM de W4. Il permet de paramétrer simplement des écrans de classification et d’indexation manuelle de documents et s’adresse en particulier aux entreprises de BPO (Business Process Outsourcing).

Enfin, troisième produit que nous sommes sur le point d’annoncer : une offre de contractualisation en ligne nommée eContract [NDLR : voir notre encadré ci-dessous], qui s’inscrit dans le cadre de processus complexes – par exemple de souscription en ligne où on mélange à la fois la digitalisation, l’automatisation, la saisie de formulaires et l’apport de preuves. Objectif : ne pas avoir de rupture de chaîne, ne pas être contraint de passer du digital au papier. Une offre qui s’appuie sur la signature électronique et la détection de fraude.

Autant de nouvelles solutions et de technologies que le cabinet d’analyse Aragon Research vient de récompenser en nommant Itesoft/W4 « Hot Vendor 2016 » sur le segment de marché « Digital Business Plateform ».

eContract

Cette nouvelle solution fait partie de la suite SCPA for Customers : elle intègre la constitution des dossiers, la validation des pièces justificatives et la signature électronique des contrats.

Elle s’adresse à toutes les sociétés, notamment banques, assurances et mutuelles, qui proposent à leurs clients de souscrire à des offres de service en ligne nécessitant la constitution d’un dossier de contractualisation. Elle améliore l’expérience client au travers d’un parcours 100 % dématérialisé et optimise le processus de contractualisation grâce au contrôle automatique des pièces justificatives (validité des pièces, complétude du dossier) et à la gestion en ligne de la signature électronique du contrat par le client.

Alors qu’en janvier 2015, Everial (gestion des fonds documentaires et du traitement des flux d’information) rachetait Knowings (spécialiste des logiciels collaboratifs et de l’ECM), Patrick Michels, fondateur et dirigeant de Knowings, rencontré sur le dernier Salons Solutions, nous livre quelques informations sur l’avenir de la marque Knowings et, au passage, nous indique en avant-première l’arrivée d’une nouvelle solution de facturation électronique.

« La marque Knowings disparaît en tant que marque d’entreprise, et devient « Everial Logiciels », mais reste en tant que marque produit », nous confie Patrick Michels .

Patrick Michels

« Cette Business Unit du groupe Everial recouvre les activités historiques de Knowings et certaines activités non moins historiques d’Everial, et traitera tous les projets de GED et de plateforme collaborative, innovation et développement de logiciels. » Patrick Michels prend en charge la direction de cette BU, responsabilité qui vient en plus de son poste de directeur Marketing et Communication du Groupe Everial.

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L’arrivée d’une plateforme de gestion des factures électroniques clients

« Elle n’a pas encore de nom », nous confesse Patrick Michels, qui décrit ainsi cette nouvelle solution : « Elle récupère les flux de factures provenant d’un ERP, d’un logiciel de facturation, et va permettre de signer les factures électroniquement, de mettre un cachet serveur sur ces factures, de les classer dans une GED – dans notre GED Everial – et ensuite de les diffuser automatiquement aux clients de nos clients. » Un processus qui permet d’éviter l’impression, la mise sous pli, l’expédition par la Poste, etc. « On a donc des retours sur investissement extrêmement rapides », affirme Patrick Michels. Opérationnelle, cette plateforme est disponible en SaaS ou en licence, et s’adresse par exemple aux acteurs de la grande distribution pour leur permettre de réduire les délais et les coûts de facturation – sachant que le coût d’émission d’une facture se situe autour de 15 euros, l’entreprise peut espérer gagner 2 ou 3 euros sur les seuls impression, mise sous plis et envoi. Multipliez ces euros sur des dizaines de milliers de factures, et l’économie réalisée devient très importante.

En France, le Programme Hôpital Numérique évolue avec l’objectif de conduire les établissements de santé vers un système d’information (SIH) plus mature. Lors d’un atelier didactique, Locarchives, tiers archiveur de confiance, et SER Group, éditeur de logiciel de GED, ont présenté la démarche de numérisation, de gestion électronique et d’archivage numérique et physique des dossiers patients au travers notamment du retour d’expérience d’un hôpital francilien de 900 lits.

L’informatisation du parcours de soin, la dématérialisation et la gestion électronique des dossiers médicaux sont au cœur du dispositif Programme Hôpital Numérique. A la clé : l’accès partagé et la gestion collaborative des dossiers par le personnel soignant, la fluidité du parcours de soins pour le patient, l’optimisation de l’organisation et des coûts par les hôpitaux.
Si le tout dématérialisé demeure un rêve financièrement inaccessible à la vue des volumes de dossiers patients concernés, la transition vers le numérique est à la portée des établissements de santé. La réforme de l’État et des différents niveaux de l’action publique (collectivités, organismes, administration) possède un fil rouge, celui de la dématérialisation. Cette problématique implique des changements opérationnels quotidiens pour les équipes de soin et le personnel soignant. D’où la mise en œuvre de solutions ingénieuses qui facilite cette transition vers le numérique.

Lors d’un atelier didactique, Locarchives et SER Group, éditeur de logiciel de GED, ont présenté la démarche de numérisation, de gestion électronique et d’archivage numérique et physique des dossiers patients au travers notamment du retour d’expérience d’un hôpital francilien de 900 lits. Hervé Streiff, RSSI de Locarchives, Didier Papion, DG de SER Group et Thomas Deanaz, chef de projet chez SER Group ont d’abord dressé un panorama de la gestion des archives de santé.

Confidentialité des données personnelles et disponibilité des dossiers

Les archives de santé sont constituées non seulement des dossiers médicaux avec leurs documents physiques et/ou numériques (compte-rendu, radiographies, imagerie médicale…) mais aussi de leurs métadonnées et des données de santé à caractère personnel du patient. La réglementation applicable aux archives de santé est riche et compte deux objectifs majeurs : la confidentialité des données personnelles et la disponibilité des dossiers pour assurer les soins et protection de l’hôpital en cas de contentieux. Il existe aujourd’hui différentes solutions documentaires sur le marché : le Cloud, l’hébergement, le système d’archivage électronique, la numérisation et la dématérialisation… «Il existe de nombreux  éléments de conformité sur lesquels s’appuyer pour externaliser en toute confiance les archives de santé. Le cœur de toute cette réglementation est l’agrément HDS – Hébergeur de Données de Santé. Ce dernier est axé sur le confidentialité des données à caractère personnel», rappelle Hervé Streiff.

La numérisation des dossiers patients en 5 étapes

Les trois intervenants ont ensuite expliqué comment bien numériser les dossiers patients au format papier. « La gestion des dossiers patients au format papier représente souvent un véritable casse-tête pour les hôpitaux » résume Didier Papion. En effet, le format papier est coûteux et induit des risques de perte ou de non-complétude des dossiers. Pour preuve, « la Haute Autorité de Santé vient d’imposer à un CHU régional de mettre en œuvre la traçabilité complète de  ses dossiers patients d’ici un an.  En Allemagne, 75 % des hôpitaux sont déjà passés à la dématérialisation des dossiers patients », précise  Didier Papion à ce sujet.    Il est nécessaire de suivre une démarche en 5 étapes selon Didier Papion pour réussir un projet de numérisation des dossiers médicaux. D’abord disposer d’un Dossier Patient Unique (DPU) afin de structurer les documents du dossier. En effet, d’après Didier Papion, « la numérisation n’est pas  une baguette magique, et ce qui est mal rangé au départ le sera tout autant à l’arrivée ». Ensuite, il faut recenser les dossiers papier pour avoir une vision claire des fonds d’archives : métrage linéaire, nombre de pages par dossier…

C’est alors que l’hôpital doit cibler les documents qui ont du sens pour les différents services. Quel serait l’intérêt de numériser le dossier d’un patient dont la dernière visite date d’il y a 15 ans et qui ne reviendra peut-être jamais dans l’hôpital ? Il est important de noter qu’il n’existe pas de règle universelle applicable à tous les établissements. Passées ces étapes, il faudra estimer la charge de travail et le budget associé, pour, in fine, déterminer qui réalise la numérisation et comment. Recours aux équipes internes ou à un prestataire, traitement au fil des demandes de consultation ou opération de masse… chaque établissement devra réfléchir en fonction de son contexte spécifique.

Démonstration par l’exemple d’un établissement francilien

A titre d’exemple, les intervenants ont détaillé le projet d’un établissement francilien de 900 lits, disposant déjà d’un DPU en place depuis plusieurs années, qui a dû dématérialiser 8 kilomètres linaires de dossiers patients.  A noter que cet établissement de santé. L’analyse des statistiques du logiciel d’archives a permis de cibler les dossiers patients actifs : ceux venus à l’hôpital au moins une fois sur les 2 dernières années, soit l’équivalent de 54 000 dossiers de 125 pages en moyenne. La durée de la charge de travail est alors estimée à 6 mois avec 2 équipes à temps plein. L’hôpital choisit de recourir à un prestataire externe. L’intégration des documents dans la GED permet à l’hôpital en question d’accéder immédiatement en ligne à tous les documents d’un dossier, papier et électroniques. La GED lui offre aujourd’hui également une traçabilité optimale des dossiers et lui permet de savoir dans le détail qu’est-ce qu’a fait un praticien, ou un patient. L’hôpital n’a pas perdu un seul dossier depuis la finalisation du projet en 2011 … et ce alors qu’il déplorait la perte de plusieurs centaines de dossiers auparavant. L’objectif à terme est bien évidemment de supprimer totalement le papier. « Cela ne peut se faire du jour au lendemain » ont rappelé les experts. Et de souligner que ce type de projet est éligible à subvention dans le cadre du projet Hôpital Numérique.

« Il y a vraiment une démarche d’organisation à mettre en œuvre, tant pour la numérisation que pour la gestion électronique et l’archivage  des dossiers », conclu Hervé Streiff.

Arondor, une entité du groupe Neurones et expert de la GED et des processus métiers, lance une nouvelle version de sa solution de visualisation de contenus : ARender 3.1.0.

Via les capacités de streaming de la solution, la visualisation de documents, y compris de vidéos, se réalise de façon instantanée. En outre, ARender permet d’ouvrir et d’afficher tous types de formats, tout en permettant à l’utilisateur d’annoter des documents. Elle s’interface naturellement avec les solutions ECM majeures du marché : IBM, EMC, OpenText, CMIS, etc. Des centaines de formats de documents tels que PDF, Microsoft Office, ZIP & MAIL, TIFF, CAD sont disponibles.L’utilisateur peut visualiser ses documents directement depuis son navigateur Web.

ARender compte aujourd’hui plus de 200 000 utilisateurs dans le monde entier. La société vise le million d’utilisateurs d’ici à fin 2017. Pour atteindre cet objectif, la société a renforcé l’équipe commerciale en charge de la solution, a accru ses investissements en R&D de 50 % et recrute activement de nouveaux partenaires technologiques et intégrateurs afin de développer son réseau de distribution notamment au niveau européen et mondial.

Acteur français spécialiste de l’archivage numérique et physique, Locarchives va inaugurer un nouveau site à Nîmes le 15 novembre prochain.

Présente à Marseille, via le rachat d’Archives Chrono en janvier dernier, à Lyon et à Toulouse, la société renforce son maillage régional avec ce nouveau site dans le Gard. La construction de ce grand site s’inscrit dans la stratégie de couverture régionale de Locarchives, qui dispose désormais de sept antennes en France. Satisfait de ce maillage national, Locarchives n’envisage pas de développement hors de l’Hexagone mais ne s’interdit pas de réfléchir à des partenariats au niveau européen pour renforcer son offensive numérique.

Comptant 470 salariés, la société affiche un chiffre d’affaires de 46 millions d’euros en 2015. Le tiers archiveur met à destination de ses clients un portail unique qui leur permet d’accéder à l’ensemble de leur patrimoine documentaire, tout en intégrant à son offre des éléments complémentaires de GED. L’archivage physique pèse toutefois près de 85 % dans le CA de la société, avec un stock de papier de plusieurs milliers de kilomètres linéaires et qui continue de croître. Les 15 % restants du CA sont générés par les activités numériques qui affichent un taux de croissance de 47 % contre 2 % pour l’archivage traditionnel. « Nous continuons à nous développer de manière significative en croissance organique mais depuis quelques années nous réalisons de la croissance externe sur la partie sauvegarde informatique et sur la partie archivage physique », souligne Xavier Berloty, managing director de Locarchives.

Le gain estimé par les études de conseil pour un projet de traitement dématérialisé des factures fournisseurs est de 10 € par facture.

Cependant, que vous soyez un auto-entrepreneur, une PME industrielle ou une entreprise du CAC 40, vous ne rencontrerez pas les mêmes enjeux, investissements et  gains.

T2i organise ce webinar , destiné principalement aux responsables financiers, DAF et eux dirigeants d’entreprise. L’objectif est d’aider à qualifier son projet de dématérialisation, à orienter son investissement afin d’obtenir le meilleur gain après avoir déployé la dématérialisation des factures fournisseurs.

Brice de Marcillac, expert fonctionnel anime cette web conférence en live.

Dates :

- Jeudi 3 novembre à 15h30

- Mardi 6 décembre, 14H45

Inscription

Joel PASCAL

Le 2e congrès de l’éditeur ELO Digital Office  France s’est déroulé à Paris le 18 octobre, réunissant l’écosystème: clients, distributeurs et constructeurs partenaires (scanners et imprimantes).

L’éditeur de solutions de démat et de GED, leader outre-Rhin, continue à s’implanter dans l’hexagone, via un réseau de distributeurs en expansion, et un certain nombre de succès dans les entreprises, administrations, collectivités locales.

Le Congrès 2016 était l’occasion de présenter les nouvelles fonctionnalités de sa suite ELO 2010 et de présenter quelques témoignages de clients ayant déployé des projets de gestion documentaire/dématérialisation :

• Actual (Interim, Recrutement & Formation), témoignage de Christine Lambert, Responsable Administrative pour le Groupe Actual, « Traitement dématérialisé des factures fournisseurs »
• ​Centre de Gestion du Var (Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Var), présentation de Guy Saignes, Directeur technique chez Opus Technologies International, « Mise en place d’un système de partage transversal de la base documentaire (gestion des droits, accès métier différenciés…) ».

Actaua

 Actual: « j’en rêvais depuis 3 ans »

« J’en rêvais depuis 3 ans » expliquait Christine Lambert, qui a géré dans le groupe Actual la dématérialisation des 33 000 factures fournisseurs, pour les 190 agences de ce groupe d’Intérim, fort de 700 collaborateurs. Le projet a été déployé par Mercuria qui travaille avaec Actual depuis près de 10 ans.

Christine Lambert , Groupe Actual, au centre, , a présenté le projet de démétarialisation. A Gauche, l’intégrateur Mercuria, à droite Frédéric Dupré, directeur commercial de ELO France

Centre de Gestion du Var (CDG 83)

Guy Saignes, d’Opus technology, présentait le cas emblématique de CDG 83, etablissement public local à caractère administratif, partenaire des collectivités locales pour la gestion des carrières des fonctionnaires du Var (12 500 agents répartis dans 253 communes affiliées), L’application permet d’archiver les dossiers divers que gère l’organisme: gestion de carrière, paye, médecine préventive, etc. L’intégrateur Opus assiste et conduit ce type de  projets depuis 1991.

Le cas CDG 83 présenté par OPUS

Pour conclure cette journée , ELO avait demandé à la société d’études Markess de présenter une étude sur le thème « Et demain, quelles innovations en gestion des processus documentaires grâce au digital ? »

Cette étude clôturait un congrès pour le déroulement duquel  les organisateurs avaient su associer business et convivialité.

Tessi documents services fait évoluer sa solution de gestion de contenu et case management Tessi DOCUBASE 5, en particulier avec une nouvelle brique destinée à mieux interpréter les données gérées des entreprises. Voici en primeur des détails sur Tessi DOCUBASE analytics.

La solution apporte de nouveaux outils permettant de réaliser un pilotage précis des équipes métiers. Il permet le suivi en temps réel d’indicateurs sur le traitement des flux de documents circulant dans les différents workflows. Piloter l’activité à partir de tableaux de bord de suivi de production, analyser la production, les états de stocks, les délais de traitements… , équilibrer les charges par acteurs en fonction d’indicateurs de performance ou encore modéliser des tableaux de bord de pilotage sont des exemples d’usage.

Par ailleurs, le nouveau viewer a été redesigné pour une ergonomie améliorée.
Il est disponible en client léger, sans applet Java et sans composant ActiveX. Les documents stockés en GED sont consultables sans téléchargement sur le poste de consultation. Il ne nécessite aucun plug-in.

Enfin, un connecteur permet aux utilisateurs Microsoft SharePoint de créer un groupe de documents (Document Set) à partir d’un modèle ou encore un document spécifique et de le déposer dans un groupe de documents. Il permet de rechercher des documents présents dans Tessi DOCUBASE et de les pré-afficher à l’issu de la recherche, enfin d’Importer un document présent dans Tessi DOCUBASE dans le groupe de documents.

Le sondage mis en ligne en octobre sur solutions-numériques à propos de la signature électronique est éloquent. La question était: « signature électronique, y êtes-vous passé? ».

76% des visiteurs (chiffres au 8 novembre 2016) se déclarent concernés. 38% étant déjà utilisateurs et 38% ayant un projet (« nous y pensons »).

Le quart seulement des visiteurs répondent ne pas avoir de projet.

Sur un marché bagarré où plusieurs offreurs rivalisent de solutions, et sur la tendance forte de la dématérialisation, la signature électronique a incontestablement de belles années devant elle.

Résultats du sondage solutions-numériques.com le 8 novembre 2016

Le groupe d’agences d’Intérim Actual est un groupe familial indépendant, qui compte 190 agences, 700 collaborateurs permanents, 9500 clients, pour un CA prévisionnel de 450M€ en 2016, en forte croissance (330M€ en 2015).

Afin d’accélérer le cycle des réglements, le traitement des 33 000  factures fournisseurs annuelles a été automatisé avec la solution ELO Digital Office, et  centralisé sur un site unique, celui de Laval. La mise en production a été faite en octobre 2016.

« Avant ELO, nous gérions 33 000 factures, sur 250 sociétés, et 200 sites, avec la comptabilité TOTEM, et avec des ‘bons à payer’ manuels, par courrier ou mail », se souvient Christine Lambert, responsable comptable. « Le groupe grossissant de façon exponentielle, nous perdions du temps et pouvions égarer des factures »

« ELO, j’en ai rêvé »

Christine Lambert répète cette phrase. Le partenaire informatique du groupe Actual, l’intégrateur Mercuria a déployé la solution ELO Digital Office. Désormais , explique Christine Lambert, le lien PDF de la facture et les informations de règlement, sont envoyés pour validation. J’ai estimé que la solution ELO ne convenait pas seulement à mes besoins, mais aussi au service RH, car les documents comportent des données sur les employés.

Christine Lambert , Groupe Actual, au centre, a présenté au Congrès ELO d’Octobre 2016 le projet de démétarialisation. A Gauche, Olivier Brunelle, de l’intégrateur Mercuria, à droite Frédéric Dupré, directeur commercial de ELO France

La solution déployée tire parti de ELO DocXtractor , qui effectue une reconnaissance et lecture des factures. « On a été bluffé par la capacité de reconnaissance » avoue Christine Lambert.  ELO Pro 9 permet la gestion des processus d’imputation et des Bons à Payer, l’archivage pendant 3 ans sur place- ce qui intéresse le service juridique-  et la recherche des documents.

Auparavant, les factures passaient par le  réseau complexe des 200 agences, au lieu d’un site unique, à Laval. Et le règlement peut requérir jusqu’à 5 niveaux de validation, responsables d’agences, DAF etc.  « Pour sécuriser le paiement, on ne peut pas déclencher le règlement de la facture, si il n’y a pas eu d’autorisation », explique C. Lambert. « C’est un confort important, il fallait attendre, avant, que le responsable d’agence prenne le temps de voir les règlements, aujourd’hui, cela s ‘opère d’un simple clic, c’est un bonheur ».  Et la solution répond aux nouvelles normes comptables, précise la responsable.

« C’est la solution ELO qui s’adapte à vos besoins »

Olivier Brunelle, Responsable du service Consulting GED & Reporting chez Mercuria explique la clé du succés de la solution : «  ce n’est pas vous qui vous adaptez à ELO, c’est la solution ELO qui s’adapte à vos besoins ». L’éditeur était « rentré par la petite porte », nous a-t-on expliqué, se limitant au début à la gestion des « Bons à Payer ».

La mise en place de la solution a commencé par une analyse, jusqu’à Avril 2016, suivie d’une phase pilote en Juin, la mise en production a commencé en Octobre 2016, sur une vingtaine d’agences, et se poursuit, région par région, jusqu’ne décembre.

Les utilisateurs pilotes forment les autres utilisateurs

La conduite du changement, l’apprentissage ont ils été longs? « Dans la méthodologie que nous employons, nous répond Olivier Brunelle, ce sont les utilisateurs pilotes qui forment les autres utilisateurs ». Christine Lambert renchérit: « Nous sommes trois référents. Une simple démo suffit, et nous allons organiser un webinaire ».

Le budget du projet? 65 K€, licences et prestations.

Actual a choisi d’étendre son utilisation à la gestion du courrier entrant, la dématérialisation de la documentation juridique et de créer une GED Intérimaire.

Soumise à enquête publique dans le courant de ce mois, la future norme « copie conforme » NF Z 42-026 pour la numérisation de document devrait être publiée au prochain printemps.

L’Afnor finalise la conception de la norme NF Z 42-026 qui concerne « la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents et le contrôle de ces prestations ». Autrement dit, cette norme devrait permettre de se passer des originaux papier dès lors que ceux-ci auront été numérisés selon un processus parfaitement encadré. Le Luxembourg et la Belgique ont déjà légiféré pour permettre la destruction à grande échelle des originaux, sous réserve d’avoir procédé à une numérisation fiable ou de recourir à des opérateurs de numérisation qualifiés. « Après deux ans de travaux de rédaction, cette norme s’appliquera aux opérateurs de numérisation ainsi qu’au donneurs d’ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en interne. Elle identifie quatre cas d’usages selon s’il s’agit de numérisation de stock d’archives ou de flux et s’il s’agit de numérisation centralisée type « scan center » ou décentralisée de type « numérisation au guichet ». Une fois homologuée, cette norme aura vocation de servir de référentiel pour une certification », indique Hervé Streiff, responsable conformité et sécurité de l’information chez Locarchives. La NF Z 42-026 sera une norme complémentaire de la NF Z 42-013 qui, elle, certifie déjà depuis quelques années les SAE. Mais elles resteront indépendantes, de telle sorte qu’une entreprise pourra assurer la conformité de son archivage et celle de sa numérisation ou les confier à des prestataires tels que les tiers archiveurs.

Une numérisation fiabilisée avec des métadonnées

Si l’objectif de la norme NF Z 42-026 est de permette l’élimination des originaux papiers, l’entreprise qui l’exploitera devra toutefois prouver la fidélité de ses numérisations, notamment en respectant les modes colorimétriques des originaux et en fournissant un calcul d’empreinte embarqué en tant que métadonnées. Pour les documents les plus sensibles, une attestation de numérisation reprenant l’ensemble des éléments de traçabilité́ du processus sera requise. Mais les futures évolutions juridiques sur le statut d’un document original conditionnent ces avancées. « Tant que la loi n’a pas évolué, l’original d’une facture papier est à conserver. En revanche tous les documents concernant la piste d’audit auront intérêt avec être numérisés en respectant cette norme. C’est d’ailleurs ce qu’encourage le gouvernement, en permettant via son arrêté du 7 janvier 2016 de scanner l’ensemble des documents qui entourent la piste d’audit, ce qui lui facilitera la mise en place du contrôle fiscal à distance », souligne Pierre Patuel, PDG de DPII Telecom.

Des acteurs de la dématérialisation participent bénévolement à la mise à disposition de coffres-forts électroniques pour les personnes en situation de précarité expérimentée par le ministère des Affaires sociales et de la Santé.

Dans le cadre du plan pluriannuel 2015-2017 contre la pauvreté et pour l’inclusion sociale, le ministère des Affaires Sociales et de la Santé a lancé en juillet dernier une expérimentation visant à évaluer l’apport de solutions de coffre-fort numérique permettant de faciliter l’accès aux droits de personnes en situation de précarité. L’objectif est de leur permettre de conserver leurs documents administratifs et pièces justificatives. CDC Arkhinéo et Primobox se sont associés pour proposer une solution dans le cadre de cette expérimentation menée depuis le mois de juillet dernier par l’UNCCAS (Union Nationale des Centres Communaux d’Action Sociale) et la DGCS (Direction Générale de la Cohésion Sociale). Coffreo, la Poste, Adileos et le groupe d’action sociale SOS sont également partie prenante du projet, qui devrait entrer dans sa phase de déploiement début 2017.

Des scanners installés dans les centres d’hébergement

Pour l’heure, les modalités de capture des données ne sont pas encore totalement définies, mais les sans-abri pourront numériser leurs documents soit à partir d’un smartphone soit via un scanner installé dans les centres d’hébergement. Le binôme Primobox – CDC Arkhinéo, qui assure respectivement la collecte frontale et l’archivage dans le temps des données, accompagnera les CCAS (Centres Communaux d’Action Sociale) de Nice et de Paris.

L’expérimentation est mise en oeuvre pour une durée d’un an. Elle est évidement gratuite pour les personnes concernées, tandis que les différents professionnels du numériques travaillent bénévolement. « Nous sommes fiers de participer à cette expérimentation et convaincu que le numérique est un facteur de lutte contre la pauvreté et l’exclusion sociale », indique Charles du Boullay, président de CDC Arkhineo.

Le logiciel de numérisation CaptureOnTouch de Canon est aujourd’hui édité en version professionnelle. Il est dédié à la gamme de scanners de documents imageFORMULA, et a été conçu pour optimiser l’ensemble du processus de numérisation au sein des entreprises de toutes tailles.

CaptureOnTouch Pro propose un menu avec des raccourcis intuitifs qui permettent de numériser les documents à partir d’une seule touche et de les convertir en de nombreux formats : PDF indexables et modifiables, formats PDF/A compact, TIFF multipages et PowerPoint, en particulier

CaptureOnTouch Pro offre également une fonction de numérisation vers le Cloud des fichiers ou des dossiers distincts, un compteur et une reconnaissance optique de caractères (OCR) par zone, de Patch Codes ou encore de codes-barres (avec un module en option). Le logiciel crée également des fichiers d’indexation pour chaque numérisation, facilitant ainsi l’intégration des images numérisées dans les flux existants.

L’attribution de noms aux fichiers se veut « aisée », promet l’éditeur, au moyen de l’identifiant du document, de chaînes de caractères, de la date ou des données reconnues. L’envoi des documents s’effectue vers de multiples destinations : e-mails, périphériques d’impression et services Cloud les plus répandus. Enfin, les différentes fonctions de CaptureOnTouch Pro « s’intègrent facilement à l’existant », indique Canon, par l’intermédiaire de la ligne de commande ou du kit de développement logiciel (SDK).

Synchroniser et partager les fichiers numérisés : Citrix a revu sa solution ShareFile pour un accès et une visualisation plus simples.

Parmi les nouvelles fonctionnalités de ShareFile, on retiendra que l’envoi des documents ne s’effectue plus par mail, mais via une interface Web et un tableau de bord.

ShareFile – tableau de board personnalisé

Les utilisateurs ont accès aux retours, demandes de validation et autres signatures électroniques au sein de l’interface Web. Les utilisateurs peuvent aussi suivre les retours et validations en temps réel avec la possibilité d’instaurer des dates butoirs, et voir le statut des actions à tout moment.

La nouvelle visionneuse permet de visualiser plus de 60 types de fichiers sans attendre qu’ils soient téléchargés. Les fichiers aux formats les plus communs (les PDF en particulier) peuvent être pré-visualisés sans quitter le navigateur Web.

L’éditeur assure que « ShareFile peut être configuré de façon à rationaliser la plupart des cas d’utilisation communs et spécifiques à chaque secteur – particulièrement ceux de la comptabilité et de la santé ». Dans le domaine de l’imagerie médicale, donne-t-il en exemple, « ShareFile permet aux clients dans les secteurs rattachés à la santé de réduire l’usage des CD avec la visionneuse et la solution de stockage éprouvées DICOM (Digital Imaging Communication in Medicine) ». Il assure que, de leur côté, les professionnels de la comptabilité « échangent plus facilement des fichiers QuickBook volumineux, des bilans mensuels, et autres déclarations de revenus », et qu’ils « peuvent désormais créer et suivre des listes, ainsi que signer numériquement des documents. »

Spigraph propose au travers de ce webinaire d’une heure, le 29 novembre,  de découvrir les solutions professionnelles de capture de documents adaptées au secteur de l’assurance et mutuelle.

Cas client : comment Apicil a dématérialisé 100 millions de documents, pour 650 utilisateurs

Lors de cette télé-conférence, Everteam, éditeur de solutions ECM et BPM, présentera le cas client Apicil qui a dématérialisé le traitement des échanges clients : un projet impliquant 100 millions de documents, 650 utilisateurs et plusieurs dizaines de milliers de tâches workflow ouvertes simultanément.

Les solutions qui seront présentées seront :

-Présentation, contexte et problématique, par Kévin Clément – Responsable Marketin , Spigraph

-Numérisation centralisée/décentralisée & Technologies de capture, par Aline Saponara – Sales Manager France Division Document Imaging, Kodak Alaris

-Extraction automatisée des informations, avec les Solutions Kofax, par Spigraph

-Gestion numérique du dossier client – Solution logicielle Case Management, par Philippe Kerrest , Consultant Avant-Vente, Everteam

Date/heure du webinaire: 29 novembre, 11H

Inscription

Joel Pascal

Le Groupe EFIRE (anciennement Groupe Eynard Robin), industriel spécialiste de l’étanchéité et du transfert de fluides, a mis en place la dématérialisation de ses factures fournisseurs dans le cadre d’un projet de dématérialisation et de GED plus global, qui devrait aboutir avant la fin de l’année 2017.

Pour faire face à sa forte croissance, tant organique qu’externe, et pour améliorer ses processus, le Groupe EFIRE qui regroupe 7 sociétés et 9 sites de production en France, pour 250 salariés, met en œuvre depuis 2014 un important programme de dématérialisation. Nouvelle brique de cette stratégie initiée début 2016, le projet de dématérialisation des factures fournisseurs est en cours de déploiement. Il est interfacé avec l’ERP Sage X3 et permet de gérer 1 500 factures par mois. Deux flux différents sont intégrés : les factures papier via une application de LAD (Lecture Automatique de Documents) et les factures numériques au format PDF, qui sont, après validation par le service comptable, envoyées vers l’ERP. Le flux papier est numérisé via un scanner (Kodak Alaris i2400). Les factures et les documents annexes sont ensuite archivés dans la GED pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire. C’est la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i, éditeur de logiciels et société de services, qui est en œuvre. T2i a aussi formé l’équipe de 4 personnes du service Comptabilité, centralisée à Lyon.
« Même si nous ne pouvons pas mesurer encore complétement l’ensemble du retour sur investissement, le gain de temps est actuellement de 4 jours hommes par mois, soit l’équivalent d’une journée par mois. De plus, nous pouvons désormais, en cas de besoin, retrouver rapidement et facilement les documents », explique David Toinon, responsable ERP-SI du Groupe EFIRE.

Améliorer les processus grâce à une GED d’entreprise

Démarré début 2014, avec une première application dans le domaine des ressources humaines puis avec la dématérialisation des factures fournisseurs, le Groupe EFIRE souhaite désormais développer son projet « zéro papier ». Pour ce faire, la société a accepté d’être « site pilote » de la solution de GED ECM4 du Groupe T2i en cours de déploiement. D’ici fin 2017, de nouveaux documents seront intégrés et seront accessibles au fur et à mesure via l’ERP. Il s’agit de l’ensemble des documents de la gestion administrative et comptable (factures fournisseurs, factures achats, contrats clients…), de l’ensemble des documents collaborateurs (fiches de paie, contrats de travail, entretiens annuels d’évaluation…), des documents liés aux ventes et aux achats (devis, commandes, bons de livraison, gestion des certificats matières, notamment pour l’activité négoce).
Enfin, une application consacrée à l’équipe qualité permettra de gérer les processus dédiés de l’entreprise (versioning, gestion des autorisations, …) et d’accéder, en fonction de son profil, aux modes opératoires et processus validés concernant son site de production.

Cette web-conférence, proposée par le Groupe T2i le 1^er décembre, présente HR Café, le SIRH du groupe T2i. L’éditeur présente son application comme « le logiciel SIRH, créé par des DRH pour des DRH ».

Les nouvelles générations qui montent à bord des organisations sont nées avec internet, les smartphones, l’accès immédiat aux services et à de nouveaux modes de travail collaboratif. Le DRH se retrouve désormais au cœur du dispositif de transformation numérique de son entreprise, avec des sources de données déterminantes dans la prise de décision et tout l’accompagnement au changement qu’il en résulte.

« Avant même la conception du logiciel, nous avons rassemblé des DRH et des consultants expérimentés en vue de penser un SIRH en rupture avec les habitudes. Le quotidien des services RH représente une foule d’activités administratives et complexes synonyme de temps perdu ; nous avons donc voulu une solution évidente de simplicité, qui offre en coup d’œil une synthèse du dossier d’un collaborateur ou sur des tâches du jour. Les alertes, les relances, les processus, tout a été pensé pour limiter votre charge administrative. » explique Bastien Sancey-Richard,Account Manager, T2i, qui anime le webinaire.

Date/heure : jeudi 1^er décembre, 9H

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Pascal Joel