Les deux sociétés ont noué un partenariat qui vise à associer des solutions de BPM et de RPA.

Itesoft et Contextor le savent bien, avec la RPA (Robotic Process Automation), la maîtrise des processus gagne en efficacité, grâce à un automate capable, par exemple, de vérifier et valider des workflows documentaires. Les deux éditeurs marient donc leurs offres respectives pour robotiser davantage les tâches à faible valeur ajoutée de ces processus. Chez Itesoft, la plateforme SCPA (« Secure Capture and Process Automation ») automatise déjà les processus métier de bout en bout, tout en assurant un contrôle continu des données. Un contrôle qui, à chaque étape d’un processus métier, implique d’interagir en temps réel avec des référentiels internes ou externes à l’entreprise. Pour y parvenir, Itesoft s’appuie sur les web services et les API. S’y ajoute désormais la RPA pour s’interfacer avec des systèmes fermés, par exemple des applications interactives ou de back office, dont l’accès demanderait des interventions manuelles.

Des robots du clic

« Une véritable transformation digitale implique de dématérialiser et d’automatiser de bout en bout. Mais toutes les organisations ne disposent pas d’un SI totalement ouvert. Dans ce cas, les modes d’intégration traditionnels comme les API ne sont pas toujours adaptés et c’est précisément ici que l’apport du RPA de Contextor est essentiel : quel que soit leur SI, toutes les organisations vont pouvoir opérer leur transformation au travers de notre plateforme SCPA. C’est particulièrement important dans les secteurs réglementés pour lesquels les contraintes de validation, contrôle et recherche d’information sont très coûteux », souligne Frédéric Massy, directeur marketing & Communication d’Itesoft. Philippe Poux, directeur général de Contextor, voit pour sa part s’élargir le périmètre d’intervention de ses robots logiciels : « Alors que nos robots étaient jusqu’ici limités au traitement de documents structurés (formulaire web, champs de saisie d’une interface ERP, CRM, etc.), l’intégration des moteurs RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) et LAD (Lecture Automatique de Documents) d’Itesoft vont leur permettre d’étendre leur capacité d’intervention à des documents non structurés tels que les images d’une pièce d’identité, les RIB ou les justificatifs de revenu, par exemple, pourront être pris en charge ».

Première concrétisation de ce partenariat : Itesoft et Contextor participeront à la table ronde sur le thème « BPM et RPA : l’automatisation ultime des processus » qui se tiendra le 21 mars à 13h30 en salle Verdi sur le salon Documation 2018.

Canon a conçu ce service pour répondre d’une part à l’obligation légale faite aux entreprises de facturer leurs clients du secteur public de façon dématérialisée via le portail Chorus Pro, et d’autre part aux attentes des entreprises privées comme publiques qui souhaitent pouvoir accélérer la dématérialisation de leurs documents, sans avoir à faire évoluer leur système d’information ou à déployer un ERP spécifique.

Deux constats ont poussé Canon à développer une offre de dématérialisation fiscale des factures, comme nous l’explique Philippe Pelletier, Marketing & Sales Excellence Director chez Canon France. D’abord, « la dématérialisation des factures doit répondre à un certain nombre de réglementations imposées par le code général des impôts pour en assurer l’intégrité, la non répudiation et la non contestation ». Ensuite « l’administration française a décidé que toutes les entreprises qui commerçaient avec une organisation de l’administration française devait pour se faire payer mettre à disposition ses factures à travers un portail dédié, Chorus Pro ».
« Une fois que l’on s’est mis d’accord sur le format d’échange des fichiers, l’ouverture du service est extrêmement rapide, souligne Philippe Pelletier. L’entreprise, depuis son ERP, va générer un fichier image de la facture ainsi que des data qui vont être traitées en XML et nous allons faire du contrôle d’intégrité. On va imposer une signature électronique et nous allons également stocker ces factures dans un coffre-fort électronique. » L’ensemble des factures est hébergé sur un Cloud français pendant 10 ans, dans le respect de la législation nationale.

Le modèle économique comprend des frais de mise en œuvre de l’environnement CLOUD-FACTURE du client et des packs de factures dégressifs, sans abonnement supplémentaire et sans engagement, à consommer sans contrainte de temps. Les frais de souscription comprennent également la dématérialisation des 1000 premières factures, une assistance technique et commerciale à distance ainsi que l’archivage légal des factures. Une fois le quota de factures épuisé, les entreprises renouvellent leur pack de factures, par tranche de 500, 1 000 ou 10 000 factures, selon les besoins réels exprimés.

Acheter ou louer ? Loin d’être nouvelle, la question reste d’actualité dès lors que le financement des solutions d’impression met en jeu des sommes conséquentes. Avec son nouveau site, Deb Shop veut simplifier les procédures de location.

Spécialiste de la location de photocopieurs depuis 1983, Deb Shop dispose aujourd’hui de son propre site d’e-commerce. « Ce projet est né d’un désir de transparence. Notre but a été de rendre fluide et simple l’accès à des photocopieurs professionnels, en toute transparence et rapidement. Notre passage vers le numérique a duré plus de trois ans et a été un parcours du combattant. Nous avons connu plusieurs échecs. Au début, nous ne sommes pas arrivés à rendre le site tout simple et complètement fonctionnel. Sa première version était mal adaptée à notre clientèle et ne répondait pas à notre objectif. Nous restions cependant convaincus que faire du 100% en ligne était la seule façon de désengorger cette démarche tellement lourde pour acquérir simplement un photocopieur », indique Paul Le Grand, gérant la société.

Livré en 6 jours

Le site de Deb Shop propose pour l’heure les modèles des trois fabricants Canon, Ricoh et Sharp. Le choix d’une machine et de ses options affiche en temps réel le prix à payer. La commande en ligne permet de régler un premier loyer par CB sur une base de 36 ou 60 mois avec une option d’achat, puis le matériel est livré au bout de 6 jours ouvrables prêt à être utilisé. Si l’installation est comprise dans la prestation, la maintenance fait l’objet d’un autre contrat.

Deb Shop est loin d’être le seul acteur dans le secteur du leasing. Une recherche sur Internet donne accès à bien d’autres prestataires, à commencer par les fabricants eux-mêmes. Les atouts de la location sont nombreux mais dépendent des termes contractuels et des services associés. Mieux vaut privilégier la flexibilité et envisager différents cas de figures avant de signer. D’autant que les deux parties s’engagent sur une période déterminée et que les loueurs ne se contentent pas de financer des équipements mais fournissent une prestation plus ou moins globale. Vigilance et négociation sont donc de rigueur et doivent porter sur des points très concrets. À quelle fréquence le matériel est-il renouvelé, l’étalement des échéances est-il révisable, le loyer suit-il la baisse de prix du matériel, quelles sont les conditions de rupture du contrat et que se passe-t-il en cas de retour de matériel défaillant ?

Par Laurent Henocque , fondateur de KeeeX

KeeeX a inventé une solution  universelle permettant de protéger tout fichier quel que soit son format. Elle est   « imperceptible » et  laisse les données rigoureusement intactes. Son fondateur, Laurent Henoque nous en dévoile le fonctionnement et la raison d’être.

Nous avons un problème avec les données

Le monde moderne voit se multiplier les sources de données, sans que la technologie requise pour les protéger n’ait vraiment évolué. On ne sait le faire qu’au moyen d’infrastructures, tuyaux et coffres forts numériques toujours plus robustes, mais on le voit bien toujours plus faillibles et attaqués. Qui plus est, une fois sortis de ces infrastructures, les fichiers et données sont totalement dénués de preuves d’intégrité ou d’origine.

Le problème touche particulièrement les situations dans lesquelles des processus à valeur ajoutée ou critiques consomment ces données. C’est déjà le cas de la collaboration humaine : on s’attend à pouvoir travailler sur la version la plus récente d’un document, dont l’auteur et l’intégrité sont garantis (« est-ce bien la bonne version? »). On veut aussi trouver facilement le bon fichier.

Les processus automatiques reposant sur des données issues d’IoT, de la voiture connectée, d’Open Data ou de Big Data sont quand à eux souvent critiques et particulièrement touchés. Dans tous ces cas, la défaillance ou l’attaque des mécanismes de protection des données et leur altération peuvent avoir des conséquences catastrophiques. Concernant le Big Data et l’IA par exemple, l’utilisation de données erronées conduit à des décisions durablement fausses, avec peu de possibilités de retour en arrière.

Il existe maintenant une solution : la signature universelle embarquée

Quelques approchent existent déjà pour certifier de façon autonome l’intégrité et l’auteur notamment des documents pdf, office, ou médias protégés par DRM. Elles sont liées précisément aux formats de ces fichiers et non interopérables. La vérification des preuves y est complexe quand elle est possible (peu d’usagers disposent du logiciel pour vérifier un fichier pdf par exemple).

KeeeX a inventé une solution absolument universelle permettant de protéger tout fichier quel que soit son format, qui est imperceptible et qui laisse les données rigoureusement intactes. Cela permet ainsi d’ouvrir et éditer les fichiers par leurs applications habituelles, et de les vérifier par un simple glisser déposer sur une page web ou une application de bureau. Cela fonctionne indifféremment avec les fichiers « office », les images, les films, les archives, les programmes sources, les pages web…

C’est une vraie révolution dans la protection des données isolées, qui s’applique par exemple aux communiqués de presse, aux diplômes, aux factures, aux bulletins de paye… Pour la première fois de l’histoire, un document numérique original possède plus de force probante qu’un original papier. KeeeX est l’imprimeur du document certifié conforme du futur.

Mais ce n’est pas tout, KeeeX donne aussi un nom unique artificiel à tout fichier, humanisé pour une utilisation facile, et qui permet son indexation exacte par les moteurs de recherche, ainsi que de chainer les fichiers entre eux. Ainsi, un fichier pdf « keeexé » (certifié exact, daté et d’auteur connu) peut pointer vers le fichier de travail exact ayant servi à le produire, lui même pointant vers sa version précédente, vers des annexes, vers des mots clé de recherche uniques etc. KeeeX propose donc également une vraie révolution dans la gestion des documents, qui devient auto-portée et sans infrastructure, et permet de déployer sa puissance sans ajout de complexité dans toutes les situations humaines ou industrielles.

KeeeX est le meilleur ami de la blockchain

Le fichier » keeexé » porte une preuve d’intégrité (son empreinte, ou « hash » cryptographique) qui trouve naturellement son chemin quand c’est nécessaire vers le registre immuable d’une blockchain, publique ou non. Ces nouveaux outils technologiques permettent en effet de graver ces empreintes de façon inaltérable (pour l’éternité dans le cas de Bitcoin).

En lien avec une blockchain, KeeeX permet donc de créer une preuve de création (copyright), une preuve d’antériorité (protection contre les brevets scélérats, enveloppe Soleau électronique) attachée à chaque document, et en chainant les fichiers entre eux à attester par exemple de manière publiquement auditable de la version d’un document (« cette notice est elle la plus récente? »), du propriétaire réel d’un bien (« ce container maritime peut il être livré à cette personne? »), du stade d’un processus (« cet opérateur de maintenance peut il être payé?) ou de la traçabilité d’un objet ou d’un médicament (« ce médicament est il original et non contrefait? »).

Les blockchains fournissent également un certain degré d’horodatage (transactions enregistrées toutes les dix minutes pour Bitcoin, toutes les dix secondes pour Ethereum), mais ce dernier gagne à être complété par un horodatage légal certifié.

KeeeX intègre ainsi les trois « W » (Who, What When) au cœur même de tout fichier, pour des preuves permanentes et définitives. Dans le cas des photographies, il s’y ajoute même le « W » de « Where »).

La solution protège aussi ses utilisateurs

Les récentes règlementations liées au numérique posent des problèmes considérables : RGPD (protection des utilisateurs), eIDAS (signature électronique), dématérialisation des factures, dématérialisation des bulletins de paye…

Parmi les problématiques clé de la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données (RGPD) figurent la traçabilité, la capacité à collecter pour rassembler, rendre, détruire les données attachées à un usager, la capacité à identifier les usagers avec les données strictement minimales, y compris de façon anonyme (par exemple pour certaines interactions de santé). Tous ces aspects sont couverts nativement au plus bas niveau, grâce aux empreintes et signatures numériques auto-portées, et au chaînage des fichiers. Egalement, comme les solutions KeeeX traitent les fichiers localement, elles rendent naturellement conforme aux plus hautes exigences de confidentialité par conception et par défaut.

La dématérialisation des factures, bulletins de paye, notes de frais est un jeu d’enfant, ainsi que la signature au moyen de solutions conformes eIDAS combinées ou non avec des solutions plus modernes. La piste d’audit fiable requise par la facture électronique non certifiée est de-facto accessible (chaînage incontestable de la facture avec le bon de commande et les délivrables).

• Solutions

La technologie de KeeeX permet de repenser la question de l’original d’un document : un original numérique possède plus de valeur probante qu’un original papier. Cela permet de reconsidérer totalement la production de documents isolés comme les factures voire même des documents à longue durée de vie comme les diplômes, les bulletins de paye et même les modèles 3D des immeubles (BIM).

Nos solutions comme KeeeX PR (certification de communication corporate), Photo Proof (produire des photographies probantes), ChatOps (protéger un dossier complet de fichiers en une opération), ou Core (équiper ses serveurs de la technologie) permettent de produire de tels documents, éventuellement en grands volumes.

Cette technologie permet aussi de rendre des processus industriels probants. Le cas le plus simple est celui du processus d’approbation N+1 N+2 qui peut être totalement dématérialisé en produisant un dossier de preuve irrévocable. Cette application est disponible nativement dans ChatOps, qui propose la signature électronique en deux clics. La notarisation d’une invention de salarié ou d’un contrat sur la blockchain se fait également en deux clics dans la même application.

Nous avons notamment réalisé avec succès avec Core des applications à la dématérialisation totale de maintenance industrielle (pour Thales, en utilisant Ethereum), de relâche de conteneur dématérialisée dans le transport maritime (avec BuyCo), de recueil anonyme de consentement éclairé (pour Sunny Lake et un grand opérateur Alimentaire)

Conclusion:

 « La blockchain , une rupture industrielle majeure,  apportant un élément de confiance indispensable à la dématérialisation »

Il n’avait pas été vraiment anticipé à quel point la blockchain allait créer une rupture industrielle majeure en apportant un élément de confiance indispensable à la dématérialisation. Toutefois, l’utilisation de cette seule technologie dans les conditions connues aujourd’hui n’est pas exempte de dépendances.

La technologie brevetée KeeeX couplée ou non à la blockchain fournit le chainon manquant de la dématérialisation totale. Elle permet de rendre probants des processus existants ou futurs sans nécessiter plus d’infrastructures, sans captation, sans susciter de résistance des participants. La confiance est totale, dans des données qui restent sous le contrôle complet de leurs propriétaires et vérifiables pour l’éternité sans tiers de confiance.

Cette invention française en route avec des partenaires et clients prestigieux pour révolutionner la donnée mondiale est une immense fierté. KeeeX est la première solution blockchain à avoir reçu le label France Cybersecurity.

Laurent Henocque

L’éditeur australien DocsCorp met à jour son outil de suppression des métadonnées pour fournir une plateforme de prévention des fuites de données.

CleanDocs 2.0 combine désormais le nettoyage des métadonnées et la validation des destinataires d’emails dans le but d’éviter l’envoi d’informations privées ou sensibles à de mauvaises personnes. L’application s’intègre à Outlook pour vérifier les messages électroniques avant leur départ. Elle identifie alors les problèmes potentiels dans une liste de destinataires et attribue des codes couleur aux messages en fonction du niveau de risque, puis laisse le soin à l’expéditeur de confirmer l’envoi. Ce dernier peut alors exploiter la fonction originelle de CleanDocs, le nettoyage des métadonnées contenues dans les documents des pièces jointes.

Cent métadonnées différentes prises en compte

Une centaine de types de métadonnées est reconnue, en particulier celles générées volontairement ou non par Excell, Word et Powerpoint. Un traitement supplémentaire permet de convertir les documents en PDF et de les compresser via Zip on Send. Le tableau de bord de l’application fournit en outre un moteur de règles définies en fonction de la politique de sécurité en vigueur dans l’entreprise et, pour la version réseau, l’administration des déploiements et des postes où est installée CleanDocs.

Chacun des 577 parlementaires débute l’année avec une tablette qui lui permettra de consulter les textes de lois et les amendements dans l’Hémicycle.

Selon Le Monde, les textes législatifs traditionnellement soumis sur papier aux députés sont depuis le 1^er janvier remplacés par des versions numériques à lire sur des tablettes. Les projets de loi et autres amendements représentent en moyenne un volume de 52 000 ramettes de papier par an. L’économie d’impression réalisée devrait se monter à 40 000 euros, alors que l’acquisition des terminaux représente une dépense évaluée à 200 000 euros à laquelle il faut ajouter des coûts de maintenance et un renouvellement tous les 5 ans.

iOS ou Android

Les députés, qui devraient pouvoir choisir entre un modèle iPad mini 4 ou Galaxy Tab S2, devront désormais rédiger sous forme numérique leurs amendements, ce qui, on l’espère, ne sera qu’une simple formalité pour la plupart d’entre eux. L’initiative va en tout cas dans le bon sens, même si nos institutions sont encore à la traîne en matière de démat. En 2014, la numérisation d’une partie du fonds documentaire parlementaire avait déjà permis de libérer un étage du Palais Bourbon, soit une surface de 210 m².

Le spécialiste du discount de la maison a choisi une solution logicielle en mode SaaS pour dématérialiser ses 36 000 factures annuelles. Bénéfices : gains de temps et de productivité pour le service comptabilité fournisseurs.

Créée en 1975, la Foir’Fouille propose plus de 20 000 références au sein de ses 240 magasins dont 47 en nom propre, en développement croissant. Face à la complexité des échanges entre ses différents sites et au manque de fluidité du processus global de traitement de ses factures fournisseurs, devenu long et coûteux, l’enseigne a opté pour la dématérialisation. C’est la solution en mode SaaS de Yooz, une société du groupe Itesoft, qui a été choisie, pour sa simplicité de mise en place et d’utilisation, ainsi que pour son adaptation au contexte multi-sites de la Foir’Fouille et à ses règles de gestion spécifiques. Le schéma de fonctionnement unique est adapté à ses besoins et totalement compatible avec le système informatique actuel (Sage 1000 et Topage).

L’enseigne identifie de nombreux bénéfices après 5 mois d’utilisation. La recherche et la consultation des factures sont facilitées, de même que la validation à distance des factures grâce au mode SaaS et à l’automatisation des circuits de validation. Enfin, elle apprécie les gains de temps significatifs sur le tri, la saisie et le classement des factures.
L’enseigne assure « un gain de temps de 20 % » sur la saisie des factures, chiffre Cathy Miegeville, responsable Comptable de l’enseigne. Chaque collaborateur traite « 500 factures supplémentaires par mois », précise-t-elle.

La Foir’Fouille a ainsi automatisé l’intégralité de sa comptabilité fournisseurs avec un délai global de traitement des factures divisé par 4 : le cycle est passé de 20 jours en manuel à 5 jours seulement aujourd’hui. Un projet de modernisation des processus comptables qualifié de « réussite » par la responsable. 

Auteur : Pierre Saire

Localement ou dans le Cloud, le constructeur japonais renforce la sécurité de ses périphériques.

La nouvelle version des multifonctions imageRUNNER ADVANCE, estampillée « Génération 3 – Edition 2 », adopte un firmware unique doté d’une interface utilisateur commune et une administration identique et globale. La plateforme embarque désormais un ensemble de modules garantissant et préservant la confidentialité des informations des documents, en particulier celles des données à caractère personnel. C’est l’environnement uniFLOW Online Express de Canon qui prend en charge les applications de connexion dans le cloud pour imprimer et numériser, mais aussi le contrôle des accès aux périphériques via des badges ou des codes d’authentification. Le monitoring se fait à travers une interface Web, dont le tableau de bord personnalisé par des widgets permet la visualisation de l’activité d’un ou de plusieurs périphériques sur une durée donnée.

Rationalisation et mobilité

Gestion des coûts d’impression, limitation ou réduction d’accès à des fonctionnalité ou des équipements et impression à partir d’un téléphone portable sans accéder au réseau privé sont quelques-unes des options disponibles. Avec le logiciel imageWARE Management Console, les utilisateurs peuvent en plus contrôler à distance le statut des imprimantes et le niveau des consommables. “ Nous sommes fermement convaincus que les entreprises peuvent bénéficier de mesures élevées de sécurité sans réduire leur efficacité et – au contraire – en l’améliorant ”, indique Christian Arthaud, chef de Produit chez Canon France. La nouvelle gamme imageRUNNER ADVANCE est disponible depuis le 1er mars et uniFLOW Online Express le sera à partir du 2 mai 2018.

Canon a conçu ce service pour répondre d’une part à l’obligation légale faite aux entreprises de facturer leurs clients du secteur public de façon dématérialisée via le portail Chorus Pro, et d’autre part aux attentes des entreprises privées comme publiques qui souhaitent pouvoir accélérer la dématérialisation de leurs documents, sans avoir à faire évoluer leur système d’information ou à déployer un ERP spécifique.

Deux constats ont poussé Canon à développer une offre de dématérialisation fiscale des factures, comme nous l’explique Philippe Pelletier, Marketing & Sales Excellence Director chez Canon France. D’abord, « la dématérialisation des factures doit répondre à un certain nombre de réglementations imposées par le code général des impôts pour en assurer l’intégrité, la non répudiation et la non contestation ». Ensuite « l’administration française a décidé que toutes les entreprises qui commerçaient avec une organisation de l’administration française devait pour se faire payer mettre à disposition ses factures à travers un portail dédié, Chorus Pro ».
« Une fois que l’on s’est mis d’accord sur le format d’échange des fichiers, l’ouverture du service est extrêmement rapide, souligne Philippe Pelletier. L’entreprise, depuis son ERP, va générer un fichier image de la facture ainsi que des data qui vont être traitées en XML et nous allons faire du contrôle d’intégrité. On va imposer une signature électronique et nous allons également stocker ces factures dans un coffre-fort électronique. » L’ensemble des factures est hébergé sur un Cloud français pendant 10 ans, dans le respect de la législation nationale.

Le modèle économique comprend des frais de mise en œuvre de l’environnement CLOUD-FACTURE du client et des packs de factures dégressifs, sans abonnement supplémentaire et sans engagement, à consommer sans contrainte de temps. Les frais de souscription comprennent également la dématérialisation des 1000 premières factures, une assistance technique et commerciale à distance ainsi que l’archivage légal des factures. Une fois le quota de factures épuisé, les entreprises renouvellent leur pack de factures, par tranche de 500, 1 000 ou 10 000 factures, selon les besoins réels exprimés.

Everteam, acteur majeur de l’archivage et de la gouvernance de l’information, et Spigraph, VAD spécialiste de la capture documentaire, ont annoncé leur rapprochement lors de l’édition 2018 du salon Documation.

Le montant de l’opération de rachat n’est pour l’heure pas connu. Seule certitude, Everteam déteint désormais la majorité du capital de Spigraph. Les tractations couraient depuis plusieurs semaines mais les deux entreprises ont choisi l’ouverture du salon Documation pour officialiser leur mariage. « A travers ce rachat, Spigrah consolide sa position de distributeur à valeur ajoutée dans 16 pays en Europe. L’acquisition de Dicom, que nous avions réalisée en 2014, est aujourd’hui totalement digérée et il fallait de nouveau nous développer. Ce nouveau rapprochement nous permet de nous concentrer sur notre métier classique de distributeur de scanners, de logiciels de capture et de services de maintenance, tout en récupérant les briques technologiques d’Everteam de façon à vendre à travers notre réseau de distribution des solutions innovantes », explique Daniel Chautard, président et fondateur de Spigraph. Les clients d’Everteam sont en majorité de très grands comptes situés aux Etats-Unis, en Europe, au Moyen-Orient et en Asie. Grâce au channel de Spigraph, près de 6 000 partenaires intégrateurs et revendeurs en Europe, Everteam va pouvoir accéder au marché des petites et moyennes entreprises. En packageant ses offres big data et analytics, Everteam fournira à Spigraph des solutions prêtes à l’emploi, à commencer par la gestion des données personnelles pour être en conformité avec le RGPD.

Des scanners transformés en guichets

« « Il n’y a pas de projet de fusion entre nous, les marques vont demeurer. Mais Everteam n’est pas qu’un partenaire financier, c’est aussi un partenaire engagé qui va travailler sur l’orientation stratégique, les grandes décisions, le portfolio. Nous allons nous nourrir de la vision technologique dont Everteam fait preuve sur le marché, et nous attacher à développer une offre logicielle connexe », précise Daniel Chautard. Les scanners réseau du VAD devraient ainsi s’enrichir de plusieurs bundles et se transformer en guichets permettant, par exemple, de réaliser du scan to cloud, d’expédier des lettres recommandées électroniques ou d’envoyer des informations sur le portail Chorus Pro. De la capture des données jusqu’à leur gouvernance et leur archivage, le tandem Everteam Spigraph couvre l’ensemble de la chaîne du traitement documentaire, représente environ de 600 salariés et pèse plus de 100 M€ de chiffre d’affaires.

Par Laurent Henocque , fondateur de KeeeX

KeeeX a inventé une solution  universelle permettant de protéger tout fichier quel que soit son format. Elle est   « imperceptible » et  laisse les données rigoureusement intactes. Son fondateur, Laurent Henoque nous en dévoile le fonctionnement et la raison d’être.

Nous avons un problème avec les données

Le monde moderne voit se multiplier les sources de données, sans que la technologie requise pour les protéger n’ait vraiment évolué. On ne sait le faire qu’au moyen d’infrastructures, tuyaux et coffres forts numériques toujours plus robustes, mais on le voit bien toujours plus faillibles et attaqués. Qui plus est, une fois sortis de ces infrastructures, les fichiers et données sont totalement dénués de preuves d’intégrité ou d’origine.

Le problème touche particulièrement les situations dans lesquelles des processus à valeur ajoutée ou critiques consomment ces données. C’est déjà le cas de la collaboration humaine : on s’attend à pouvoir travailler sur la version la plus récente d’un document, dont l’auteur et l’intégrité sont garantis (« est-ce bien la bonne version? »). On veut aussi trouver facilement le bon fichier.

Les processus automatiques reposant sur des données issues d’IoT, de la voiture connectée, d’Open Data ou de Big Data sont quand à eux souvent critiques et particulièrement touchés. Dans tous ces cas, la défaillance ou l’attaque des mécanismes de protection des données et leur altération peuvent avoir des conséquences catastrophiques. Concernant le Big Data et l’IA par exemple, l’utilisation de données erronées conduit à des décisions durablement fausses, avec peu de possibilités de retour en arrière.

Il existe maintenant une solution : la signature universelle embarquée

Quelques approchent existent déjà pour certifier de façon autonome l’intégrité et l’auteur notamment des documents pdf, office, ou médias protégés par DRM. Elles sont liées précisément aux formats de ces fichiers et non interopérables. La vérification des preuves y est complexe quand elle est possible (peu d’usagers disposent du logiciel pour vérifier un fichier pdf par exemple).

KeeeX a inventé une solution absolument universelle permettant de protéger tout fichier quel que soit son format, qui est imperceptible et qui laisse les données rigoureusement intactes. Cela permet ainsi d’ouvrir et éditer les fichiers par leurs applications habituelles, et de les vérifier par un simple glisser déposer sur une page web ou une application de bureau. Cela fonctionne indifféremment avec les fichiers « office », les images, les films, les archives, les programmes sources, les pages web…

C’est une vraie révolution dans la protection des données isolées, qui s’applique par exemple aux communiqués de presse, aux diplômes, aux factures, aux bulletins de paye… Pour la première fois de l’histoire, un document numérique original possède plus de force probante qu’un original papier. KeeeX est l’imprimeur du document certifié conforme du futur.

Mais ce n’est pas tout, KeeeX donne aussi un nom unique artificiel à tout fichier, humanisé pour une utilisation facile, et qui permet son indexation exacte par les moteurs de recherche, ainsi que de chainer les fichiers entre eux. Ainsi, un fichier pdf « keeexé » (certifié exact, daté et d’auteur connu) peut pointer vers le fichier de travail exact ayant servi à le produire, lui même pointant vers sa version précédente, vers des annexes, vers des mots clé de recherche uniques etc. KeeeX propose donc également une vraie révolution dans la gestion des documents, qui devient auto-portée et sans infrastructure, et permet de déployer sa puissance sans ajout de complexité dans toutes les situations humaines ou industrielles.

KeeeX est le meilleur ami de la blockchain

Le fichier » keeexé » porte une preuve d’intégrité (son empreinte, ou « hash » cryptographique) qui trouve naturellement son chemin quand c’est nécessaire vers le registre immuable d’une blockchain, publique ou non. Ces nouveaux outils technologiques permettent en effet de graver ces empreintes de façon inaltérable (pour l’éternité dans le cas de Bitcoin).

En lien avec une blockchain, KeeeX permet donc de créer une preuve de création (copyright), une preuve d’antériorité (protection contre les brevets scélérats, enveloppe Soleau électronique) attachée à chaque document, et en chainant les fichiers entre eux à attester par exemple de manière publiquement auditable de la version d’un document (« cette notice est elle la plus récente? »), du propriétaire réel d’un bien (« ce container maritime peut il être livré à cette personne? »), du stade d’un processus (« cet opérateur de maintenance peut il être payé?) ou de la traçabilité d’un objet ou d’un médicament (« ce médicament est il original et non contrefait? »).

Les blockchains fournissent également un certain degré d’horodatage (transactions enregistrées toutes les dix minutes pour Bitcoin, toutes les dix secondes pour Ethereum), mais ce dernier gagne à être complété par un horodatage légal certifié.

KeeeX intègre ainsi les trois « W » (Who, What When) au cœur même de tout fichier, pour des preuves permanentes et définitives. Dans le cas des photographies, il s’y ajoute même le « W » de « Where »).

La solution protège aussi ses utilisateurs

Les récentes règlementations liées au numérique posent des problèmes considérables : RGPD (protection des utilisateurs), eIDAS (signature électronique), dématérialisation des factures, dématérialisation des bulletins de paye…

Parmi les problématiques clé de la nouvelle réglementation européenne sur la protection des données (RGPD) figurent la traçabilité, la capacité à collecter pour rassembler, rendre, détruire les données attachées à un usager, la capacité à identifier les usagers avec les données strictement minimales, y compris de façon anonyme (par exemple pour certaines interactions de santé). Tous ces aspects sont couverts nativement au plus bas niveau, grâce aux empreintes et signatures numériques auto-portées, et au chaînage des fichiers. Egalement, comme les solutions KeeeX traitent les fichiers localement, elles rendent naturellement conforme aux plus hautes exigences de confidentialité par conception et par défaut.

La dématérialisation des factures, bulletins de paye, notes de frais est un jeu d’enfant, ainsi que la signature au moyen de solutions conformes eIDAS combinées ou non avec des solutions plus modernes. La piste d’audit fiable requise par la facture électronique non certifiée est de-facto accessible (chaînage incontestable de la facture avec le bon de commande et les délivrables).

• Solutions

La technologie de KeeeX permet de repenser la question de l’original d’un document : un original numérique possède plus de valeur probante qu’un original papier. Cela permet de reconsidérer totalement la production de documents isolés comme les factures voire même des documents à longue durée de vie comme les diplômes, les bulletins de paye et même les modèles 3D des immeubles (BIM).

Nos solutions comme KeeeX PR (certification de communication corporate), Photo Proof (produire des photographies probantes), ChatOps (protéger un dossier complet de fichiers en une opération), ou Core (équiper ses serveurs de la technologie) permettent de produire de tels documents, éventuellement en grands volumes.

Cette technologie permet aussi de rendre des processus industriels probants. Le cas le plus simple est celui du processus d’approbation N+1 N+2 qui peut être totalement dématérialisé en produisant un dossier de preuve irrévocable. Cette application est disponible nativement dans ChatOps, qui propose la signature électronique en deux clics. La notarisation d’une invention de salarié ou d’un contrat sur la blockchain se fait également en deux clics dans la même application.

Nous avons notamment réalisé avec succès avec Core des applications à la dématérialisation totale de maintenance industrielle (pour Thales, en utilisant Ethereum), de relâche de conteneur dématérialisée dans le transport maritime (avec BuyCo), de recueil anonyme de consentement éclairé (pour Sunny Lake et un grand opérateur Alimentaire)

Conclusion:

 « La blockchain , une rupture industrielle majeure,  apportant un élément de confiance indispensable à la dématérialisation »

Il n’avait pas été vraiment anticipé à quel point la blockchain allait créer une rupture industrielle majeure en apportant un élément de confiance indispensable à la dématérialisation. Toutefois, l’utilisation de cette seule technologie dans les conditions connues aujourd’hui n’est pas exempte de dépendances.

La technologie brevetée KeeeX couplée ou non à la blockchain fournit le chainon manquant de la dématérialisation totale. Elle permet de rendre probants des processus existants ou futurs sans nécessiter plus d’infrastructures, sans captation, sans susciter de résistance des participants. La confiance est totale, dans des données qui restent sous le contrôle complet de leurs propriétaires et vérifiables pour l’éternité sans tiers de confiance.

Cette invention française en route avec des partenaires et clients prestigieux pour révolutionner la donnée mondiale est une immense fierté. KeeeX est la première solution blockchain à avoir reçu le label France Cybersecurity.

Laurent Henocque

Canon a conçu ce service pour répondre d’une part à l’obligation légale faite aux entreprises de facturer leurs clients du secteur public de façon dématérialisée via le portail Chorus Pro, et d’autre part aux attentes des entreprises privées comme publiques qui souhaitent pouvoir accélérer la dématérialisation de leurs documents, sans avoir à faire évoluer leur système d’information ou à déployer un ERP spécifique.

Deux constats ont poussé Canon à développer une offre de dématérialisation fiscale des factures, comme nous l’explique Philippe Pelletier, Marketing & Sales Excellence Director chez Canon France. D’abord, « la dématérialisation des factures doit répondre à un certain nombre de réglementations imposées par le code général des impôts pour en assurer l’intégrité, la non répudiation et la non contestation ». Ensuite « l’administration française a décidé que toutes les entreprises qui commerçaient avec une organisation de l’administration française devait pour se faire payer mettre à disposition ses factures à travers un portail dédié, Chorus Pro ».
« Une fois que l’on s’est mis d’accord sur le format d’échange des fichiers, l’ouverture du service est extrêmement rapide, souligne Philippe Pelletier. L’entreprise, depuis son ERP, va générer un fichier image de la facture ainsi que des data qui vont être traitées en XML et nous allons faire du contrôle d’intégrité. On va imposer une signature électronique et nous allons également stocker ces factures dans un coffre-fort électronique. » L’ensemble des factures est hébergé sur un Cloud français pendant 10 ans, dans le respect de la législation nationale.

Le modèle économique comprend des frais de mise en œuvre de l’environnement CLOUD-FACTURE du client et des packs de factures dégressifs, sans abonnement supplémentaire et sans engagement, à consommer sans contrainte de temps. Les frais de souscription comprennent également la dématérialisation des 1000 premières factures, une assistance technique et commerciale à distance ainsi que l’archivage légal des factures. Une fois le quota de factures épuisé, les entreprises renouvellent leur pack de factures, par tranche de 500, 1 000 ou 10 000 factures, selon les besoins réels exprimés.

Localement ou dans le Cloud, le constructeur japonais renforce la sécurité de ses périphériques.

La nouvelle version des multifonctions imageRUNNER ADVANCE, estampillée « Génération 3 – Edition 2 », adopte un firmware unique doté d’une interface utilisateur commune et une administration identique et globale. La plateforme embarque désormais un ensemble de modules garantissant et préservant la confidentialité des informations des documents, en particulier celles des données à caractère personnel. C’est l’environnement uniFLOW Online Express de Canon qui prend en charge les applications de connexion dans le cloud pour imprimer et numériser, mais aussi le contrôle des accès aux périphériques via des badges ou des codes d’authentification. Le monitoring se fait à travers une interface Web, dont le tableau de bord personnalisé par des widgets permet la visualisation de l’activité d’un ou de plusieurs périphériques sur une durée donnée.

Rationalisation et mobilité

Gestion des coûts d’impression, limitation ou réduction d’accès à des fonctionnalité ou des équipements et impression à partir d’un téléphone portable sans accéder au réseau privé sont quelques-unes des options disponibles. Avec le logiciel imageWARE Management Console, les utilisateurs peuvent en plus contrôler à distance le statut des imprimantes et le niveau des consommables. “ Nous sommes fermement convaincus que les entreprises peuvent bénéficier de mesures élevées de sécurité sans réduire leur efficacité et – au contraire – en l’améliorant ”, indique Christian Arthaud, chef de Produit chez Canon France. La nouvelle gamme imageRUNNER ADVANCE est disponible depuis le 1er mars et uniFLOW Online Express le sera à partir du 2 mai 2018.

Voici les principaux articles concernant le Règlement général sur la Protection des données (RGPD) parus sur notre site. 

Le RGPD et l’actualité

RGPD : le Cloud français gage de « qualité, simplicité, disponibilité, confidentialité et sécurité », selon…

L’Assemblée adopte le projet de loi sur la protection des données personnelles

RGPD : la politique répressive de la CNIL intègrera « la courbe d’apprentissage » des entreprises

RGPD : le Cigref, l’AFAI et TECH IN France livrent leurs mesures opérationnelles

Formation : devenez Délégué à la Protection des Données (DPD)

Facebook se prépare à la nouvelle loi européenne sur la vie privée

« SOS RGPD » pour les PME/PMI : du diagnostic au suivi de la mise en conformité

A lire aussi…

RGPD : un outil gratuit en ligne pour mesurer votre avancement dans sa mise en œuvre

Le nouveau CRM de Coheris s’adapte au RGPD

Emailing, sécurité et confidentialité : Mailjet certifié ISO 27001 et conforme au RGPD

Règlement Général sur la Protection des Données : une suite logicielle collaborative pour la mise en conformité

Les études

RGPD : les entreprises manquent de contrôle sur les services Cloud RH et marketing

RGPD : 82 % des consommateurs européens prêts à faire valoir leurs nouveaux droits sur les données personnelles

La gestion des données et des risques compliquée par le Cloud et le RGPD

RGPD : chaque entreprise part d’un niveau de maturité très différent sur une variété de sujets, selon Micro Focus

Données personnelles : 1 consommateur sur 2 ne donne pas les vraies lors d’un achat

Transformation digitale des infrastructures IT : la conformité réglementaire sur la sécurité, une priorité forte

La croissance des entreprises IT portée par le RGPD

Règlement européen sur la protection des données : 2/3 des entreprises sont encore en phase de décryptage des nouvelles obligations

Les avis d’experts et juridiques 

RGPD : guide de survie pour les retardataires

Règlement Général de Protection des Données : êtes-vous prêts ?

Le DPO, maître d’œuvre du RGPD

RGPD : le nouveau droit à la portabilité

Shadow IT et RGPD : le CASB, un « sas protecteur entre Cloud et utilisateurs », Joël Mollo, Skyhigh

A lire aussi…

Expertise – Quel est l’impact du RGPD pour les technologies Blockchain ?

Expert – Mise en conformité à la GDPR : la visibilité, un prérequis

RGPD et consentement du consommateur

Les témoignages

POP Santé engage un nouveau plan de protection des données conforme aux normes RGPD

Témoignage – Le DPO de Tessi assure la conformité de l’entreprise et des clients

Assises de la Sécurité 2017 – InfoPro Digital s’organise pour la conformité RGPD

Assises de la Sécurité 2017 – Sécurité : Microsoft s’adapte au règlement GDPR et aux services Cloud IoT

Acheter ou louer ? Loin d’être nouvelle, la question reste d’actualité dès lors que le financement des solutions d’impression met en jeu des sommes conséquentes. Avec son nouveau site, Deb Shop veut simplifier les procédures de location.

Spécialiste de la location de photocopieurs depuis 1983, Deb Shop dispose aujourd’hui de son propre site d’e-commerce. « Ce projet est né d’un désir de transparence. Notre but a été de rendre fluide et simple l’accès à des photocopieurs professionnels, en toute transparence et rapidement. Notre passage vers le numérique a duré plus de trois ans et a été un parcours du combattant. Nous avons connu plusieurs échecs. Au début, nous ne sommes pas arrivés à rendre le site tout simple et complètement fonctionnel. Sa première version était mal adaptée à notre clientèle et ne répondait pas à notre objectif. Nous restions cependant convaincus que faire du 100% en ligne était la seule façon de désengorger cette démarche tellement lourde pour acquérir simplement un photocopieur », indique Paul Le Grand, gérant la société.

Livré en 6 jours

Le site de Deb Shop propose pour l’heure les modèles des trois fabricants Canon, Ricoh et Sharp. Le choix d’une machine et de ses options affiche en temps réel le prix à payer. La commande en ligne permet de régler un premier loyer par CB sur une base de 36 ou 60 mois avec une option d’achat, puis le matériel est livré au bout de 6 jours ouvrables prêt à être utilisé. Si l’installation est comprise dans la prestation, la maintenance fait l’objet d’un autre contrat.

Deb Shop est loin d’être le seul acteur dans le secteur du leasing. Une recherche sur Internet donne accès à bien d’autres prestataires, à commencer par les fabricants eux-mêmes. Les atouts de la location sont nombreux mais dépendent des termes contractuels et des services associés. Mieux vaut privilégier la flexibilité et envisager différents cas de figures avant de signer. D’autant que les deux parties s’engagent sur une période déterminée et que les loueurs ne se contentent pas de financer des équipements mais fournissent une prestation plus ou moins globale. Vigilance et négociation sont donc de rigueur et doivent porter sur des points très concrets. À quelle fréquence le matériel est-il renouvelé, l’étalement des échéances est-il révisable, le loyer suit-il la baisse de prix du matériel, quelles sont les conditions de rupture du contrat et que se passe-t-il en cas de retour de matériel défaillant ?

Auteur : Frédéric Bergonzoli

À l’occasion du salon Documation, qui s’est tenu du 20 au 22 mars, le fabricant de copieur a présenté une solution intégrée permettant de se passer des originaux papier.

Difficile pour un spécialiste de l’impression de prôner l’abandon du papier. Certains y voient un brin de schizophrénie, d’autres une anticipation des usages. On penche plutôt chez Konica Minolta pour la seconde option. Sans être un précurseur, le fabricant japonais a en effet entamé sa propre transformation suffisamment tôt pour être aujourd’hui en mesure de proposer une solution de dématérialisation de bout en bout, de la numérisation et la capture des documents jusqu’à leur archivage dans un coffre-fort électronique. Si le marché présente de plus en plus d’offres de ce type, celle de Konica a l’intérêt de garantir la fiabilité de la copie numérique dans le but de s’affranchir totalement de la conservation des originaux papiers.

« Le zéro papier n’est pas une approche nouvelle mais, le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 qui a officialisé la notion de copie fiable, et la norme NF Z 42-026 de mai 2017 qui a défini et spécifié les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier sont deux éléments qui permettent aujourd’hui aux entreprises de détruire les originaux papiers au profit d’une conservation électronique », explique Christophe Laurent, chef de marchés solutions chez Konica Minolta Business Solutions France.
« Nos clients avaient déjà la possibilité de numériser leurs documents et de les placer dans une GED ou dans le Cloud, ils peuvent désormais se mettre en conformité lorsqu’ils décident de passer au tout numérique. Autour de nos systèmes multifonctions, nous avons associé la capacité d’authentifier la personne qui numérise, l’empreinte du document, le chiffrement des données et la conservation dans un coffre hébergé dans un datacenter Orange », poursuit-il avant de préciser : « Cette offre globale n’affranchit néanmoins pas l’entreprise de l’obligation de calibrer son outil de numérisation et de documenter son processus de dématérialisation à travers une convention de numérisation ».

Une technologie Web serveur

Pour intégrer ces solutions autour de ses multifonctions, le fabricant s’est appuyé sur sa technologie IWS (Integrated Web Server) pour fournir depuis le point de numérisation les briques d’authentification, de hachage et d’horodatage. Pour l’heure, seuls les périphériques A3 de Konica sont labélisés « Copie Numérique Fiable Ready », ses copieurs A4 devant l’être d’ici à la fin de l’année.

Faire preuve de longévité, c’est souvent savoir s’adapter aux évolutions du marché. Lancée à la fin des années 80, la GED de Kentika s’est régulièrement transformée en anticipant les besoins changeants de ses utilisateurs.

Ceux qui se sont rendus à la Grande halle de la Villette à Paris lors de l’Apple Expo de 1987 ont peut-être rencontré Gilles Batteux, créateur d’un modeste logiciel présenté sous le nom de code Pléiade et qui deviendra plus tard Kentika Pro. L’application vise alors la gestion des bibliothèques et des centres de documentation, puis s’enrichit de modules dédiés à la veille et à la revue de presse avant d’intégrer des fonctions de messagerie et de GED collaborative. Kentika Pro est aujourd’hui une plateforme à même de s’intégrer au SI de l’entreprise pour collecter, classer et diffuser l’information.

Près de 360 entreprises exploitent la solution de l’éditeur français. On les trouve principalement dans les secteurs juridiques, de la communication, de la veille et plus généralement de la gestion de la connaissance. « Notre offre a su évoluer en fonction des besoins du marché mais aussi en fonction des aspects générationnels qui sont à prendre en compte sur une période de 30 ans. Nous avons à chaque fois développé des outils correspondants aux demandes du moment, tout en gardant l’architecture du logiciel », souligne Jean-Christophe Istin, directeur général de Kentika.

A l’heure des consolidations et des rachats, les deux éditeurs s’associent pour élargir leurs offres.

DPii, éditeur français de logiciels et de services de dématérialisation, signe un partenariat avec DocuWare France, filiale de l’éditeur de GED allemand. Les deux entreprises veulent unir leurs expertises en proposant une solution complète mais modulable : la capture automatisée en mode SaaS, l’horodatage, la signature électronique, la transmission vers Chorus Pro, la traçabilité et l’archivage à valeur probatoire pour DPii ; la GED et la dématérialisation des processus documentaires pour DocuWare.

Une seule plateforme pour dématérialiser de bout en bout

« La GED DocuWare nous permet d’aller plus loin et de gérer via notre interface désormais tous types de documents. Pour les entreprises qui cherchent à numériser pour la première fois leurs activités, cette offre commune est un tout-en-un accessible financièrement et technologiquement », indique Pierre Patuel, co-fondateur de DPii. Les utilisateurs de DocuWare peuvent eux aussi accéder aux fonctions de signature ou d’archivage de DPii depuis l’interface de leur GED, en toute transparence. Pour faire dialoguer leurs solutions respectives, les deux sociétés ont développé conjointement un connecteur gratuit qu’elles ont présenté au salon Documation, qui s’est tenu du 20 au 22 mars dernier. Pour le moment, leur partenariat ne concerne que le marché français et celui du Benelux.